فهرست
تعداد زیادی از کاربران اکسل همین اشتباه را مرتکب می شوند. آنها دو نوع عملیات اساساً متفاوت را با هم اشتباه می گیرند: داخل سلول و پشت آن. اما تفاوت بین آنها بسیار زیاد است.
واقعیت این است که هر سلول یک عنصر با امکانات کامل است که یک فیلد ورودی با امکانات بسیار است. فرمول ها، اعداد، متن، عملگرهای منطقی و غیره در آنجا وارد می شوند. خود متن را می توان استایل داد: اندازه و سبک آن و همچنین مکان آن را در داخل سلول تغییر دهید.
برای مثال در این تصویر می بینید که متن داخل سلول قرمز و پررنگ است.
در این مورد، توجه به این نکته مهم است که سلول نشان داده شده در تصویر در حال حاضر در حالت ویرایش محتوا است. برای اینکه بفهمید سلول در مورد شما در چه وضعیت خاصی است، می توانید از مکان نما متن داخل استفاده کنید. اما حتی اگر قابل مشاهده نباشد، سلول ممکن است در حالت ویرایش باشد. شما می توانید این موضوع را با وجود دکمه های فعال برای تأیید و لغو ورودی درک کنید.
یکی از ویژگی های مهم این حالت این است که انجام تمام عملیات ممکن با یک سلول در آن غیرممکن است. اگر به نوار ابزار نوار نگاه کنید، می بینید که اکثر دکمه ها فعال نیستند. اینجاست که اشتباه اصلی بیان می شود. اما بیایید در مورد همه چیز به ترتیب صحبت کنیم، از اصول اولیه شروع کنیم و سپس سطح پیچیدگی را افزایش خواهیم داد تا همه بتوانند چیز مفیدی یاد بگیرند.
مفاهیم اساسی
بنابراین، عنصر اصلی جدول سلول است. در محل تقاطع یک ستون و یک ردیف قرار دارد و بنابراین آدرس خاص خود را دارد که می توان از آن در فرمول ها برای اشاره به آن، دریافت داده های خاص و غیره استفاده کرد.
به عنوان مثال، سلول B3 دارای مختصات زیر است: ردیف 3، ستون 2. می توانید آن را در گوشه سمت چپ بالا، مستقیماً زیر منوی پیمایش مشاهده کنید.
دومین مفهوم مهم کتاب کار است. این سندی است که توسط کاربر باز می شود و حاوی لیستی از برگه ها است که به نوبه خود از سلول ها تشکیل شده است. هر سند جدید در ابتدا حاوی هیچ اطلاعاتی نیست و در قسمت شراب مربوطه آدرس سلولی که در حال حاضر انتخاب شده است.
نام ستون و ردیف نیز نمایش داده می شود. هنگامی که یکی از سلول ها انتخاب می شود، عناصر مربوطه در نوار مختصات به رنگ نارنجی برجسته می شوند.
برای وارد کردن اطلاعات، همانطور که قبلاً در بالا فهمیدیم، لازم است به حالت ویرایش تغییر دهید. شما باید سلول مناسب را با کلیک چپ روی آن انتخاب کنید و سپس فقط داده ها را وارد کنید. همچنین می توانید با استفاده از صفحه کلید با استفاده از دکمه های پیکان بین سلول های مختلف حرکت کنید.
عملیات سلولی پایه
سلول ها را در یک محدوده انتخاب کنید
گروه بندی اطلاعات در اکسل بر اساس محدوده خاصی انجام می شود. در این حالت، چندین سلول به طور همزمان و همچنین ردیف و ستون به ترتیب انتخاب می شوند. اگر آنها را انتخاب کنید، کل منطقه نمایش داده می شود و نوار آدرس خلاصه ای از تمام سلول های انتخاب شده را ارائه می دهد.
ادغام سلول ها
پس از انتخاب سلول ها، اکنون می توان آنها را ادغام کرد. قبل از انجام این کار، توصیه می شود محدوده انتخاب شده را با فشار دادن کلیدهای ترکیبی Ctrl + C کپی کرده و با استفاده از کلیدهای Ctrl + V به مکان دیگری منتقل کنید. به این ترتیب می توانید یک نسخه پشتیبان از اطلاعات خود ذخیره کنید. این کار باید انجام شود، زیرا وقتی سلول ها ادغام می شوند، تمام اطلاعات موجود در آنها پاک می شود. و برای بازیابی آن باید یک کپی از آن داشته باشید.
در مرحله بعد، باید روی دکمه نشان داده شده در تصویر کلیک کنید. روش های مختلفی برای ادغام سلول ها وجود دارد. شما باید یکی را انتخاب کنید که به بهترین وجه مناسب شرایط باشد.
پیدا کردن دکمه مورد نیاز در منوی پیمایش، در برگه "صفحه اصلی"، دکمه ای را که در اسکرین شات قبلی مشخص شده است پیدا کنید و لیست کشویی را نمایش دهید. ما Merge and Center را انتخاب کرده‌ایم. اگر این دکمه غیرفعال است، باید از حالت ویرایش خارج شوید. این کار را می توان با فشار دادن کلید Enter انجام داد.
اگر نیاز به تنظیم موقعیت متن در سلول بزرگ ایجاد شده دارید، می توانید این کار را با استفاده از ویژگی های تراز موجود در برگه Home انجام دهید.
تقسیم سلولی
این یک روش نسبتاً ساده است که پاراگراف قبلی را تا حدودی تکرار می کند:
- انتخاب سلولی که قبلاً با ادغام چندین سلول دیگر ایجاد شده است. جدایی دیگران ممکن نیست.
- پس از انتخاب بلوک ادغام شده، کلید ادغام روشن می شود. پس از کلیک بر روی آن، تمام سلول ها از هم جدا می شوند. هر کدام از آنها آدرس خود را دریافت خواهند کرد. سطرها و ستون ها به طور خودکار دوباره محاسبه می شوند.
جستجوی سلولی
هنگامی که مجبور هستید با حجم زیادی از داده ها کار کنید، نادیده گرفتن اطلاعات مهم بسیار آسان است. برای حل این مشکل می توانید از جستجو استفاده کنید. علاوه بر این، می توانید نه تنها برای کلمات، بلکه فرمول ها، بلوک های ترکیبی و هر چیزی که دوست دارید جستجو کنید. برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:
- مطمئن شوید که تب Home باز است. یک منطقه "ویرایش" وجود دارد که می توانید کلید "یافتن و انتخاب" را پیدا کنید.
- پس از آن، یک کادر محاوره ای با یک فیلد ورودی باز می شود که در آن می توانید مقدار مورد نیاز خود را وارد کنید. همچنین گزینه ای برای تعیین پارامترهای اضافی وجود دارد. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید سلول‌های ادغام شده را پیدا کنید، باید روی «گزینه‌ها» - «فرمت» - «تراز» کلیک کنید و کادر کنار جستجوی سلول‌های ادغام‌شده را علامت بزنید.
- اطلاعات لازم در یک پنجره خاص نمایش داده می شود.
همچنین یک ویژگی «یافتن همه» برای جستجوی تمام سلول‌های ادغام شده وجود دارد.
کار با محتویات سلول های اکسل
در اینجا به بررسی برخی از توابع می پردازیم که به شما امکان می دهند با متن ورودی، توابع یا اعداد کار کنید، نحوه انجام عملیات کپی، جابجایی و بازتولید. بیایید به ترتیب به هر یک از آنها نگاه کنیم.
- ورودی اینجا همه چیز ساده است. شما باید سلول مورد نظر را انتخاب کنید و فقط شروع به نوشتن کنید.
- حذف اطلاعات برای این کار می توانید هم از کلید Delete و هم از Backspace استفاده کنید. همچنین می توانید از کلید پاک کن در پنل ویرایش استفاده کنید.
- کپی 🀄. انجام آن با استفاده از کلیدهای داغ Ctrl + C و چسباندن اطلاعات کپی شده در محل مورد نظر با استفاده از ترکیب Ctrl + V بسیار راحت است. به این ترتیب، ضرب سریع داده ها را می توان انجام داد. نه تنها در اکسل، بلکه تقریباً در هر برنامه ای که ویندوز را اجرا می کند نیز قابل استفاده است. اگر عمل نادرستی انجام شده است (به عنوان مثال، یک قطعه متن نادرست درج شده است)، می توانید با فشار دادن ترکیب Ctrl + Z به عقب برگردید.
- بریدن. با استفاده از ترکیب Ctrl + X انجام می شود، پس از آن باید داده ها را با استفاده از همان کلیدهای داغ Ctrl + V در مکان مناسب وارد کنید. تفاوت بین برش و کپی در این است که با دومی، داده ها در حافظه ذخیره می شوند. در وهله اول، در حالی که قطعه بریده شده تنها در محلی که در آن قرار داده شده است باقی می ماند.
- قالب بندی. سلول ها را می توان هم در خارج و هم در داخل تغییر داد. دسترسی به تمام پارامترهای لازم را می توان با کلیک راست بر روی سلول مورد نیاز به دست آورد. یک منوی زمینه با تمام تنظیمات ظاهر می شود.
عملیات حسابی
اکسل در درجه اول یک ماشین حساب کاربردی است که به شما امکان می دهد محاسبات چند سطحی را انجام دهید. این به ویژه برای حسابداری مفید است. این برنامه به شما این امکان را می دهد که تمام عملیات قابل تصور و غیر قابل تصور را با اعداد انجام دهید. بنابراین، باید درک کنید که عملکردها و کاراکترهای مختلفی که می توان در یک سلول نوشت چگونه کار می کنند.
اول از همه، شما باید نمادی را که یک عملیات حسابی خاص را نشان می دهد، درک کنید:
- + – اضافه کردن
- - - منها کردن.
- * - ضرب.
- / – تقسیم.
- ^ - توانمندی.
- درصد یک درصد است.
شروع به وارد کردن فرمول در یک سلول با علامت مساوی کنید. مثلا،
= 7 + 6
پس از فشار دادن دکمه "ENTER"، داده ها به طور خودکار محاسبه می شوند و نتیجه در سلول نمایش داده می شود. اگر در نتیجه محاسبه معلوم شد که تعداد زیادی ارقام بعد از نقطه اعشار وجود دارد، می توانید با استفاده از یک دکمه ویژه در برگه "Home" در بخش "Number" عمق بیت را کاهش دهید.
استفاده از فرمول ها در اکسل
اگر لازم باشد یک تراز نهایی تهیه شود، اضافه کردن به تنهایی کافی نیست. پس از همه، از حجم عظیمی از داده ها تشکیل شده است. به همین دلیل، فناوری هایی توسعه یافته اند که ایجاد جدول را تنها با چند کلیک امکان پذیر می کند.
برای شفاف‌تر کردن آن، بیایید یک جدول ساده با داده ایجاد کنیم، جایی که باید چندین مقدار را در آن واحد محاسبه کنید.
برای به دست آوردن نتیجه نهایی، به سادگی مقادیر هر مورد را برای دو هفته اول خلاصه کنید. این آسان است زیرا می توانید به صورت دستی مقدار کمی از داده ها را وارد کنید. اما چه، همچنین دست برای دریافت مقدار؟ برای سیستماتیک کردن اطلاعات موجود چه باید کرد؟
اگر از یک فرمول در یک سلول استفاده می کنید، می توانید حتی پیچیده ترین محاسبات را انجام دهید و همچنین سند خود را برای انجام هر کاری که می خواهید برنامه ریزی کنید.
علاوه بر این، فرمول را می توان مستقیماً از منو انتخاب کرد که با فشار دادن دکمه fx فراخوانی می شود. ما تابع SUM را در کادر محاوره ای انتخاب کرده ایم. برای تأیید عمل، باید دکمه "Enter" را فشار دهید. قبل از اینکه واقعاً از توابع استفاده کنید، توصیه می شود کمی در جعبه شنی تمرین کنید. یعنی یک سند آزمایشی ایجاد کنید، جایی که می توانید فرمول های مختلف را کمی کار کنید و ببینید چگونه کار می کنند.
خطا هنگام وارد کردن فرمول در یک سلول
در نتیجه وارد کردن یک فرمول، خطاهای مختلفی ممکن است رخ دهد:
- ##### - اگر مقدار زیر صفر هنگام وارد کردن تاریخ یا زمان به دست آید، این خطا ایجاد می شود. همچنین اگر فضای کافی در سلول برای قرار دادن تمام داده ها وجود نداشته باشد، می تواند نمایش داده شود.
- #N/A - در صورت عدم امکان تعیین داده ها و همچنین نقض ترتیب وارد کردن آرگومان های تابع، این خطا ظاهر می شود.
- #ارتباط دادن! در این مورد، اکسل گزارش می دهد که یک آدرس ستون یا ردیف نامعتبر مشخص شده است.
- #خالی! اگر تابع محاسباتی اشتباه ساخته شده باشد، خطا نشان داده می شود.
- #عدد! اگر تعداد بیش از حد کوچک یا بزرگ باشد.
- #ارزش! نشان می دهد که از یک نوع داده پشتیبانی نشده استفاده می شود. اگر یک سلولی که برای فرمول استفاده می شود حاوی متن باشد و سلول دیگر حاوی اعداد باشد، این اتفاق می افتد. در این حالت، انواع داده ها با یکدیگر مطابقت ندارند و اکسل شروع به فحش دادن می کند.
- #DIV/0! -عدم امکان تقسیم بر صفر
- #نام؟ - نام تابع قابل تشخیص نیست. به عنوان مثال، یک خطا وجود دارد.
کلید های میانبر
کلیدهای میانبر زندگی را آسان‌تر می‌کنند، به خصوص اگر مجبور باشید همان نوع اقدامات را اغلب تکرار کنید. محبوب ترین کلیدهای میانبر به شرح زیر است:
- CTRL + فلش روی صفحه کلید - تمام سلول هایی که در سطر یا ستون مربوطه هستند را انتخاب کنید.
- CTRL + SHIFT + "+" - زمانی را که در آن لحظه روی ساعت است وارد کنید.
- CTRL + ; - درج تاریخ فعلی با عملکرد فیلتر خودکار طبق قوانین اکسل.
- CTRL + A - تمام سلول ها را انتخاب کنید.
تنظیمات ظاهر سلول
طراحی سلولی که به درستی انتخاب شده است به شما این امکان را می دهد که آن را جذاب تر کنید و دامنه آن را آسان تر بخوانید. چندین گزینه ظاهر سلولی وجود دارد که می توانید آنها را سفارشی کنید.
مرز
دامنه ویژگی های صفحه گسترده همچنین شامل تنظیمات حاشیه می شود. برای انجام این کار، روی سلول های مورد نظر کلیک کنید و برگه "Home" را باز کنید، جایی که روی فلش واقع در سمت راست دکمه "Borders" کلیک کنید. پس از آن، یک منو ظاهر می شود که در آن می توانید ویژگی های حاشیه لازم را تنظیم کنید.
می توان مرزها را ترسیم کرد. برای انجام این کار، باید مورد "طراحی مرزها" را که در این منوی پاپ آپ قرار دارد، پیدا کنید.
رنگ را پر کنید
ابتدا باید سلول هایی را انتخاب کنید که باید با رنگ خاصی پر شوند. پس از آن، در تب "Home"، فلش را در سمت راست مورد "پر کردن رنگ" پیدا کنید. یک منوی پاپ آپ با لیستی از رنگ ها ظاهر می شود. به سادگی سایه مورد نظر را انتخاب کنید و سلول به طور خودکار پر می شود.
لایف هک: اگر ماوس را روی رنگ های مختلف نگه دارید، می توانید ببینید ظاهر سلول پس از پر شدن با یک رنگ خاص چگونه خواهد بود.
سبک های سلولی
سبک های سلولی گزینه های طراحی آماده ای هستند که می توانند با چند کلیک اضافه شوند. می توانید منو را در برگه "صفحه اصلی" در بخش "سبک های سلولی" پیدا کنید.