نحوه پر کردن خودکار تاریخ در اکسل

کار با زمان و تاریخ یکی از جنبه های مهم استفاده از Microsoft Excel است. امروز یاد خواهید گرفت که چگونه می توانید تاریخ را به روش های مختلف وارد کنید، چگونه تاریخ امروز را با استفاده از مهر زمانی تعیین کنید، یا از مقادیر متغیر به صورت پویا استفاده کنید. همچنین متوجه خواهید شد که از چه اقداماتی می توانید برای پر کردن یک ستون یا ردیف با روزهای هفته استفاده کنید.

چندین گزینه برای افزودن تاریخ به اکسل وجود دارد. بسته به اینکه چه اهدافی را دنبال می کنید، اقدامات متفاوت است. و کارها می توانند هر چیزی باشند: تاریخ امروز را مشخص کنید یا یک تاریخ به برگه اضافه کنید، که به طور خودکار به روز می شود و همیشه آنچه را که در حال حاضر در ساعت و تقویم است نشان می دهد. یا می‌خواهید صفحه‌گسترده به‌طور خودکار با روزهای کاری پر شود، یا می‌خواهید یک تاریخ تصادفی وارد کنید. مهم نیست که چه اهدافی را دنبال می کنید، امروز یاد خواهید گرفت که چگونه به آنها دست یابید.

نحوه وارد کردن تاریخ در اکسل

کاربر می تواند با استفاده از روش ها و فرمت های مختلف تاریخ را در صفحه گسترده وارد کند. به عنوان مثال، می توانید آن را به عنوان 1 ژانویه 2020 بنویسید، یا می توانید آن را به عنوان ژانویه 1.01.2020، XNUMX بنویسید. صرف نظر از فرمت تعیین تاریخ، برنامه به طور خودکار تعیین می کند که کاربر می خواهد آن را ضبط کند. اغلب اوقات، خود برنامه مقدار را بر اساس فرمت تنظیم شده در ویندوز فرمت می کند، اما در برخی موارد قالب بندی به شکل مشخص شده توسط کاربر امکان پذیر است.

در هر صورت، اگر فرمت تاریخ کاربر راضی کننده نباشد، می تواند آن را در تنظیمات سلول تغییر دهد. چگونه بفهمیم که مقداری که کاربر مشخص کرده، اکسل به عنوان تاریخ تعریف کرده است؟ این با تراز کردن مقدار به سمت راست و نه به سمت چپ نشان داده می شود.

اگر اکسل نتوانست داده های وارد شده را تعیین کند و فرمت صحیح را تعیین کند و مشاهده کردید که در لبه سمت راست سلول قرار ندارند، می توانید سعی کنید تاریخ را با هر قالب دیگری که نزدیک به استاندارد است وارد کنید. . برای مشاهده اینکه کدام یک در حال حاضر در دسترس هستند، می توانید به منوی "Cell Format" بروید، که می توانید در بخش "Number" که در برگه "Home" قرار دارد، پیدا کنید.

در صورت نیاز به این کار، کاربر می تواند به راحتی نمای نمایش سلولی را که به عنوان سلول حاوی تاریخ ثبت شده است، تغییر دهد. برای این کار می توانید از همان پنجره Format Cells که در بالا توضیح داده شد استفاده کنید.

همچنین می توان آن را با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + 1 فراخوانی کرد.

گاهی اوقات کاربر با موقعیتی مواجه می شود که یک سلول در قالب تعداد زیادی شبکه نمایش داده می شود که در آن وجود دارد. به عنوان یک قاعده، این نشان می دهد که برنامه از کاربر می خواهد اندازه سلول ها را افزایش دهد. رفع این مشکل بسیار ساده است. کافی است روی حاشیه سمت راست ستونی که این خطا در آن نمایش داده می شود دوبار کلیک کنید. پس از آن، پهنای سلول‌های این ستون بر اساس بزرگترین طول رشته متن موجود در آن، به‌طور خودکار تعیین می‌شود.

همچنین، می‌توانید عرض صحیح را با کشیدن حاشیه سمت راست تنظیم کنید تا عرض سلول درست شود.

درج تاریخ و زمان فعلی

دو گزینه برای درج زمان و تاریخ فعلی در اکسل وجود دارد: استاتیک و پویا. اولین مورد به عنوان مهر زمانی عمل می کند. گزینه دوم به شما امکان می دهد همیشه تاریخ و زمان فعلی را در سلول نگه دارید.

چه کاری می توان انجام داد تا اطمینان حاصل شود که مهر زمانی همیشه به روز است؟ برای این کار از همان فرمول های زیر استفاده کنید. آنها همیشه تاریخ و زمان فعلی را نشان می دهند.

اگر نیاز به تنظیم زمان ثابت دارید، می توانید از ابزارهای ویژه اکسل استفاده کنید که با استفاده از کلیدهای داغ فراخوانی می شوند:

1. Ctrl + ; یا Ctrl + Shift + 4 - این کلیدهای داغ به طور خودکار تاریخی را در سلول وارد می کنند که مربوط به لحظه ای است که فرد روی این دکمه ها کلیک می کند.
2. Ctrl + Shift + ; یا Ctrl+Shift+6 - با کمک آنها می توانید زمان فعلی را ضبط کنید.
3. اگر می‌خواهید هم زمان و هم تاریخ مربوطه را وارد کنید، ابتدا باید اولین کلید ترکیبی را فشار دهید، سپس کلید فاصله را فشار دهید و ترکیب دوم را فراخوانی کنید.

از چه کلیدهای خاصی استفاده کنیم؟ همه چیز بستگی به طرحی دارد که در حال حاضر فعال شده است. اگر طرح انگلیسی اکنون روشن است، از ترکیب اول استفاده می‌شود، اما اگر چیدمان ترکیب دوم باشد (یعنی ترکیبی که بلافاصله بعد از کلمه «یا» آمده است).

لازم به ذکر است که استفاده از این کلیدهای میانبر همیشه ایده آل نیست. در برخی موارد، صرف نظر از اینکه کدام زبان انتخاب شده است، تنها یکی از ترکیباتی که در بالا توضیح داده شد، کار می کند. بنابراین، بهترین راه برای درک اینکه از کدام یک استفاده کنید، آزمایش است.

به عنوان یک قاعده، الگوی زیر است: همه چیز به این بستگی دارد که در زمان باز شدن فایل چه زبانی نصب شده است. اگر انگلیسی، پس حتی اگر طرح را به تغییر دهید، وضعیت به هیچ وجه تغییر نخواهد کرد. اگر زبان نصب شده بود، حتی اگر آن را به انگلیسی تغییر دهید، باید از فرمول مناسب برای زبان استفاده کنید.

نحوه تنظیم خودکار مهر زمانی دائمی (با فرمول)

برای اینکه سلول همیشه زمان را نمایش دهد، فرمول های خاصی وجود دارد. اما فرمول خاص بستگی به این دارد که کاربر چه وظایفی را دنبال می کند. بنابراین، اگر نمایش معمول زمان در جدول کافی است، باید از تابع استفاده کنید TDATA()، که حاوی هیچ استدلالی نیست. پس از وارد کردن آن به سلول، قالب آن را به روشی که در بالا توضیح داده شد به "Time" تغییر می دهیم.

اگر بعداً بر اساس این داده ها قصد دارید کار دیگری انجام دهید و نتیجه حاصل را در فرمول ها استفاده کنید، بهتر است از دو تابع همزمان استفاده کنید: =DATE()-TODAY()

در نتیجه تعداد روزها صفر می شود. بنابراین، تنها زمان به عنوان نتیجه برگردانده شده توسط این فرمول باقی می ماند. اما در اینجا شما همچنین باید از یک فرمت زمان استفاده کنید تا همه چیز مانند یک ساعت کار کند. هنگام استفاده از فرمول ها، باید به نکات ظریف زیر توجه کنید:

1. داده ها همیشه به روز نمی شوند. برای اینکه تاریخ و زمان به تاریخ فعلی تغییر کند، باید پنجره را که قبلاً ذخیره کرده اید ببندید و دوباره آن را باز کنید. همچنین، اگر ماکرویی را فعال کنید که برای این عملکرد پیکربندی شده است، به روز رسانی انجام می شود.
2. این تابع از ساعت سیستم به عنوان منبع داده خود استفاده می کند. بنابراین، اگر آنها به درستی پیکربندی نشده باشند، فرمول نیز به خوبی کار نخواهد کرد. بنابراین توصیه می شود تشخیص خودکار تاریخ و زمان را از اینترنت تنظیم کنید.

حال بیایید چنین وضعیتی را تصور کنیم. ما یک جدول با لیستی از کالاها در ستون A داریم. بلافاصله پس از ارسال آنها، مشتری باید مقدار "بله" را در یک سلول خاص وارد کند. وظیفه: به طور خودکار زمان نوشتن کلمه "بله" را تعیین کنید و در عین حال از تغییر آن محافظت کنید.

برای رسیدن به این هدف چه اقداماتی می توان انجام داد؟ به عنوان مثال، می توانید از تابع استفاده کنید اگر، که همچنین حاوی همان تابع است، اما با داده های بسته به مقدار سلول دیگر. نشان دادن این موضوع با یک مثال بسیار ساده تر است. فرمول به صورت زیر خواهد بود: =IF(B2=”بله”, IF(C2=””;DATE(); C2)؛ “”)

بیایید این فرمول را رمزگشایی کنیم.

• B ستونی است که باید تاییدیه تحویل را در آن ثبت کنیم.
• C2 سلولی است که پس از نوشتن کلمه "بله" در سلول B2، مهر زمانی نمایش داده می شود.

فرمول فوق به صورت زیر عمل می کند. بررسی می کند که آیا کلمه "بله" در سلول B2 وجود دارد یا خیر. اگر چنین است، سپس یک بررسی دوم انجام می شود که بررسی می کند که آیا سلول C2 خالی است. اگر چنین است، تاریخ و زمان فعلی برگردانده می شود. اگر هیچ یک از عملکردهای بالا عمل نکند IF شامل پارامترهای دیگر است، سپس چیزی تغییر نمی کند.

اگر می‌خواهید معیار «اگر حداقل مقداری در آن وجود دارد» باشد، باید از عملگر «نه برابر» <> در شرط استفاده کنید. در این حالت فرمول به صورت زیر خواهد بود: =IF(B2<>""; IF(C2="";DATE(); C2); "")

این فرمول به این صورت عمل می کند: ابتدا بررسی می کند که آیا حداقل محتوایی در سلول وجود دارد یا خیر. اگر بله، پس بررسی دوم شروع می شود. علاوه بر این، توالی اقدامات یکسان باقی می ماند.

برای عملکرد کامل این فرمول، باید محاسبات تعاملی را در تب "فایل" و در بخش "گزینه ها - فرمول ها" فعال کنید. در این مورد، اطمینان از ارجاع سلول به آن نامطلوب است. عملکرد بدتر از این خواهد بود، اما عملکرد بهبود نمی یابد.

نحوه پر کردن خودکار تاریخ ها در اکسل

اگر باید بیشتر جدول را با تاریخ پر کنید، می توانید از ویژگی خاصی به نام تکمیل خودکار استفاده کنید. بیایید به موارد خاص استفاده از آن نگاه کنیم.

فرض کنید باید لیستی از تاریخ ها را پر کنیم که هر کدام یک روز از تاریخ قبلی قدیمی تر است. در این مورد، شما باید از تکمیل خودکار مانند هر مقدار دیگری استفاده کنید. ابتدا باید تاریخ اولیه را در سلول مشخص کنید، و سپس با استفاده از نشانگر تکمیل خودکار، بسته به ترتیبی که اطلاعات جدول به طور خاص در مورد شما قرار دارد، فرمول را به پایین یا به راست منتقل کنید. نشانگر تکمیل خودکار مربع کوچکی است که در گوشه سمت راست پایین سلول قرار دارد که با کشیدن آن می توانید به طور خودکار حجم عظیمی از اطلاعات را پر کنید. این برنامه به طور خودکار نحوه پر کردن صحیح را تعیین می کند و در بیشتر موارد درست است. در این اسکرین شات، روزها را در یک ستون پر کرده ایم. به نتیجه زیر رسیدیم. 

اما امکانات تکمیل خودکار به همین جا ختم نمی شود. شما می توانید آن را حتی در رابطه با روزهای هفته، ماه ها یا سال ها انجام دهید. دو راه کامل برای انجام آن وجود دارد.

1. همانطور که در بالا توضیح داده شد از نشانه تکمیل خودکار استاندارد استفاده کنید. بعد از اینکه برنامه به طور خودکار همه چیز را تمام کرد، باید روی نماد با گزینه های تکمیل خودکار کلیک کنید و روش مناسب را انتخاب کنید.
2. نشانگر تکمیل خودکار را با دکمه سمت راست ماوس بکشید و وقتی آن را رها کردید، منویی با تنظیمات به طور خودکار ظاهر می شود. راهی را که می خواهید انتخاب کنید و لذت ببرید.

همچنین امکان درج خودکار هر N روز یکبار وجود دارد. برای انجام این کار، باید یک مقدار به سلول اضافه کنید، روی دسته تکمیل خودکار کلیک راست کنید، آن را نگه دارید و آن را به جایی بکشید که می‌خواهید دنباله اعداد به پایان برسد. پس از آن گزینه “Progression” fill را انتخاب کرده و مقدار step را انتخاب کنید.

نحوه قرار دادن تاریخ فعلی در فوتر

پاورقی قسمتی از سند است که برای کل کتاب جهانی است. داده های مختلفی را می توان در آنجا وارد کرد: نام شخصی که سند را گردآوری کرده است، روز انجام آن. از جمله قرار دادن تاریخ فعلی. دستورالعمل های زیر را دنبال کنید:

1. منوی «Insert» را باز کنید، که از آن منوی تنظیمات سرصفحه و پاورقی را فرا می‌خوانید.
2. عناصر هدر مورد نیاز خود را اضافه کنید. این می تواند متن ساده یا تاریخ، زمان باشد.

نکته مهم: تاریخ ثابت خواهد بود. یعنی هیچ روش خودکاری برای به روز رسانی مداوم اطلاعات در سرصفحه ها و پاورقی ها وجود ندارد. فقط باید داده هایی را که در آن لحظه مرتبط هستند از صفحه کلید بنویسید.

از آنجایی که سرصفحه ها و پاورقی ها برای نمایش اطلاعات خدماتی طراحی شده اند که مستقیماً به محتوای سند مربوط نمی شود، درج فرمول ها و غیره در آنجا منطقی نیست. اگر نیاز به استفاده از فرمول دارید، همیشه می‌توانید مقادیر مورد نظر را در خط اول بنویسید (و اگر اطلاعاتی قبلاً در آنجا ذخیره شده است یک خط خالی در این مکان اضافه کنید) و آن را از طریق "View" یا "Window" برطرف کنید. برگه ” بسته به نسخه مجموعه آفیس مورد استفاده شما (گزینه اول برای نسخه هایی است که بعد از سال 2007 منتشر شده اند و گزینه دوم برای نسخه هایی است که قبل از آن زمان منتشر شده اند).

بنابراین، راه‌های مختلفی برای درج خودکار تاریخ و زمان در اکسل پیدا کردیم. ما می بینیم که هیچ چیز پیچیده ای در این وجود ندارد و حتی یک کودک می تواند آن را بفهمد.