فهرست
اکسل توسط بسیاری به عنوان یک برنامه صفحه گسترده در نظر گرفته می شود. بنابراین، سوال نحوه ایجاد و کار با جداول ممکن است در نگاه اول عجیب به نظر برسد. اما تعداد کمی از مردم می دانند که تفاوت اصلی بین اکسل و صفحات گسترده چیست. علاوه بر این، این جزء بسته مایکروسافت آفیس همیشه با صفحات گسترده تعامل ندارد. علاوه بر این، وظیفه اصلی اکسل پردازش اطلاعاتی است که می تواند به اشکال مختلف ارائه شود. همچنین به صورت جدول.
یا ممکن است موقعیتی پیش بیاید که لازم باشد محدوده جداگانه ای برای جدول انتخاب شود و بر اساس آن قالب بندی شود. به طور کلی، تعداد زیادی امکان برای استفاده از جداول وجود دارد، بنابراین اجازه دهید آنها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
مفهوم میزهای هوشمند
هنوز تفاوتی بین صفحه اکسل و صفحه گسترده هوشمند وجود دارد. اولین مورد به سادگی ناحیه ای است که تعداد مشخصی سلول را شامل می شود. برخی از آنها ممکن است با اطلاعات خاصی پر شده باشند، در حالی که برخی دیگر خالی هستند. اما از نظر فنی تفاوت اساسی بین آنها وجود ندارد.
اما صفحه گسترده اکسل یک مفهوم اساسی متفاوت است. این به طیف وسیعی از داده ها محدود نمی شود، دارای ویژگی های خاص خود، نام، ساختار خاص و تعداد زیادی مزیت است.
بنابراین، می‌توانید یک نام جداگانه برای جدول اکسل انتخاب کنید - "میز هوشمند" یا جدول هوشمند.
یک میز هوشمند بسازید
فرض کنید یک محدوده داده با اطلاعات فروش ایجاد کرده ایم.
هنوز یک میز نیست. برای تبدیل یک محدوده به آن، باید آن را انتخاب کنید و تب "Insert" را پیدا کنید و در آنجا دکمه "Table" را در بلوک به همین نام پیدا کنید.
یک پنجره کوچک ظاهر می شود. در آن می توانید مجموعه سلول هایی را که می خواهید به جدول تبدیل کنید تنظیم کنید. علاوه بر این، باید مشخص کنید که خط اول شامل عناوین ستون ها باشد. همچنین می توانید از میانبر صفحه کلید Ctrl + T برای نمایش همان کادر محاوره ای استفاده کنید.
اصولاً در بیشتر موارد چیزی نیاز به تغییر ندارد. پس از تأیید عملکرد با فشار دادن دکمه "OK"، محدوده انتخاب شده قبلی بلافاصله به یک جدول تبدیل می شود.
قبل از تنظیم مستقیم خصوصیات آن، باید بدانید که خود برنامه چگونه جدول را می بیند. بعد از آن خیلی چیزها مشخص خواهد شد.
آشنایی با ساختار جدول اکسل
همه جداول دارای یک نام خاص هستند که در یک برگه طراحی خاص نمایش داده می شود. درست پس از انتخاب هر سلول نشان داده می شود. به طور پیش فرض، نام به ترتیب به شکل "جدول 1" یا "جدول 2" است.
اگر لازم است چندین جدول در یک سند داشته باشید، توصیه می شود که چنین نام هایی را به آنها بدهید تا بعداً متوجه شوید که چه اطلاعاتی در کجا قرار دارد. در آینده، تعامل با آنها، هم برای شما و هم برای افرادی که سند شما را مشاهده می کنند، بسیار آسان تر خواهد شد.
علاوه بر این، جداول نامگذاری شده را می توان در Power Query یا تعدادی افزونه دیگر استفاده کرد.
بیایید جدول خود را "گزارش" بنامیم. نام را می توان در پنجره ای به نام مدیر نام مشاهده کرد. برای باز کردن آن، باید مسیر زیر را طی کنید: Formulas – Defined Names – Name Manager.
همچنین امکان وارد کردن فرمول به صورت دستی وجود دارد که در آن می توانید نام جدول را نیز مشاهده کنید.
اما سرگرم کننده ترین چیز این است که اکسل می تواند به طور همزمان جدول را در چندین بخش ببیند: به طور کامل، و همچنین در ستون های جداگانه، سرفصل ها، کل. سپس لینک ها به این شکل خواهند بود.
به طور کلی، چنین ساختارهایی فقط به منظور جهت گیری دقیق تر ارائه می شوند. اما نیازی به حفظ کردن آنها نیست. آنها به طور خودکار در راهنمای ابزاری که پس از انتخاب Table و نحوه باز شدن کروشه ها ظاهر می شوند، نمایش داده می شوند. برای درج آنها، ابتدا باید طرح انگلیسی را فعال کنید.
گزینه مورد نظر را می توان با استفاده از کلید Tab پیدا کرد. فراموش نکنید که تمام براکت های موجود در فرمول را ببندید. مربع ها در اینجا مستثنی نیستند.
اگر می خواهید محتویات کل ستون را با فروش جمع کنید، باید فرمول زیر را بنویسید:
=SUM(D2:D8)
پس از آن، به طور خودکار تبدیل می شود =SUM(گزارش[فروش]). به عبارت ساده، پیوند به یک ستون خاص منتهی می شود. راحت است، موافقید؟
بنابراین، هر نمودار، فرمول، محدوده ای که از یک جدول هوشمند برای گرفتن داده از آن استفاده می شود، به طور خودکار از اطلاعات به روز استفاده می کند.
حالا بیایید با جزئیات بیشتری در مورد اینکه کدام جداول می توانند ویژگی داشته باشند صحبت کنیم.
جداول اکسل: خواص
هر جدول ایجاد شده می تواند چندین عنوان ستون داشته باشد. سپس خط اول محدوده به عنوان منبع داده عمل می کند.
علاوه بر این، اگر اندازه جدول خیلی بزرگ باشد، هنگام اسکرول به پایین، به جای حروف نشان دهنده ستون های مربوطه، نام ستون ها نمایش داده می شود. این مورد پسند کاربر خواهد بود، زیرا نیازی به تعمیر دستی مناطق وجود نخواهد داشت.
همچنین دارای یک فیلتر خودکار است. اما اگر به آن نیاز ندارید، همیشه می توانید آن را در تنظیمات خاموش کنید.
همچنین، تمام مقادیری که بلافاصله در زیر آخرین سلول ستون جدول نوشته شده اند، خود به آن متصل می شوند. بنابراین، آنها را می توان مستقیماً در هر شیئی یافت که از داده های ستون اول جدول در کار خود استفاده می کند.
در همان زمان، سلول های جدید برای طراحی جدول قالب بندی می شوند و تمام فرمول های مخصوص این ستون به طور خودکار در آنها نوشته می شود. به عبارت ساده، برای افزایش اندازه جدول و گسترش آن، فقط داده های صحیح را وارد کنید. همه چیزهای دیگر توسط برنامه اضافه خواهد شد. در مورد ستون های جدید هم همینطور.
اگر یک فرمول حداقل در یک سلول وارد شود، به طور خودکار به کل ستون پخش می شود. یعنی نیازی نیست به صورت دستی سلول ها را پر کنید، همانطور که در این تصویر متحرک نشان داده شده است، همه چیز به طور خودکار اتفاق می افتد.
همه این ویژگی ها خوب هستند. اما می توانید جدول را خودتان سفارشی کنید و عملکرد آن را گسترش دهید.
تنظیم جدول
ابتدا باید تب "Designer" را باز کنید، جایی که پارامترهای جدول در آن قرار دارند. می‌توانید آنها را با افزودن یا پاک کردن چک باکس‌های خاص واقع در گروه «گزینه‌های سبک جدول» سفارشی کنید.
گزینه های زیر ارائه شده است:
- یک ردیف سرصفحه اضافه یا حذف کنید.
- یک ردیف با جمع اضافه یا حذف کنید.
- خطوط را متناوب کنید.
- ستون های شدید را به صورت پررنگ برجسته کنید.
- پر کردن خطوط راه راه را فعال یا غیرفعال می کند.
- فیلتر خودکار را غیرفعال کنید.
همچنین می توانید یک فرمت متفاوت تنظیم کنید. این کار را می توان با استفاده از گزینه های موجود در گروه Table Styles انجام داد. در ابتدا، قالب با فرمت بالا متفاوت است، اما در این صورت همیشه می توانید ظاهر مورد نظر خود را سفارشی کنید.
همچنین می‌توانید گروه «ابزار» را پیدا کنید، جایی که می‌توانید یک جدول محوری ایجاد کنید، کپی‌ها را حذف کنید و جدول را به یک محدوده استاندارد تبدیل کنید.
اما سرگرم کننده ترین ویژگی ایجاد برش است.
Slice نوعی فیلتر است که در یک عنصر گرافیکی جداگانه نمایش داده می شود. برای درج آن، باید روی دکمه "Insert Slicer" به همین نام کلیک کنید و سپس ستون هایی را که می خواهید ترک کنید انتخاب کنید.
تمام است، اکنون یک پانل ظاهر می شود که تمام مقادیر منحصر به فرد موجود در سلول های این ستون را فهرست می کند.
برای فیلتر کردن جدول، باید دسته ای را انتخاب کنید که در حال حاضر جالب تر است.
چندین دسته را می توان با استفاده از یک برش دهنده انتخاب کرد. برای انجام این کار، باید قبل از شروع انتخاب، کلید Ctrl را فشار دهید یا بر روی دکمه ای که در گوشه سمت راست بالا در سمت چپ حذف فیلتر قرار دارد، کلیک کنید.
برای تنظیم پارامترها به طور مستقیم روی نوار، می توانید از زبانه ای به همین نام استفاده کنید. با کمک آن، می توان ویژگی های مختلف برش را ویرایش کرد: ظاهر، اندازه دکمه، کمیت و غیره.
محدودیت های کلیدی میزهای هوشمند
علیرغم این واقعیت که صفحات گسترده اکسل دارای مزایای زیادی هستند، کاربر همچنان باید با برخی از معایب روبرو شود:
- نماها کار نمی کنند به عبارت ساده، هیچ راهی برای به خاطر سپردن پارامترهای برگه خاصی وجود ندارد.
- شما نمی توانید کتاب را با شخص دیگری به اشتراک بگذارید.
- امکان درج جمع های فرعی وجود ندارد.
- شما نمی توانید از فرمول های آرایه استفاده کنید.
- هیچ راهی برای ادغام سلول ها وجود ندارد. اما انجام این کار توصیه نمی شود.
با این حال، مزایا بسیار بیشتر از معایب است، بنابراین این معایب چندان محسوس نخواهند بود.
نمونه های جدول هوشمند
اکنون زمان آن است که در مورد موقعیت هایی که در آن صفحات گسترده اکسل هوشمند مورد نیاز است صحبت کنیم و چه اقداماتی را می توان انجام داد که با محدوده استاندارد امکان پذیر نیست.
فرض کنید جدولی داریم که دریافتی های نقدی خرید تی شرت را نشان می دهد. ستون اول شامل نام اعضای گروه است و در ستون های دیگر تعداد تی شرت های فروخته شده و اندازه آنها وجود دارد. بیایید از این جدول به عنوان مثال استفاده کنیم تا ببینیم چه اقدامات ممکنی را می توان انجام داد، که در مورد یک محدوده منظم غیرممکن است.
خلاصه کردن با عملکرد اکسل
در تصویر بالا، می توانید جدول ما را ببینید. بیایید ابتدا تمام سایزهای تی شرت ها را به صورت جداگانه خلاصه کنیم. اگر از یک محدوده داده برای رسیدن به این هدف استفاده می کنید، باید تمام فرمول ها را به صورت دستی وارد کنید. اگر جدولی ایجاد کنید، این بار سنگین دیگر وجود نخواهد داشت. کافی است فقط یک آیتم را وارد کنید و پس از آن خط با مجموعات به خودی خود ایجاد می شود.
در مرحله بعد، روی هر مکان کلیک راست کنید. یک منوی پاپ آپ با آیتم "جدول" ظاهر می شود. این یک گزینه "Total row" دارد که باید آن را فعال کنید. همچنین می توان آن را از طریق سازنده اضافه کرد.
علاوه بر این، یک ردیف با مجموع در پایین جدول ظاهر می شود. اگر منوی کشویی را باز کنید، می توانید تنظیمات زیر را در آنجا مشاهده کنید:
- میانگین.
- میزان.
- بیشترین.
- انحراف جبران
و خیلی بیشتر. برای دسترسی به توابعی که در لیست بالا قرار ندارند، باید روی مورد "توابع دیگر" کلیک کنید. در اینجا راحت است که محدوده به طور خودکار تعیین شود. ما تابع را انتخاب کرده ایم مبلغ، زیرا در مورد ما باید بدانیم که در مجموع چند تی شرت فروخته شده است.
درج خودکار فرمول ها
اکسل یک برنامه واقعا هوشمند است. کاربر ممکن است حتی نداند که سعی دارد اقدامات بعدی خود را پیش بینی کند. ما یک ستون به انتهای جدول اضافه کرده ایم تا نتایج فروش را برای هر یک از خریداران تجزیه و تحلیل کنیم. پس از درج فرمول در ردیف اول، بلافاصله در تمام سلول های دیگر کپی می شود و سپس کل ستون با مقادیر مورد نیاز ما پر می شود. راحت؟
تابع مرتب سازی
بسیاری از مردم از منوی زمینه برای استفاده از این یا آن عملکرد استفاده می کنند. تقریباً تمام اقداماتی وجود دارد که در بیشتر موارد باید انجام شود. اگر از میزهای هوشمند استفاده می کنید، عملکرد آن حتی بیشتر گسترش می یابد.
به عنوان مثال، باید بررسی کنیم که چه کسی قبلاً پیش پرداخت را منتقل کرده است. برای این کار باید داده ها را بر اساس ستون اول مرتب کنید. بیایید متن را طوری قالب بندی کنیم که بتوان فهمید چه کسی قبلاً پرداخت کرده است ، چه کسی پرداخت نکرده است و چه کسی مدارک لازم را برای این کار ارائه نکرده است. اولی با سبز، دومی با قرمز و سومی با آبی مشخص خواهد شد. و فرض کنید ما با وظیفه گروه بندی آنها روبرو هستیم.
علاوه بر این، اکسل می تواند همه چیز را برای شما انجام دهد.
ابتدا باید روی منوی کشویی واقع در نزدیکی عنوان ستون "Name" کلیک کنید و روی مورد "Sort by color" کلیک کنید و رنگ فونت قرمز را انتخاب کنید.
همه چیز، اکنون اطلاعات مربوط به اینکه چه کسی پرداخت را انجام داده است به وضوح ارائه شده است.
تصفیه
همچنین امکان شخصی سازی نمایش و مخفی کردن اطلاعات جدول خاص وجود دارد. به عنوان مثال، اگر می خواهید فقط افرادی را که پرداخت نکرده اند نمایش دهید، می توانید داده ها را با این رنگ فیلتر کنید. فیلتر بر اساس پارامترهای دیگر نیز امکان پذیر است.
نتیجه گیری
بنابراین، صفحه‌گسترده‌های هوشمند در اکسل به‌عنوان کمک‌کننده‌ای عالی برای حل مشکلاتی که فقط باید با آن روبرو شوید، عمل می‌کنند.