فهرست
مدیریت زمان «با کارهایی که دارم و در یک جلسه بیهوده گرفتار شده ام»
اقتصاددان پیلار لورت در «جلسات 30 دقیقه ای» توضیح می دهد که چگونه می توان این قرارهای کاری را به حداکثر رساند
اگر وقتی از یک جلسه جدید در محل کار مطلع می شوید با بی احتیاطی و استعفا خروپف می کنید ، چیزی اشتباه است. این قرارهای کاری باید ابزاری برای بهبود کار حرفه ای ما باشد و بسیاری اوقات فقط اتلاف وقت است.
این وضعیت - بسیار رایج تر از آنچه به نظر می رسد - انگیزه ای برای اقتصاددان بود پیلار لورت، متخصص در تجارب و تجزیه و تحلیل ریسک ، برای نوشتن «جلسات 30 دقیقه ای»، کتابی که در آن ، از طریق راهنمایی ها و توصیه های روشن ، راهی برای افزایش کارایی این جلسات پیشنهاد می کند ، بنابراین هدف خود را برآورده می کند.
ما با نویسنده صحبت کردیم و کلیدهایی را برای جلوگیری از اتلاف وقت و استفاده حداکثری از جلساتی که مجبور به حضور در آنها هستیم ، از او خواستیم:
چرا سازماندهی در برنامه ریزی یک جلسه بسیار مهم است؟
اگر برنامه ریزی و سازماندهی مناسبی نداشته باشیم ، اهداف واضح نخواهد بود ، نه نکاتی که باید مورد بحث قرار گیرد و نه زمان در دسترس ... بنابراین ، ما مدت زمان کنترل نشده و ما انتظارات شرکت کنندگان را برآورده نخواهیم کرد. ما ممکن است ناامید شویم و این اتلاف وقت همه خواهد بود.
جلسه ای که برنامه ریزی ضعیفی داشته باشد و در آن به هدف مورد نظر دست نیافته باشد ، چه اثرات منفی می تواند داشته باشد؟
علاوه بر هزینه از نظر اقتصادی ، شرکت در جلساتی که برنامه ریزی مناسبی نداشته و در آن پس از 90 ، 60 یا 30 دقیقه به نتیجه ای نمی رسیم ، نتیجه ای حاصل می شود. درک منفی و دلسردی بین شرکت کنندگانبه و اگر این وضعیت ادامه پیدا کند ، به راحتی می توان با گذشت زمان با این فکر که "با شغلی که دارم و باید در یک جلسه بیهوده شرکت کنم" استرس داشته باشیم.
همچنین بر نظر شرکت کنندگان نسبت به سازمان دهنده ، که در بیشتر موارد معمولاً رئیس هستند ، تأثیر منفی می گذارد.
چرا 30 دقیقه زمان بهینه برای مدت زمان یک جلسه است؟
30 دقیقه چالشی است که من بر اساس تجربه خود در سازماندهی جلسات م workثر در کتاب مطرح می کنم. از قرار معلوم، مشخصا جلساتی وجود دارد که به زمان بیشتری نیاز دارند، موارد دیگر که در آن می توانید هدف خود را حتی در کمتر مورد بررسی قرار دهید ، و البته در برخی مواقع می توانید 30 یا حتی 60 دقیقه خود جلسه را با یک تماس یا ایمیل جایگزین کنید.
چهره تصمیم گیرنده ای که در کتاب درباره آن صحبت می کنید چگونه کار می کند؟
وقتی در مورد شرکت کنندگان در یک جلسه 30 دقیقه ای صحبت می کنیم ، باید روشن باشد که تعداد ایده آل نباید حداکثر از پنج نفر تجاوز کندبه و انتخاب شما باید انتخاب درستی باشد. ما می توانیم چهره های ناظر ، هماهنگ کننده ، منشی (آنها می توانند یک شخص باشند) و شرکت کنندگان را تشخیص دهیم. در اصل ، تصمیم گیری در یک جلسه 30 دقیقه ای و حداکثر پنج نفر به صورت توافقی است و نباید درگیری ایجاد کند.
چگونه باید جلساتی را سازماندهی کنیم که تا حد امکان کارآمد باشد؟
ما می توانیم نحوه سازماندهی جلسه را در پنج نکته به شرح زیر خلاصه کنیم. اولین مورد خواهد بود هدف را تعریف کنید و نتیجه مطلوب جلسه دومین، شرکت کنندگان مناسب را انتخاب کنید. سوم این است جلسه را برنامه ریزی کنید؛ از جمله موارد دیگر ، تهیه دستور کار ، انتخاب محل ، زمان شروع و مدت زمان آن و ارسال آن به همراه اسناد کلیدی جلسه به وقت کافی برای علاقمندان تا بتوانند آن را آماده کنند.
چهارم ، ما باید موارد را در نظر بگیریم طراحی سازه از جلسات ، یعنی قوانین عملکرد و البته نحوه تنظیم 30 دقیقه ای که جلسه طول می کشد بر اساس محتوا. سرانجام ، ایجاد a بسیار مهم است پیگیری جلسهبه اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان از توافقات انجام شده آگاه هستند و در صورت انجام هرگونه اقدام بعدی ، وظایف تعیین شده برای هر یک و زمان اجرا چیست؟