فهرست
هنگام انتقال یک جدول از یک منبع خارجی به اکسل، موقعیت هایی اغلب با جابجایی سلول ها با اطلاعات و تشکیل حفره ها ایجاد می شود. هنگام استفاده از فرمول ها، کار بیشتر امکان پذیر نیست. در این رابطه، این سوال مطرح می شود: چگونه می توان سلول های خالی را به سرعت حذف کرد؟
مواردی که امکان حذف سلول های خالی وجود دارد
در طول عملیات، ممکن است تغییر داده اتفاق بیفتد که مطلوب نیست. حذف فقط در برخی موارد انجام می شود، به عنوان مثال:
- هیچ اطلاعاتی در کل سطر یا ستون وجود ندارد.
- هیچ ارتباط منطقی بین سلول ها وجود ندارد.
روش کلاسیک برای از بین بردن فضای خالی یک عنصر در یک زمان است. این روش در صورتی امکان پذیر است که با مناطقی کار کنید که نیاز به تنظیمات جزئی دارند. وجود تعداد زیادی سلول خالی منجر به نیاز به استفاده از روش حذف دسته ای می شود.
راه حل 1: با انتخاب گروهی از سلول ها را حذف کنید
ساده ترین راه استفاده از یک ابزار ویژه برای انتخاب گروه های سلولی است. فرآیند اجرا:
- ناحیه مشکلی که سلول های خالی در آن جمع شده اند را انتخاب کنید، سپس کلید F5 را فشار دهید.
- صفحه باید پنجره دستور زیر را باز کند. بر روی دکمه انتخاب تعاملی کلیک کنید.
- برنامه پنجره دیگری باز خواهد شد. "سلول های خالی" را انتخاب کنید. کادر را علامت بزنید و OK کنید.
- یک انتخاب خودکار از مکان‌های پر نشده وجود دارد. با کلیک راست بر روی هر ناحیه غیر اطلاعاتی، پنجره ای باز می شود که باید روی "حذف" کلیک کنید.
- بعد، "حذف سلول ها" باز می شود. یک تیک کنار «سلول‌ها با تغییر به بالا» قرار دهید. ما با فشار دادن دکمه "OK" موافقت می کنیم.
- در نتیجه، برنامه به طور خودکار مکان هایی را که باید اصلاح شوند حذف می کند.
- برای حذف انتخاب، روی LMB در هر نقطه از جدول کلیک کنید.
توجه داشته باشید! روش حذف با تغییر تنها در مواردی انتخاب می شود که هیچ خطی پس از ناحیه انتخاب وجود نداشته باشد که حاوی اطلاعات باشد.
راه حل 2: اعمال فیلتر و قالب بندی شرطی
این روش پیچیده تر است، بنابراین، قبل از اقدام به اجرا، توصیه می شود ابتدا با برنامه دقیق اجرای هر اقدام آشنا شوید.
توجه! عیب اصلی این روش این است که برای کار با یک ستون که حاوی فرمول نیست استفاده می شود.
یک توصیف متوالی از فیلتر کردن داده ها را در نظر بگیرید:
- ناحیه ای از یک ستون را انتخاب کنید. مورد "ویرایش" را در نوار ابزار پیدا کنید. با کلیک بر روی آن، پنجره ای با لیست تنظیمات ظاهر می شود. به تب "مرتب سازی و فیلتر" بروید.
- فیلتر را انتخاب کرده و LMB را فعال کنید.
- در نتیجه سلول بالایی فعال می شود. یک نماد مربع شکل با یک فلش رو به پایین در کناره ظاهر می شود. این نشان دهنده امکان باز کردن یک پنجره با عملکردهای اضافی است.
- روی دکمه کلیک کنید و در تب باز شده تیک کادر کنار موقعیت “(Empty)” را بردارید و روی “OK” کلیک کنید.
- پس از دستکاری های انجام شده، تنها سلول های پر شده در ستون باقی می مانند.
مشاوره تخصصی! حذف فضاهای خالی با استفاده از فیلتر کردن تنها در صورتی مناسب است که هیچ سلول پر شده ای در اطراف وجود نداشته باشد، در غیر این صورت، هنگام انجام این روش، تمام داده ها از بین می روند.
حال بیایید نحوه انجام قالب بندی شرطی همراه با فیلتر کردن را بررسی کنیم:
- برای انجام این کار، منطقه مشکل را انتخاب کنید و با یافتن نوار ابزار "Styles"، دکمه "قالب بندی شرطی" را فعال کنید.
- در پنجره ای که باز می شود، خط "بیشتر" را پیدا کنید و این پیوند را دنبال کنید.
- بعد، در پنجره ای که در قسمت سمت چپ ظاهر می شود، مقدار "0" را وارد کنید. در قسمت سمت راست، گزینه color fill را که دوست دارید انتخاب کنید یا مقادیر پیش فرض را بگذارید. ما روی "OK" کلیک می کنیم. در نتیجه، تمام سلول های دارای اطلاعات به رنگی که شما انتخاب می کنید رنگ می شوند.
- اگر برنامه یک انتخاب قبلی را حذف کرد، دوباره آن را انجام می دهیم و ابزار "Filter" را روشن می کنیم. نشانگر را روی مقدار «فیلتر بر اساس رنگ سلول» یا با فونت نگه دارید و یکی از موقعیت ها را فعال کنید.
- در نتیجه، تنها سلول هایی که با رنگ رنگ شده و در نتیجه پر از داده هستند، باقی می مانند.
- منطقه رنگ شده را مجدداً انتخاب کنید و دکمه "کپی" را در بالای نوار ابزار پیدا کنید، آن را فشار دهید. با دو صفحه که روی هم قرار گرفته اند نشان داده می شود.
- با انتخاب ناحیه دیگری در این برگه، انتخاب دیگری انجام می دهیم.
- برای باز کردن منو، جایی که "ارزش ها" را پیدا می کنیم، کلیک راست کنید. نماد در قالب یک تبلت با شماره دیجیتال 123 ارائه شده است، کلیک کنید.
توجه داشته باشید! هنگام انتخاب یک منطقه، لازم است که قسمت بالایی در زیر خط پایین لیست برجسته قرار گیرد.
- در نتیجه، داده های کپی شده بدون اعمال فیلتر رنگی منتقل می شوند.
کار بیشتر با داده ها را می توان به صورت محلی یا با انتقال آن به قسمت دیگری از برگه انجام داد.
راه حل 3: فرمول را اعمال کنید
حذف سلول های خالی جدول به این روش دارای مشکلاتی است و بنابراین محبوبیت کمتری دارد. مشکل در استفاده از فرمول است که باید در یک فایل جداگانه ذخیره شود. بیایید روند را به ترتیب طی کنیم:
- محدوده سلول هایی که باید تنظیم شوند را انتخاب کنید.
- سپس راست کلیک کرده و دستور «Assign a name» را پیدا می کنیم. یک نام به ستون انتخاب شده اختصاص دهید، روی OK کلیک کنید.
- در هر مکان روی ورق، منطقه آزاد را انتخاب کنید، که مربوط به اندازه منطقه ای است که در آن تنظیم انجام می شود. کلیک راست کرده و نام دیگری را وارد کنید.
- بعد از اینکه باید بالاترین سلول منطقه آزاد را فعال کنید و فرمول را در آن وارد کنید: =IF(ROW() -ROW(Adjustment)+1>NOTROWS(LastNames)-COUNTBLANK(LastNames);””;INDIRECT(ADDRESS(LOW((IF(LastNames<>“”,ROW(LastNames);ROW() + ROWS (نام خانوادگی))؛ ROW()-ROW(تنظیم)+1);COLUMN(نام خانوادگی)؛4))).
توجه داشته باشید! نام مناطق به صورت دلخواه انتخاب می شود. در مثال ما، اینها "نام خانوادگی" و "تعدیل" هستند.
- به محض اینکه این فرمول ها وارد شدند، کلید ترکیبی "Ctrl + Shift + Enter" را فشار دهید. این امر ضروری است زیرا آرایه هایی در فرمول وجود دارد.
سلول بالا را تا مرزهای ناحیه از قبل تعریف شده به سمت پایین بکشید. ستونی با داده های منتقل شده باید نمایش داده شود، اما بدون سلول های خالی.
نتیجه
حذف سلول های خالی به روش های مختلفی امکان پذیر است، هر یک از آنها در سطح پیچیدگی متفاوت هستند، به طوری که هم یک کاربر بی تجربه و هم یک کاربر پیشرفته صفحه گسترده می تواند مناسب ترین گزینه را برای خود انتخاب کند.