اصل پارتو که به نام اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو نامگذاری شده است، بیان می کند که 80 درصد از مشکلات می تواند ناشی از 20 درصد علل باشد. این اصل می تواند اطلاعات بسیار مفید یا حتی نجات دهنده ای باشد که شما باید انتخاب کنید که کدام یک از بسیاری از مشکلات را ابتدا حل کنید، یا اگر رفع مشکلات توسط شرایط بیرونی پیچیده شود.
به عنوان مثال، به تازگی از شما خواسته شده است که تیمی را رهبری کنید که در کار بر روی یک پروژه مشکل دارد تا آنها را در مسیر درست هدایت کنید. از اعضای تیم می‌پرسید که موانع اصلی آنها در دستیابی به اهداف و اهدافشان چه بوده است. آنها فهرستی را تهیه می کنند که شما آن را تجزیه و تحلیل می کنید و در می یابید که دلایل اصلی هر یک از مشکلاتی که تیم با آن مواجه شده است، چیست و سعی می کند نقاط مشترک را ببیند.
تمام علل شناسایی شده مشکلات بر اساس فراوانی وقوع آنها مرتب می شوند. با نگاهی به اعداد، متوجه می شوید که عدم ارتباط بین مجریان پروژه و ذینفعان پروژه، علت اصلی 23 مشکل اصلی تیم است، در حالی که دومین مشکل بزرگ دسترسی به منابع لازم (سیستم های کامپیوتری، تجهیزات و غیره) است. .). .) تنها منجر به 11 عارضه مرتبط شد. مشکلات دیگر جدا هستند. واضح است که با حل مشکل ارتباط می توان درصد عظیمی از مشکلات را برطرف کرد و با حل مشکل دسترسی به منابع تقریباً 90 درصد از موانع موجود در مسیر تیم را برطرف کرد. شما نه تنها متوجه شده اید که چگونه به تیم کمک کنید، بلکه فقط یک تحلیل پارتو انجام داده اید.
انجام همه این کارها روی کاغذ احتمالاً زمان مشخصی را می طلبد. این فرآیند را می توان با استفاده از نمودار پارتو در مایکروسافت اکسل بسیار تسریع کرد.
نمودارهای پارتو ترکیبی از نمودار خطی و هیستوگرام هستند. آنها از این نظر منحصر به فرد هستند که معمولاً یک محور افقی (محور طبقه بندی) و دو محور عمودی دارند. نمودار برای اولویت بندی و مرتب سازی داده ها مفید است.
وظیفه من این است که به شما کمک کنم تا داده ها را برای نمودار پارتو تهیه کنید و سپس خود نمودار را ایجاد کنید. اگر اطلاعات شما از قبل برای نمودار پارتو آماده شده است، می توانید به قسمت دوم بروید.
امروز ما یک وضعیت مشکل ساز در شرکتی را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد که به طور منظم هزینه های کارکنان را بازپرداخت می کند. وظیفه ما این است که بفهمیم برای چه چیزی بیشترین هزینه را می کنیم و بفهمیم که چگونه می توانیم با استفاده از تجزیه و تحلیل سریع پارتو این هزینه ها را تا 80 درصد کاهش دهیم. با تغییر خط مشی استفاده از قیمت عمده فروشی و بحث در مورد هزینه های کارکنان، می توانیم بفهمیم چه هزینه هایی 80 درصد بازپرداخت ها را تشکیل می دهند و از هزینه های بالا در آینده جلوگیری می کنیم.
بخش اول: داده ها را برای نمودار پارتو آماده کنید
- داده های خود را سازماندهی کنید در جدول ما، 6 دسته غرامت نقدی و مبالغ مطالبه شده توسط کارکنان وجود دارد.
- داده ها را به ترتیب نزولی مرتب کنید. بررسی کنید که ستون ها انتخاب شده باشند А и Вبرای مرتب سازی صحیح
- جمع ستون میزان (تعداد هزینه ها) با استفاده از تابع محاسبه می شود مبلغ (جمع). در مثال ما، برای به دست آوردن مقدار کل، باید سلول های از را اضافه کنید V3 به V8.
کلیدهای میانبر: برای جمع بندی محدوده ای از مقادیر، یک سلول را انتخاب کنید B9 و مطبوعات Alt+=. مبلغ کل 12250 دلار خواهد بود.
- یک ستون ایجاد کنید مقدار تجمعی (مقدار تجمعی). بیایید با مقدار اول شروع کنیم $ 3750 در سلول B3. هر مقدار بر اساس مقدار سلول قبلی است. در یک سلول C4 نوع =C3+B4 و مطبوعات وارد.
- برای پر کردن خودکار سلول های باقی مانده در یک ستون، روی دستگیره تکمیل خودکار دوبار کلیک کنید.
- بعد، یک ستون ایجاد کنید انباشته ٪ (درصد تجمعی). برای پر کردن این ستون می توانید از مجموع محدوده استفاده کنید میزان و مقادیر از ستون مقدار تجمعی. در نوار فرمول یک سلول D3 را وارد کنید = C3 / $ B $ 9 و مطبوعات وارد. نماد $ یک مرجع مطلق ایجاد می کند به طوری که مقدار مجموع (مرجع سلول B9) با کپی کردن فرمول تغییر نمی کند.
- روی نشانگر تکمیل خودکار دوبار کلیک کنید تا ستون با فرمول پر شود، یا روی نشانگر کلیک کنید و آن را در ستون داده ها بکشید.
- اکنون همه چیز برای شروع ساختن نمودار پارتو آماده است!
بخش دوم: ساخت نمودار پارتو در اکسل
- داده ها را انتخاب کنید (در مثال ما سلول های از A2 by D8).
- رسانه ها و مطبوعات Alt + F1 روی صفحه کلید برای ایجاد خودکار نمودار از داده های انتخاب شده.
- در قسمت نمودار کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده، کلیک کنید انتخاب داده ها (داده ها را انتخاب کنید). یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد انتخاب منبع داده (منبع داده را انتخاب کنید). خط را انتخاب کنید مقدار تجمعی و مطبوعات برداشتن (برداشتن). سپس OK.
- روی نمودار کلیک کنید و از کلیدهای جهت دار روی صفحه کلید خود برای حرکت بین عناصر آن استفاده کنید. هنگامی که یک ردیف از داده ها انتخاب می شود انباشته ٪که اکنون با محور دسته (محور افقی) منطبق است، روی آن کلیک راست کرده و انتخاب کنید. نوع نمودار را برای یک سری تغییر دهید (نوع سری نمودار را تغییر دهید). اکنون مشاهده این سری از داده ها دشوار است، اما ممکن است.
- یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد نوع نمودار را تغییر دهید (تغییر نوع نمودار)، نمودار خطی را انتخاب کنید.
- بنابراین، ما یک هیستوگرام و یک نمودار خط مسطح در امتداد محور افقی دریافت کردیم. برای نشان دادن نقش برجسته یک نمودار خطی، به یک محور عمودی دیگر نیاز داریم.
- روی یک ردیف کلیک راست کنید انباشته ٪ و در منوی ظاهر شده کلیک کنید فرمت سری داده ها (فرمت سری داده ها). کادر محاوره ای با همین نام ظاهر می شود.
- در بخش گزینه های ردیف (گزینه های سری) را انتخاب کنید محور کوچک (محور ثانویه) و دکمه را فشار دهید نزدیک (نزدیک).
- محور درصد ظاهر می شود و نمودار به نمودار پارتو تمام عیار تبدیل می شود! اکنون می توانیم نتیجه گیری کنیم: بخش عمده ای از هزینه ها شامل شهریه (هزینه های آموزشی)، تجهیزات (سخت افزار) و لوازم التحریر (لوازم اداری) است.
با دستورالعمل های گام به گام برای تنظیم و ایجاد نمودار پارتو در اکسل، آن را در عمل امتحان کنید. با استفاده از تحلیل پارتو می توانید مهم ترین مشکلات را شناسایی کرده و گامی قابل توجه در جهت حل آنها بردارید.