فهرست
اکسل یک برنامه جهانی است که برای خودکارسازی پردازش اطلاعات پیچیده و ایجاد پایگاه های داده حرفه ای طراحی شده است. دامنه کاربرد آن فوق العاده گسترده است، که با ایجاد جداول برای چاپ بیشتر شروع می شود و با جمع آوری اطلاعات بازاریابی، پردازش داده های آماری خاتمه می یابد. یکی از کاربردهای جالب این برنامه نوشتن برنامه های کامل است که با داده های وارد شده توسط کاربر کار می کند. به آنها ماکرو می گویند.
با این حال، برای به دست آوردن همه چیز زمان می برد. و برای حرفه ای شدن باید از جایی شروع کنید. به طور خاص، چگونه می‌توان داده‌های صفحه‌گسترده را برای کسی که آن را ایجاد نکرده آسان‌تر خواند. برای این کار از عناصر قالب بندی مانند رنگ سلول، رنگ متن، حاشیه ها و عرض ستون استفاده می شود.
بسیاری از کاربران اکسل قبلاً یاد گرفته اند که چگونه در این برنامه صفحات گسترده ایجاد کنند، پردازش داده های ساده را به صورت خودکار انجام دهند و بسیاری از کارهای اساسی دیگر را انجام دهند. اما بدون قالب بندی، کار با صفحه گسترده ناقص خواهد بود. و خود ورق این تصور ناتمام را ایجاد می کند. بنابراین، باید بتوانید آن را قالب بندی کنید.
قالب بندی در اکسل چیست؟
قالب بندی نه تنها تنظیم ظاهر، بلکه ویرایش داده های موجود در سند است. این ابزار می‌تواند خلاقیت زیادی را به خود اختصاص دهد، زیرا می‌توانید در حین کار با صفحه‌گسترده بر نکات اصلی تأکید کنید، جدول را به روش‌های مختلف خوانا و چشم نواز کنید.
معیار اصلی برای یک جدول خوب این است که اطلاعات لازم در آن به صورت خودکار خوانده شود، بدون جستجوی طولانی متن مورد نیاز. وقتی کاربر یک فایل اکسل با کیفیت را می خواند، مجبور نیست برای دریافت اطلاعات مورد نیاز خود، از هر سلول عبور کند. اگر این اتفاق بیفتد، قالب بندی روی وجدان انجام می شود. در اینجا این سوال مطرح می شود: برای قالب بندی یک صفحه گسترده اکسل چه باید کرد؟ برای انجام این کار، مجموعه ای از ابزارها وجود دارد که می توانید آنها را در برگه های Design و Layout پیدا کنید.
چرا ستون ها را در اکسل توجیه می کنیم؟
اولا همانطور که در بالا نوشته شد تا جدول زیبا به نظر برسد و اطلاعات لازم بلافاصله خوانده شود. ثانیا، برای جا دادن تمام متن در سلول بدون تغییرات اضافی. به عنوان مثال، اگر خط خیلی گسترده باشد، به سادگی از سلول خارج می شود، یا بخشی به سادگی نامرئی می شود. هر دوی این مشکلات را می توان با توجیه ستون ها حل کرد.
نحوه توجیه ستون ها در اکسل
راه های مختلفی وجود دارد که کاربر می تواند عرض یک ستون را تغییر دهد. اولین مورد این است که مکان نما را به گونه ای حرکت دهید که ستون مربوطه را کم یا زیاد کنید. مورد دوم استفاده از نمادهای ویژه در پانل مختصات است که به آنها نشانگر می گویند. و در نهایت می توانید از منوی Cell Size که در تب Layout قرار دارد استفاده کنید. بیایید هر یک از این روش ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم. رویکردهای تراز کردن ستون ها در عرض نیز متفاوت است.
تغییر عرض یک ستون
یک کاربرد معمولی از این اصل نیاز به بزرگتر کردن ستون هدر است. به ویژه با سایر ابزارهای قالب بندی به خوبی جفت می شود. به عنوان مثال، اگر ستون سرصفحه را بزرگ کنید و با فونت خاصی آن را قرمز کنید، شخصی که صفحه گسترده را باز می کند به طور مستقیم متوجه می شود که ابتدا باید کجا را نگاه کند. بنابراین، روش "Mouse Drag" یک مثال معمولی از این اصل است. اما در واقع، این یک طبقه بندی متفاوت است، بنابراین راه های بسیار بیشتری وجود دارد.
نمونه ای از گزینه دیگر استفاده از منوی زمینه است. چگونه می توانم عرض یک ستون خاص را به این روش تغییر دهم؟
- ستونی را که باید در خط مختصات کم یا زیاد کنیم انتخاب کرده و روی آن کلیک راست می کنیم.
- در منوی ظاهر شده، روی مورد سوم از پایین "عرض ستون ..." کلیک کنید. سه نقطه در انتهای پاراگراف نشان می دهد که باید تنظیمات اضافی را باز کنیم. در واقع، این چیزی است که اتفاق می افتد. پس از کلیک بر روی این آیتم منو، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که در آن باید عرض ستون را در نقاط خاصی مشخص کنید.
همانطور که می بینید، چندین ابزار به طور همزمان با این اصل مطابقت دارند.
تغییر عرض چندین ستون
دومین اصل در توجیه ستون ها در عرض، تغییر عرض چند ستون به طور همزمان است. البته این کار را می توان با ویرایش متناوب اندازه ستون ها انجام داد، اما این روش خیلی راحت نیست و زمان زیادی را می گیرد. اما انجام این کار بسیار آسان است. بعداً در مورد آنچه برای این مورد نیاز است به تفصیل صحبت خواهیم کرد.
تغییر عرض همه ستون ها
اگر عرض تمام ستون ها را به روش استاندارد تغییر دهید، ممکن است زمان زیادی برای انجام این کار نیاز باشد. البته می توانید عرض آنها را به همان روشی که برای چندین مورد استفاده می شود تغییر دهید، اما در اینجا نیز باید زمان بیشتری را صرف کنید. اکسل روش جداگانه ای دارد که به شما امکان می دهد عرض تمام ستون های یک برگه را افزایش یا کاهش دهید.
برای این کار ابتدا باید همه آنها را انتخاب کنید و سپس عرض را تغییر دهید. برای این کار می توانید از نماد مستطیل مخصوص که در تقاطع محور مختصات ردیف و محور مختصات ستون قرار دارد استفاده کنید. پس از آن، باید عرض هر یک از آنها را ویرایش کنید. پس از آن، عرض به طور خودکار تغییر می کند.
راه دوم برای انتخاب مطلق تمام ستون‌ها و ردیف‌ها، فشار دادن کلیدهای ترکیبی Ctrl + A است. هر کاربر می‌تواند خودش تصمیم بگیرد که چه چیزی برای او بهترین است: از کلیدهای داغ یا ماوس استفاده کند.
تغییر عرض ستون بر اساس محتوا
شرایطی وجود دارد که نمی توان متن را به طور کامل در یک سلول جا داد. در نتیجه، روی سلول های دیگر همپوشانی دارد. اگر متن یا معانی خاص خود را داشته باشند، بخشی از متن از دید پنهان می ماند. حداقل، ناخوشایند است. برای حل مشکل، باید عرض ستون را طوری تنظیم کنید که با کل متن مطابقت داشته باشد.
البته با روش هایی که در بالا توضیح داده شد می توان این کار را انجام داد. ولی خیلی طولانیه راه بسیار سریع تری برای این کار وجود دارد. برای این کار باید نشانگر ماوس را روی همان حاشیه ای که می خواهید بکشید حرکت دهید، اما به جای جابجایی آن، باید با دکمه سمت چپ ماوس روی آن دوبار کلیک کنید. پس از آن، طول ستون به طور خودکار با حداکثر طول رشته ای که در آن گنجانده شده است، تراز می شود.
روش 1: نشانگر ماوس را بکشید
اگر می خواهید از روش اول استفاده کنید، هیچ چیز پیچیده ای در مورد آن وجود ندارد. کافی است مراحل توضیح داده شده در این دستورالعمل را دنبال کنید و نتیجه دیری نخواهد آمد:
- مکان نما را روی خط ستون قرار دهید تا به یک فلش تبدیل شود که هر انتهای آن در جهت متفاوتی است. اگر مکان نما روی جداکننده ای که یک ستون را از ستون دیگر جدا می کند قرار گیرد، چنین ظاهری پیدا می کند.
- پس از آن، روی دکمه سمت چپ ماوس کلیک کرده و آن را نگه دارید. مکان نما را به جایی که این حاشیه باید قرار گیرد بکشید. می بینیم که عرض کل جدول در این مورد تغییر نمی کند. یعنی با گسترش یک ستون، به طور خودکار بقیه را باریک می کنیم.
در این اسکرین شات، به وضوح می‌توانیم مکان‌نمای ماوس را برای تغییر عرض ستون در اکسل در کجا قرار دهیم. این اصل بدون توجه به نسخه مجموعه اداری مورد استفاده یکسان است.
همچنین می‌توانید کلید Shift را در حالی که یک خط ستون را به موقعیت دیگری می‌کشید، نگه دارید. در این صورت، عرض جدول به طور خودکار با توجه به طول ستون جدید تغییر می کند. این روش امکان حفظ اندازه های موجود سایر ستون ها را فراهم می کند.
به عنوان مثال، اگر در حالی که کلید Shift را نگه داشته اید، ستونی را به سمت چپ گسترش دهید، ستون سمت چپ که مستقیماً در مجاورت ستون ما قرار دارد کوچک نمی شود. همین امر در مورد ستون سمت راست نیز صدق می کند، فقط در این صورت اندازه ستون سمت راست تغییر نخواهد کرد. اگر این کلید را روی صفحه کلید رها کنید، هنگام ویرایش اندازه، ستون مجاور به طور خودکار باریک می شود.
با تغییر عرض ستون، یک راهنمای ابزار ویژه نمایش داده می شود تا طول فعلی را به شما بگوید. این امکان کنترل دقیق تری را فراهم می کند. 
روش 2. کشیدن نشانگرها روی خط کش مختصات
ویرایش اندازه جدول با استفاده از نشانگرهای مخصوص روی خط کش پیچیده تر از روش قبلی نیست. برای انجام این کار، دستورالعمل های زیر را دنبال کنید:
- سلول یا محدوده ای که باید در آن تغییرات ایجاد کنیم را انتخاب کنیم.
- برای ویرایش پهنای جدول یا جابجایی وجه ستون ها، باید نشانگرهای مربوطه را روی پانل افقی جابه جا کنید.
ضمناً از این روش می توان برای ویرایش ارتفاع خطوط نیز استفاده کرد. فقط باید نشانگرهایی را که روی خط کش عمودی قرار دارند حرکت دهید.
اغلب، تنظیم عرض ستون با چشم کافی است. نیازی نیست در مورد این موضوع خیلی دقیق صحبت شود. اگر به نظر می رسد که ستون ها به یک اندازه هستند، به احتمال زیاد آنها هستند. اما در برخی موارد، شما باید اندازه های دقیق ستون ها را تعیین کنید. در چنین شرایطی باید اقدامات زیر انجام شود:
- روی ستونی که ابعاد آن ویرایش می شود، روی دکمه سمت چپ ماوس کلیک کنید. اکسل همچنین امکان تنظیم عرض ستون مورد نظر را برای چندین شی به طور همزمان فراهم می کند. شما می توانید چندین ستون را به طور همزمان انتخاب کنید مانند انتخاب محدوده ای از مقادیر، فقط عملیات در پانل مختصات بالایی انجام می شود. همچنین می‌توانید با استفاده از کلیدهای Ctrl و Shift، ستون‌هایی را که نیاز به اندازه دقیق دارند، با انعطاف‌پذیری بیشتری سفارشی کنید. اولین مورد این امکان را فراهم می کند که ستون های خاص را برجسته کنید، حتی آنهایی که مجاور نیستند. با استفاده از کلید Shift کاربر می تواند به سرعت تعداد ستون های مورد نظر را که در مجاورت یکدیگر قرار دارند انتخاب کند. برای انجام این کار، این دکمه را فشار دهید، روی ستون اول کلیک کنید و سپس بدون رها کردن صفحه کلید، دومین ستون آخر را فشار دهید. ترتیب انتخاب می تواند در جهت مخالف تغییر کند.
- پس از آن، گروه "Cell Size" را پیدا می کنیم که در برگه "Layout" قرار دارد. دو فیلد ورودی وجود دارد - عرض و ارتفاع. در آنجا باید اعدادی را مشخص کنید که با عرض ستونی که می خواهید ببینید مطابقت دارد. برای تأیید تغییرات، باید در هر نقطه از جدول کلیک کنید یا به سادگی کلید enter روی صفحه کلید را فشار دهید. تنظیم عرض ریزتر نیز امکان پذیر است. برای این کار از فلش ها استفاده کنید. هر بار که روی آنها کلیک کنید، مقدار یک میلی متر کم یا زیاد می شود. بنابراین، اگر مقدار اصلی نیاز به تنظیمات جزئی داشته باشد، کافی است به سادگی آن را کمی روی صفحه کلید لمس کنید بدون اینکه نیازی به بازنویسی کامل آن باشد.
نتیجه
بنابراین، تعداد زیادی روش برای ویرایش عرض یک ستون یا سلول وجود دارد. یک اصل مشابه را می توان برای تغییر ارتفاع ردیف اعمال کرد. ما چندین راه را به طور همزمان در نظر گرفتیم، اما همانطور که قبلاً فهمیدیم راه های زیادی وجود دارد. به همین ترتیب، می‌توانید روش‌ها را نه با ابزارهای مورد استفاده، بلکه بر اساس اصولی که عرض ستون را تغییر می‌دهد، جدا کنید. و همانطور که قبلاً فهمیدیم ، موارد زیر وجود دارد:
- تغییر عرض یک ستون خاص
- تغییر عرض چندین ستون
- تغییر عرض مطلقاً تمام ستون های ورق.
- ویرایش عرض یک ستون بر اساس متنی که در آن وجود دارد.
بسته به موقعیتی که وجود دارد، روش مورد استفاده متفاوت خواهد بود. همه ما می دانیم که علاوه بر خود اکسل، چندین برنامه مشابه دیگر مانند Google Sheets، Libre Office، WPS Office و غیره وجود دارد. همه آنها تقریباً عملکرد استاندارد یکسانی دارند، بنابراین تمام اصول و روش های مورد بحث در این مقاله را می توان در برنامه های مشابه دیگر اعمال کرد. اما در هر صورت، بهتر است بررسی کنید که آیا یک عملکرد خاص در آنجا کار می کند، زیرا تفاوت های خاصی امکان پذیر است، به خصوص اگر این برنامه ها در سیستم عامل های مختلف کار کنند.