فهرست
ویرایشگر صفحه گسترده اکسل برای پردازش آرایه های اطلاعات ارائه شده در قالب جداول با مقادیر مختلف طراحی شده است. یکی از رایج ترین انواع این پردازش ها کپی کردن است. به عنوان مثال، اگر مقداری آرایه داده اولیه وجود داشته باشد، و باید محاسباتی را انجام دهید که به ستون‌ها یا ردیف‌های اضافی نیاز دارد، افزودن مستقیم آنها به جدول اصلی همیشه راحت نیست. همچنین ممکن است برای اهداف دیگر مورد نیاز باشد. بنابراین، یک راه حل معقول این است که تمام یا بخشی از داده ها را در یک برگه یا سند جدید کپی کنید و تمام تبدیل ها را با کپی انجام دهید. به این ترتیب، سند اصلی دست نخورده باقی می ماند. از چه راه هایی می توان این کار را انجام داد؟
کپی ساده بدون تغییر
این روش ساده ترین استفاده است، اگر جدول منبع حاوی داده های ساده بدون فرمول و پیوند باشد، راحت است.
توجه کنید! کپی کردن ساده چیزی را در اطلاعات اصلی تغییر نمی دهد.
اگر اطلاعات منبع حاوی فرمول باشد، آنها همراه با بقیه داده ها کپی می شوند، و باید در اینجا مراقب باشید - هنگام کپی کردن پیوندهای نسبی، آنها شروع به ارجاع به سلول های کاملاً متفاوتی می کنند که ممکن است داده های نادرست در آن قرار داشته باشند. بنابراین، کپی کردن داده ها با فرمول ها تنها زمانی ترجیح داده می شود که همه منابع مرجع فرمول به طور همزمان کپی شوند. این روش شامل مراحل زیر می باشد.
- انتخاب سلول به عنوان یک قاعده، یا از تعیین محدوده ای از سلول ها با دکمه سمت چپ ماوس، یا میانبر صفحه کلید "Shift + arrow" استفاده می شود. در نتیجه، برخی از سلول های ورق با یک قاب مشکی مشخص شده اند و علاوه بر این با رنگ تیره برجسته می شوند.
- کپی به کلیپ بورد. کلیپ بورد ناحیه خاصی در حافظه کامپیوتر است که برای انتقال داده ها در داخل یک برنامه یا بین برنامه ها طراحی شده است. کپی کردن در آن با فشار دادن کلیدهای "Ctrl+C" یا "Ctrl+Insert" پخش می شود (این ترکیب ها معادل هستند). همچنین می توان آن را از طریق آیتم مربوط به منوی زمینه یا با استفاده از نوار برنامه پیاده سازی کرد.
- تعیین مکانی برای درج. به جایی می‌رویم که می‌خواهیم داده‌ها را کپی کنیم و با مکان‌نما سلولی را نشان می‌دهیم که سلول سمت چپ بالای داده‌ای است که قرار است چسبانده شود. مراقب باشید اگر نقطه درج قبلاً حاوی داده هایی است. می توان آنها را پاک کرد.
- محتویات کلیپ بورد را در ناحیه مشخص شده جایگذاری می کند. این کار با کلیدهای "Ctrl + V" یا "Shift + Insert" یا مورد مربوطه از منوی زمینه یا نوار برنامه انجام می شود.
اگر فقط به مقادیر نیاز است
اغلب، اطلاعات در سلول ها نتیجه محاسباتی است که از ارجاع به سلول های مجاور استفاده می کند. هنگامی که به سادگی چنین سلول هایی را کپی می کنید، همراه با فرمول ها انجام می شود و این باعث تغییر مقادیر مورد نظر می شود.
در این مورد، فقط مقادیر سلول باید کپی شود. مانند نسخه قبلی، ابتدا محدوده مورد نیاز انتخاب می شود، اما برای کپی کردن در کلیپ بورد، از آیتم منوی زمینه "گزینه های چسباندن"، زیرمجموعه "فقط مقادیر" استفاده می کنیم. همچنین می توانید از گروه مربوطه در نوار برنامه استفاده کنید. بقیه مراحل برای چسباندن داده های کپی شده به همان صورت باقی می مانند. در نتیجه، فقط مقادیر سلول های مورد نیاز در مکان جدید ظاهر می شود.
مهم! فرمول ها و قالب ها به این روش ذخیره نمی شوند.
این بسته به موقعیت می تواند هم راحت و هم مانع باشد. بیشتر اوقات، قالب بندی (به ویژه پیچیده) لازم است باقی بماند. در این صورت می توانید از روش زیر استفاده کنید.
زمانی که به هر دو مقدار و فرمت نیاز دارید
انتخاب سلول ها برای این روش کپی یکسان است، اما یا با استفاده از منوی زمینه (مورد چسباندن ویژه) یا با استفاده از نوار برنامه انجام می شود. با کلیک بر روی خود نماد Paste Special، می توانید یک کادر محاوره ای کامل را باز کنید که گزینه های کپی بیشتری را ارائه می دهد و حتی می توانید داده ها را با استفاده از عملیات ترکیب کنید. به عنوان مثال، شما نه تنها می توانید داده های منتقل شده را در سلول های مشخص شده وارد کنید، بلکه می توانید به مواردی که قبلاً در صفحه وجود دارد اضافه کنید. گاهی اوقات این بسیار راحت است.
همچنین اتفاق می افتد که جدول دارای تعداد زیادی ستون با عرض های مختلف است و پس از کپی کردن مقادیر، کار نسبتاً پر زحمت زیادی برای تنظیم عرض های مورد نظر لازم است. در این مورد، گفتگوی "Paste Special" دارای یک آیتم خاص "Column Width" است. درج در دو مرحله انجام می شود. ابتدا فقط "عرض ستون" را جایگذاری کنید تا "فضا آماده شود" و سپس مقادیر را کپی کنید. جدول دقیقاً مشابه جدول اصلی است، اما به جای فرمول، مقادیری را در خود جای داده است. گاهی اوقات راحت است که فقط عرض ستون ها را کپی کنید تا جدول مانند جدول اصلی به نظر برسد و مقادیر را به صورت دستی در سلول ها وارد کنید. علاوه بر این، می توانید مورد "کپی با حفظ عرض ستون ها" را در منوی زمینه انتخاب کنید. در نتیجه درج در یک مرحله انجام خواهد شد.
کپی کردن به عنوان الگو
گاهی اوقات، لازم است بخشی از جدول را کپی کنید تا بعداً بتوان آن را بدون تغییر، بدون تأثیرگذاری بر سایر مکان‌های دیگر جدول، چرخاند و بزرگ کرد. در این صورت منطقی است که داده ها را در قالب یک تصویر معمولی کپی کنید.
مراحل کپی در کلیپ بورد مانند گزینه های قبلی است، اما برای چسباندن، از آیتم "تصویر" در منوی "Paste Special" استفاده می شود. این روش به ندرت استفاده می شود زیرا داده های موجود در سلول های کپی شده به این روش را نمی توان با وارد کردن مقادیر به سادگی تغییر داد.
کپی کامل از کل برگه
گاهی اوقات لازم است یک برگه کامل را کپی کنید و آن را در همان سند یا در سند دیگر جایگذاری کنید. در این حالت، باید منوی زمینه را در نام برگه در قسمت پایین سمت چپ برنامه فراخوانی کنید و مورد "انتقال یا کپی" را انتخاب کنید.
پانلی باز می شود که در آن روش کپی تنظیم شده است. به ویژه، می توانید مشخص کنید که در کدام کتاب می خواهید برگه جدیدی را وارد کنید، آن را جابجا کنید یا کپی کنید، و مکان را در بین برگه های موجود مشخص کنید که انتقال به آن انجام شود. پس از کلیک بر روی دکمه "OK"، یک برگه جدید با تمام محتویات برگه کپی شده در کتاب مشخص شده ظاهر می شود.
نتیجه
کپی کردن یکی از اقداماتی است که بیشترین درخواست را در اکسل دارد. برای جداول ساده بدون فرمول، روش اول راحت‌تر است، و برای جداول حاوی فرمول‌ها و پیوندهای زیاد، معمولاً ترجیح داده می‌شود از روش دوم استفاده کنید - فقط مقادیر را کپی کنید. روش های دیگر کمتر مورد استفاده قرار می گیرند.