از لیستی از داده ها، تکمیل خودکار را در اکسل انجام دهید

اغلب، یک کاربر اکسل با نیاز به پر کردن سلول ها با داده های مرتب شده در یک دنباله منطقی خاص مواجه می شود. یا مثلاً پیش‌بینی کنید که در صورت ادامه روند فعلی، ارزش یک شاخص خاص در یک لحظه خاص چقدر خواهد بود. اکنون برای همه اینها نیازی به دانستن ده ها فرمول نیست. چند کلیک ماوس کافی است و مشکل حل می شود. همه اینها به لطف تکمیل خودکار است.

این ویژگی در راحتی آن شگفت انگیز است. به عنوان مثال، به شما امکان می دهد ماه های تقویم را به سرعت فهرست کنید یا آن را طوری تنظیم کنید که فقط پانزدهمین و آخرین روز هر ماه نمایش داده شود (مثلاً در گزارش های حسابداری). 

چگونه می توانید از این ویژگی عالی استفاده کنید؟

در گوشه پایین سمت راست یک مربع وجود دارد که با کشیدن آن می توانید مجموعه مقادیری را که در آن الگوی خاصی وجود دارد ادامه دهید. به عنوان مثال، اگر روز اول دوشنبه است، با انجام این عملیات ساده می توانید مقادیر را در خطوط زیر قرار دهید: سه شنبه، چهارشنبه، پنجشنبه، جمعه و غیره.

اگر مجموعه ای از مقادیر در سلولی مانند 1,2,4،8،16 وجود دارد، با انتخاب همه آنها و کشیدن کادر به پایین، می توانید سری اعداد را تا 32، XNUMX، XNUMX و غیره ادامه دهید. این به شما امکان می دهد هزینه های زمانی را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

به همین ترتیب فهرستی از نام ماه ها ایجاد می شود.

و این همان چیزی است که استفاده از تکمیل خودکار برای یک پیشرفت حسابی به نظر می رسد. در مثال ما از دو سلول با مقادیر 1,3،XNUMX به ترتیب استفاده می کنیم و سپس تکمیل خودکار سری اعداد را ادامه می دهد. 

علاوه بر این، حتی اگر شماره داخل متن باشد، دریافت کار خواهد کرد. به عنوان مثال، اگر "1 چهارم" را بنویسید و کادر را به پایین بکشید، موارد زیر را دریافت خواهید کرد.

در واقع، اینها همه اصولی هستند که باید بدانید. اما اگر می خواهید مهارت های کار با اکسل را به صورت حرفه ای تری به دست آورید، می توانید با چند تراشه و ترفند آشنا شوید.

با استفاده از فهرست تکمیل خودکار داده ها

البته، تهیه فهرستی از ماه ها یا روزهای هفته تمام کاری که اکسل می تواند انجام دهد نیست. فرض کنید ما لیستی از شهرهایی داریم که شرکت ما مراکز خدماتی را در آنها ایجاد کرده است. ابتدا باید لیست کامل را در آیتم "تغییر لیست ها" یادداشت کنید، که از طریق دنباله منو می توانید به لیست های File - Options - Advanced - General - Edit دسترسی پیدا کنید.

در مرحله بعد، پنجره ای با لیستی از لیست هایی که به طور خودکار در اکسل ساخته شده اند ظاهر می شود. 

در اینجا تعداد زیادی از آنها وجود ندارد. اما این سوء تفاهم به راحتی قابل اصلاح است. برای انجام این کار، یک پنجره سمت راست وجود دارد که توالی صحیح مقادیر uXNUMXbuXNUMXbis در آن نوشته شده است. ضبط را می توان به دو صورت با کاما و ستونی انجام داد. اگر داده های زیادی وجود داشته باشد، می توان آنها را وارد کرد. به این ترتیب می توانید در زمان زیادی صرفه جویی کنید.

چه چیزی برای این مورد نیاز است؟ ابتدا باید لیستی از شهرها را در جایی از سند ایجاد کنید و سپس فقط یک پیوند به آن در فیلد زیر ایجاد کنید.

لیست اکنون ایجاد شده است و می توان از آن برای پر کردن تمام سلول های دیگر استفاده کرد.

علاوه بر لیست هایی در قالب متن، اکسل امکان ایجاد دنباله های عددی و همچنین فهرستی از تاریخ ها را که بر اساس یک الگوی خاص مرتب شده اند را ممکن می سازد. در همان ابتدای این ماده، یکی از راه های استفاده از آن ارائه شد، اما این یک سطح ابتدایی است. شما می توانید از این ابزار انعطاف پذیرتر مانند یک آس واقعی استفاده کنید.

ابتدا مقادیر توالی مورد نیاز (یک یا چند) را به همراه بخشی از محدوده که برای لیست استفاده می شود انتخاب می کنیم. بعد، دکمه «پر کردن» را در پانل بالا پیدا می کنیم و در منوی ظاهر شده، روی دکمه «پیشرفت» کلیک می کنیم.

سپس یک پنجره با تنظیمات ظاهر می شود.

در قسمت سمت چپ آن دکمه های رادیویی وجود دارد که با آنها می توانید مکان دنباله آینده را تنظیم کنید: توسط ردیف یا ستون. در حالت اول لیست پایین می آید و در حالت دوم به سمت راست می رود. 

بلافاصله در سمت راست تنظیمات مکان، پانلی وجود دارد که می توانید نوع دنباله عددی را انتخاب کنید. چندین گزینه برای انتخاب وجود دارد:

1. حسابی. مقدار در هر سلول بعدی یک عدد مشخص بزرگتر از سلول قبلی است. مقدار آن با محتوای قسمت "Step" تعیین می شود.
2. هندسی. هر مقدار بعدی چندین برابر بیشتر از مقدار قبلی است. دقیقاً چقدر بستگی به مرحله ای دارد که کاربر نشان داده است.
3. تاریخ. با استفاده از این گزینه، کاربر می تواند دنباله ای از تاریخ ها را ایجاد کند. اگر این نوع را انتخاب کنید، تنظیمات اضافی برای واحد اندازه گیری فعال می شود. آنها هنگام ترسیم دنباله در نظر گرفته می شوند: روز، روز کاری، ماه، سال. بنابراین، اگر مورد "روز کاری" را انتخاب کنید، تعطیلات آخر هفته در لیست گنجانده نخواهد شد. 
4. تکمیل خودکار این گزینه شبیه به کشیدن گوشه پایین سمت راست است. به عبارت ساده، اکسل به تنهایی تصمیم می گیرد که آیا باید سری اعداد را ادامه دهد یا بهتر است فهرست طولانی تری تهیه کند. اگر مقادیر 2 و 4 را از قبل مشخص کنید، مقادیر بعدی شامل اعداد 6، 8 و غیره خواهد بود. اگر قبل از آن سلول های بیشتری را پر کنید، از تابع "رگرسیون خطی" استفاده می شود (این یک گزینه بسیار جالب است که به شما امکان می دهد یک پیش بینی بر اساس روند موجود ایجاد کنید).

در پایین این کادر محاوره ای، همانطور که قبلاً می بینید، دو گزینه وجود دارد: اندازه مرحله، که در بالا بحث شد، و مقدار حد.

پس از اتمام تمام عملیات، باید دکمه "OK" را فشار دهید. به همین ترتیب، لیستی از روزهای کاری برای یک دوره خاص ایجاد می شود (به عنوان مثال، تا 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). و کاربر نیازی به انجام تعداد زیادی حرکات غیر ضروری ندارد!

همین، راه اندازی کامل شد. اکنون به چند روش تکمیل خودکار حرفه ای تر نگاه می کنیم.

با استفاده از موس

این راحت‌ترین راه برای تکمیل خودکار است که به شما امکان می‌دهد حتی پیچیده‌ترین عملیات را به زیبایی انجام دهید. دو گزینه برای نحوه استفاده از آن وجود دارد: استفاده از دکمه سمت چپ ماوس یا دکمه سمت راست. به عنوان مثال، کار این است که لیستی از اعداد ترتیب داده شده به ترتیب صعودی، که در آن هر مقدار بعدی یک افزایش می یابد، تهیه کنید. معمولاً برای این کار، یک واحد به سلول اول و یک دوش به سلول دوم وارد می شود و پس از آن کادر را در گوشه پایین سمت راست می کشند. اما دستیابی به این هدف با روش دیگری امکان پذیر است - فقط با پر کردن سلول اول. سپس باید آن را از گوشه پایین سمت راست به پایین بکشید. پس از آن، دکمه ای به شکل مربع ظاهر می شود. باید روی آن کلیک کنید و مورد "پر کردن" را انتخاب کنید.

همچنین می‌توانید از عملکرد «فقط فرمت‌های پر کردن» استفاده کنید، که با آن می‌توانید فقط قالب‌های سلولی را گسترش دهید.

اما یک روش سریع‌تر وجود دارد: نگه داشتن دکمه Ctrl در حالی که سلول را به صورت موازی می‌کشید.

درست است، فقط برای تکمیل خودکار دنباله اعداد مناسب است. اگر سعی کنید این ترفند را با داده هایی از نوع متفاوت انجام دهید، مقادیر uXNUMXbuXNUMXb به سادگی در سلول های زیر کپی می شوند.

راهی برای سرعت بخشیدن به تماس منوی زمینه وجود دارد. برای انجام این کار، کادر را با نگه داشتن دکمه سمت راست ماوس بکشید.

سپس مجموعه ای از دستورات ظاهر می شود. بنابراین، می‌توانید با کلیک بر روی آیتم منوی «پیشرفت» یک کادر محاوره‌ای با تنظیمات تکمیل خودکار اضافی فراخوانی کنید. اما یک محدودیت وجود دارد. حداکثر طول دنباله در این مورد به آخرین سلول محدود خواهد شد.

برای اینکه تکمیل خودکار تا مقدار مورد نیاز (یک عدد یا تاریخ خاص) انجام شود، باید دکمه سمت راست ماوس را فشار دهید، قبلاً مکان نما را به کادر هدایت کرده اید و نشانگر را به پایین بکشید. سپس مکان نما برمی گردد. و آخرین مرحله رها کردن ماوس است. در نتیجه، یک منوی زمینه با تنظیمات تکمیل خودکار ظاهر می شود. یک پیشرفت را انتخاب کنید. در اینجا فقط یک سلول انتخاب شده است، بنابراین باید تمام پارامترهای تکمیل خودکار را در تنظیمات مشخص کنید: جهت، گام، مقدار محدود و دکمه OK را فشار دهید.

یک تابع خاص اکسل، تقریب خطی و نمایی است. این امکان ایجاد پیش بینی از چگونگی تغییر مقادیر را بر اساس الگوی موجود فراهم می کند. به عنوان یک قاعده، برای پیش بینی، باید از توابع ویژه اکسل استفاده کنید یا محاسبات پیچیده را انجام دهید، که در آن مقادیر متغیر مستقل جایگزین می شوند. نشان دادن این مثال در عمل بسیار ساده تر است.

به عنوان مثال، یک شاخص پویایی وجود دارد که مقدار آن در هر دوره به همان تعداد افزایش می یابد. 

درک اینکه چگونه مقادیر با یک روند خطی پیش بینی می شوند بسیار ساده تر است (زمانی که هر شاخص بعدی با مقدار خاصی افزایش یا کاهش می یابد). توابع استاندارد اکسل برای این کار مناسب هستند، اما بهتر است نموداری رسم کنید که خط روند، معادله تابع و مقدار مورد انتظار را برای وضوح بیشتر نمایش دهد.

برای اینکه بدانید شاخص پیش بینی شده از نظر عددی چه خواهد بود، هنگام محاسبه، باید معادله رگرسیون را به عنوان پایه در نظر بگیرید (یا مستقیماً از فرمول های ساخته شده در اکسل استفاده کنید). در نتیجه، اقدامات زیادی وجود خواهد داشت که همه نمی توانند بلافاصله آن را درک کنند. 

اما رگرسیون خطی به شما این امکان را می دهد که فرمول های پیچیده و رسم را کاملاً کنار بگذارید. فقط از تکمیل خودکار استفاده کنید. کاربر طیف وسیعی از داده ها را می گیرد که بر اساس آنها پیش بینی انجام می شود. این مجموعه از سلول ها انتخاب می شود، سپس دکمه سمت راست ماوس فشار داده می شود، که باید محدوده را با تعداد سلول مورد نیاز بکشید (بسته به فاصله نقطه در آینده که مقدار پیش بینی شده برای آن محاسبه می شود). یک منوی زمینه ظاهر می شود، جایی که باید مورد "تقریبا خطی" را انتخاب کنید. همین است، پیش‌بینی به دست می‌آید که نیازی به مهارت‌های ریاضی خاصی، رسم یا استخراج فرمول ندارد.

اگر شاخص ها در هر دوره زمانی به میزان مشخصی افزایش پیدا کنند، در این صورت صحبت از رشد تصاعدی است. برای مثال، پیش‌بینی پویایی یک بیماری همه‌گیر یا پیش‌بینی سود سپرده بانکی دقیقاً بر اساس چنین الگویی است.

هیچ روش موثرتری برای پیش بینی رشد نمایی نسبت به روشی که توضیح دادیم وجود ندارد.

استفاده از ماوس برای تکمیل خودکار تاریخ ها

اغلب لازم است لیست تاریخ های موجود را افزایش دهید. برای انجام این کار، مقداری تاریخ گرفته می شود و با دکمه سمت چپ ماوس توسط گوشه پایین سمت راست کشیده می شود. یک نماد مربع ظاهر می شود که می توانید روش پر کردن را انتخاب کنید.

به عنوان مثال، اگر یک حسابدار از صفحه گسترده استفاده کند، گزینه "روزهای هفته" برای او مناسب است. همچنین، این مورد برای هر متخصص دیگری که باید برنامه ریزی روزانه انجام دهد، به عنوان مثال، منابع انسانی مورد نیاز خواهد بود.

و در اینجا گزینه دیگری وجود دارد، نحوه اجرای خودکار پر کردن خرما با ماوس. به عنوان مثال، یک شرکت باید در پانزدهم و آخرین روز ماه حقوق بپردازد. در مرحله بعد، باید دو تاریخ را وارد کنید، آنها را به سمت پایین بکشید و روش پر کردن را "بر اساس ماه" انتخاب کنید. این کار را می توان با کلیک بر روی دکمه سمت چپ ماوس بر روی مربع در گوشه پایین سمت راست انجام داد، یا با استفاده از دکمه سمت راست، و به دنبال آن یک تماس خودکار به منوی زمینه انجام می شود.

مهم! پانزدهم بدون توجه به ماه باقی می ماند و آخری خودکار است.

با دکمه سمت راست ماوس می توانید پیشرفت را تنظیم کنید. به عنوان مثال، لیستی از روزهای کاری امسال تهیه کنید که هنوز تا 31 دسامبر باقی خواهد ماند. اگر از تکمیل خودکار با دکمه سمت راست ماوس یا از طریق منو استفاده می‌کنید که می‌توانید از طریق مربع به آن دسترسی پیدا کنید، گزینه «پر کردن فوری» وجود دارد. برای اولین بار توسعه دهندگان این ویژگی را در اکسل 2013 ارائه کرده اند. لازم است سلول ها طبق یک الگوی مشخص پر شوند. این به شما امکان می دهد در زمان زیادی صرفه جویی کنید.

نتیجه گیری

در واقع، این همه است. تکمیل خودکار یک ویژگی بسیار مفید است که به شما کمک می کند بسیاری از گردش های کاری را خودکار کنید و بر اساس الگوها پیش بینی کنید. هیچ فرمول یا محاسبات اضافی مورد نیاز نیست. کافی است چند دکمه را فشار دهید و نتایج به صورت جادویی ظاهر می شوند.