در دانشگاه روانشناسی عملی از راه دور، ما در حال کار بر روی روش‌های مختلف خودسازماندهی و بهبود کارایی هستیم. از جمله نحوه اولویت بندی صحیح
چرا اولویت بندی کنیم.
دلیل اول واضح است: اول انجام دادن مهمترین کارها. دلیل دوم کمتر واضح است: به طوری که در هر زمان مشخص می دانید که اکنون دقیقاً چه کاری انجام می دهید. به طوری که چاره ای وجود ندارد، زیرا در لحظه انتخاب است که پرتاب کردن، بهانه گیری، افکاری مانند "بروم داخل چای بنوشم" و ... شروع می شود.
پایین پرتاب، اولویت ها را تعیین کنید.
می‌خواهم روش اولویت‌بندی نویسنده‌ام را با شما به اشتراک بگذارم، شما در هیچ جای دیگری در مورد این روش نخواهید خواند. به نظر من این کارآمدترین راه برای اولویت بندی است، اما یک اشکال دارد. برای کلاس دوم به دانش ریاضیات بالاتر یا بهتر بگوییم توانایی ضرب و تقسیم نیاز دارد.
پس تصور کنید که شما باید لیست برای انجام کار. بگذارید یک مثال را ترسیم کنم:
- برای سایت فیلم بگیرید
- میز کامپیوتر سفارش دهید
- به ایمیل های فوری پاسخ دهید
- جعبه را در کمد جدا کنید
خوب، این در مورد چنین لیستی توسط من از سقف گرفته شده است. بعد، اهمیت هر مورد را ارزیابی خواهیم کرد. اهمیت شامل سه پارامتر خواهد بود:
- اهمیت انجام این کار چقدر مهم است؟ آیا اگر تصمیم بگیرید که اصلاً آن را انجام ندهید، اتفاق وحشتناکی رخ می دهد؟ چقدر به اجرای آن بستگی دارد؟
- فوریت - چقدر سریع باید این کار انجام شود؟ همه چیز را رها کنید و فقط آن را انجام دهید؟ یا اگر در عرض یک هفته این کار را انجام دهید، اساسا طبیعی است؟
- پیچیدگی - این کار چقدر طول می کشد؟ آیا برای رسیدن به آن نیاز به مذاکره و تعامل با افراد دیگر دارم؟ تا چه اندازه از نظر احساسی و اخلاقی ساده و یا برعکس پیچیده و ناخوشایند است؟
همه موارد را در این سه پارامتر در مقیاسی از 1 تا 10 به ترتیب اهمیت - فوریت - دشواری رتبه‌بندی کنید.. در پایان به چیزی شبیه به این خواهید رسید:
- برای سایت 8 6 7 فیلم بگیرید
- سفارش میز کامپیوتر 6 2 3
- پاسخ به ایمیل های فوری 7 9 2
- جعبه را در کمد جدا کنید 2 2 6
پس همه پرونده ها بر اساس سه معیار اهمیت- فوریت-پیچیدگی ارزیابی می شوند، اما تا اینجای کار امکان اولویت بندی وجود نخواهد داشت، زیرا هنوز مشخص نیست که کدام موارد مهم یا فوری را در درجه اول قرار دهیم؟ یا شاید ابتدا ساده ترین ها، تا سریع انجام شوند و حواسشان پرت نشود؟
برای اولویت بندی فرض می کنیم اهمیت نهایی هر مورد.
اهمیت = اهمیت * فوریت / پیچیدگی
ضرب اهمیت در فوریت و تقسیم بر پیچیدگی. بنابراین، در بالا، ما چیزهایی خواهیم داشت که بسیار مهم و بسیار فوری هستند، در حالی که بسیار ساده هستند. خوب، برعکس. و سپس لیست ما به این صورت خواهد بود:
- برای سایت 8 * 6 / 7 = 6.9 فیلم بگیرید
- سفارش میز کامپیوتر 6 * 2 / 3 = 4.0
- پاسخ به ایمیل های فوری 7 * 9 / 2 = 31.5
- جعبه را در گنجه جدا کنید 2 * 2 / 6 = 0.7
من از یک ماشین حساب برای محاسبه استفاده کردم و مقادیر را به دهم گرد کردم، چنین دقتی کاملاً کافی خواهد بود. بنابراین اکنون می بینیم که چیدمان موارد به ترتیب اولویت چقدر آسان است:
- پاسخ به ایمیل های فوری 31.5
- برای سایت 6.9 ویدیو بسازید
- سفارش میز کامپیوتر 4.0
- جعبه را در کمد از بین ببرید 0.7
بهترین چیز در مورد این روش این است که هیچ تصمیم پیچیده ای لازم نیست، یک الگوریتم آماده وجود دارد که همیشه به درستی اولویت بندی می کند. پس وظیفه شما فقط ارزیابی کافی اهمیت، فوریت و پیچیدگی پرونده است تکنیک کار را به دست می گیرد.
به این ترتیب با لیستی که در کار قبلی انجام دادید اولویت بندی کنیدمطمئن شوید که نه تنها ساده است، بلکه لیست نهایی کاملاً کافی است. در وهله اول کارهایی هستند که انجام آنها در وهله اول واقعا معقول است.