مقایسه 2 فایل در اکسل برای تفاوت

هر کاربر ممکن است با موقعیتی مواجه شود که نیاز به مقایسه دو جدول داشته باشد. خب، به عنوان آخرین راه، همه باید دو ستون را با هم مقایسه کنند. بله، البته کار با فایل های اکسل بسیار راحت و راحت است. ببخشید این مقایسه نیست البته، مرتب‌سازی بصری یک جدول کوچک امکان‌پذیر است، اما وقتی تعداد سلول‌ها به هزاران رسید، باید از ابزارهای تحلیلی اضافی استفاده کنید.

متاسفانه هنوز یک چوب جادویی باز نشده است که به شما امکان می دهد به طور خودکار تمام اطلاعات را با یک کلیک با یکدیگر مقایسه کنید. بنابراین ، باید کار کنید ، یعنی جمع آوری داده ها ، فرمول های لازم را مشخص کنید و اقدامات دیگری را انجام دهید که به شما امکان می دهد حداقل کمی مقایسه ها را خودکار کنید.

از این دست اقدامات زیاد است. بیایید به برخی از آنها نگاه کنیم.

هدف از مقایسه فایل های اکسل چیست؟

دلایل زیادی برای مقایسه چندین فایل اکسل وجود دارد. دیر یا زود هر کاربر با چنین نیازی مواجه می شود و چنین سوالی برایش پیش نمی آید. برای مثال، ممکن است بخواهید داده‌های دو گزارش را برای فصل‌های مختلف مقایسه کنید تا ببینید آیا وضعیت مالی بالا یا پایین رفته است.

یا اینکه معلم باید ببیند با مقایسه ترکیب گروه دانشجویی در سال گذشته و امسال چه دانشجویانی از دانشگاه اخراج شده اند.

می تواند تعداد زیادی از چنین موقعیت هایی وجود داشته باشد. اما بیایید به تمرین برویم، زیرا موضوع بسیار پیچیده است.

همه راه ها برای مقایسه 2 جدول در اکسل

اگرچه موضوع پیچیده است، اما آسان است. بله تعجب نکنید پیچیده است زیرا از بخش های زیادی تشکیل شده است. اما خود این قسمت ها به راحتی قابل درک و اجرا هستند. بیایید ببینیم که چگونه می توانید دو صفحه گسترده اکسل را به طور مستقیم در عمل مقایسه کنید.

فرمول برابری و تست درست غلط

البته بیایید با ساده ترین روش شروع کنیم. این روش مقایسه اسناد امکان پذیر است و در محدوده نسبتاً وسیعی است. شما می توانید نه تنها مقادیر متن، بلکه مقادیر عددی را نیز مقایسه کنید. و بیایید یک مثال کوچک بزنیم. فرض کنید دو محدوده با سلول های فرمت عددی داریم. برای این کار کافیست فرمول برابری =C2=E2 را بنویسید. اگر مشخص شود که آنها برابر هستند، "TRUE" در سلول نوشته می شود. اگر تفاوت دارند، نادرست است. پس از آن، باید این فرمول را با استفاده از نشانگر تکمیل خودکار به کل محدوده انتقال دهید.

اکنون تفاوت با چشم غیرمسلح قابل مشاهده است.

برجسته کردن ارزش های متمایز

شما همچنین می توانید مقادیر متفاوت از یکدیگر را با رنگ خاصی برجسته کنید. این نیز یک کار بسیار ساده است. اگر برای شما کافی است که بین دو محدوده مقادیر یا کل جداول تفاوت پیدا کنید، باید به برگه "Home" بروید و مورد "Find and Highlight" را در آنجا انتخاب کنید. قبل از اینکه روی آن کلیک کنید، مطمئن شوید که مجموعه سلول هایی که اطلاعات را برای مقایسه ذخیره می کنند برجسته کنید. 

در منوی ظاهر شده، روی منوی "انتخاب گروهی از سلول ها ..." کلیک کنید. سپس پنجره ای باز می شود که در آن باید تفاوت ها را بر اساس خطوط به عنوان معیار انتخاب کنیم.

مقایسه 2 جدول با استفاده از قالب بندی شرطی

قالب بندی شرطی یک روش بسیار راحت و مهمتر از همه، کاربردی است که به شما امکان می دهد رنگی را انتخاب کنید که مقدار متفاوت یا یکسانی را برجسته کند. این گزینه را می توانید در تب Home پیدا کنید. در آنجا می توانید دکمه ای با نام مناسب پیدا کنید و در لیستی که ظاهر می شود، "مدیریت قوانین" را انتخاب کنید. یک مدیر قوانین ظاهر می شود که در آن باید منوی "ایجاد قانون" را انتخاب کنیم.

بعد، از لیست معیارها، باید موردی را انتخاب کنیم که در آن نوشته شده است که باید از فرمولی برای تعیین سلول هایی که به روش خاصی فرمت می شوند استفاده کنیم. در توضیح قانون باید فرمولی را مشخص کنید. در مورد ما، این =$C2<>$E2 است، پس از آن با فشار دادن دکمه "Format" اقدامات خود را تأیید می کنیم. پس از آن، ظاهر سلول را تنظیم می کنیم و از طریق یک مینی پنجره مخصوص با یک نمونه، می بینیم که آیا آن را دوست داریم یا خیر. 

اگر همه چیز مناسب است، روی دکمه "OK" کلیک کنید و اقدامات را تأیید کنید.

در Conditional Formatting Rules Manager، کاربر می تواند تمام قوانین قالب بندی که در این سند وجود دارد را پیدا کند. 

تابع COUNTIF + قوانین مقایسه جدول

تمام روش هایی که قبلا توضیح دادیم برای قالب هایی که قالب آنها یکسان است مناسب است. اگر جداول قبلا مرتب نشده بودند، بهترین روش مقایسه دو جدول با استفاده از تابع است COUNTIF و قوانین 

بیایید تصور کنیم که دو محدوده با اطلاعات کمی متفاوت داریم. ما با وظیفه مقایسه آنها و درک اینکه کدام ارزش متفاوت است روبرو هستیم. ابتدا باید آن را در محدوده اول انتخاب کنید و به تب "Home" بروید. در آنجا مورد آشنای قبلی "قالب بندی شرطی" را پیدا می کنیم. یک قانون ایجاد می کنیم و قانون را برای استفاده از یک فرمول تنظیم می کنیم. 

در این مثال، فرمول همانطور که در این تصویر نشان داده شده است.

پس از آن، قالب را همانطور که در بالا توضیح داده شد تنظیم می کنیم. این تابع مقدار موجود در سلول C1 را تجزیه می کند و به محدوده مشخص شده در فرمول نگاه می کند. مربوط به ستون دوم است. ما باید این قانون را در نظر بگیریم و آن را در کل محدوده کپی کنیم. هورا، تمام سلول های دارای مقادیر غیر تکراری برجسته می شوند.

تابع VLOOKUP برای مقایسه 2 جدول

در این روش تابع را در نظر خواهیم گرفت VPR، که بررسی می کند آیا مطابقت در دو جدول وجود دارد یا خیر. برای این کار باید فرمول نشان داده شده در تصویر زیر را وارد کرده و به کل محدوده ای که برای مقایسه استفاده می شود منتقل کنید.

این تابع روی هر مقدار تکرار می شود و می بیند که آیا از ستون اول تا ستون دوم تکراری وجود دارد یا خیر. خب پس از انجام تمامی عملیات این مقدار در سلول نوشته می شود. اگر وجود نداشته باشد، خطای #N/A را دریافت می‌کنیم، که برای فهمیدن اینکه کدام مقدار مطابقت ندارد کاملاً کافی است.

IF عملکرد

تابع منطقی اگر - این یک راه خوب دیگر برای مقایسه دو محدوده است. ویژگی اصلی این روش این است که شما فقط می توانید از قسمتی از آرایه که در حال مقایسه است استفاده کنید و نه از کل جدول. این باعث صرفه جویی در منابع برای کامپیوتر و کاربر می شود.

بیایید یک مثال کوچک بزنیم. ما دو ستون داریم - A و B. باید برخی از اطلاعات موجود در آنها را با یکدیگر مقایسه کنیم. برای این کار باید ستون C سرویس دیگری را تهیه کنیم که فرمول زیر در آن نوشته شده است.

با استفاده از فرمولی که از توابع استفاده می کند IF, IFERROR и بیشتر در معرض می‌توانید روی تمام عناصر مورد نظر ستون A و سپس در ستون B تکرار کنید. اگر در ستون‌های B و A یافت شد، سپس به سلول مربوطه بازگردانده می‌شود.

ماکرو VBA

ماکرو پیچیده ترین و همچنین پیشرفته ترین روش مقایسه دو جدول است. برخی از گزینه های مقایسه معمولاً بدون اسکریپت های VBA امکان پذیر نیستند. آنها به شما این امکان را می دهند که فرآیند را خودکار کرده و در زمان صرفه جویی کنید. تمام عملیات لازم برای آماده سازی داده ها، در صورت یک بار برنامه ریزی، ادامه خواهد داشت.

بر اساس مشکلی که باید حل شود، می توانید هر برنامه ای را بنویسید که داده ها را بدون دخالت کاربر مقایسه می کند.

نحوه مقایسه فایل ها در اکسل

اگر کاربر وظیفه مقایسه دو فایل را برای خود تعیین کرده است (خوب، یا یکی به او داده شده است)، این کار را می توان همزمان با دو روش انجام داد. اولین مورد استفاده از یک عملکرد تخصصی است. برای اجرای این روش، دستورالعمل ها را دنبال کنید:

1. فایل هایی را که می خواهید مقایسه کنید باز کنید.
2. برگه "View" - "Window" - "View side by side" را باز کنید.

پس از آن، دو فایل در یک سند اکسل باز می شود.

همین کار را می توان با ابزارهای رایج ویندوز انجام داد. ابتدا باید دو فایل را در ویندوزهای مختلف باز کنید. پس از آن، یک پنجره را بردارید و آن را به سمت چپ صفحه بکشید. پس از آن، پنجره دوم را باز کنید و آن را به سمت راست بکشید. پس از آن، دو پنجره در کنار هم قرار می گیرند. 

قالب بندی مشروط برای مقایسه 2 فایل اکسل

اغلب مقایسه اسناد به معنای نمایش آنها در کنار یکدیگر است. اما در برخی موارد، امکان خودکارسازی این فرآیند با استفاده از قالب بندی شرطی وجود دارد. با استفاده از آن، می توانید بررسی کنید که آیا تفاوت هایی بین ورق ها وجود دارد یا خیر. این به شما امکان می دهد در زمان خود صرفه جویی کنید که می تواند برای اهداف دیگر استفاده شود.

ابتدا باید برگه های مقایسه شده را به یک سند انتقال دهیم. 

برای انجام این کار، باید بر روی برگه مربوطه کلیک راست کرده و سپس بر روی دکمه "Move or copy" در منوی پاپ آپ کلیک کنید. بعد، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که در آن کاربر می تواند سندی را که باید این برگه در آن درج شود، انتخاب کند.

در مرحله بعد، باید تمام سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا همه تفاوت ها نمایش داده شوند. ساده ترین راه برای انجام این کار این است که روی سلول بالا سمت چپ کلیک کنید و سپس کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift + End را فشار دهید.

پس از آن، به پنجره قالب بندی شرطی بروید و یک قانون جدید ایجاد کنید. به عنوان معیار از فرمول مناسب در یک مورد خاص استفاده می کنیم سپس قالب را تنظیم می کنیم.

توجه: آدرس سلول ها باید نشان داده شود که در برگه دیگری است. این کار را می توان از طریق منوی ورودی فرمول انجام داد.

مقایسه داده ها در اکسل در برگه های مختلف

فرض کنید ما لیستی از کارمندان داریم که حقوق آنها را نیز درج کرده است. این لیست هر ماه به روز می شود. این لیست در یک برگه جدید کپی شده است.

فرض کنید باید حقوق ها را با هم مقایسه کنیم. در این حالت می توانید از جداول شیت های مختلف به عنوان داده استفاده کنید. ما از قالب بندی شرطی برای برجسته کردن تفاوت ها استفاده خواهیم کرد. همه چیز ساده است.

با قالب بندی شرطی، حتی اگر نام کارمندان به ترتیب متفاوت باشد، می توانید مقایسه های موثری انجام دهید.

نحوه مقایسه 2 برگه در صفحه گسترده اکسل

مقایسه اطلاعات واقع در دو صفحه با استفاده از تابع انجام می شود بیشتر در معرض. به عنوان اولین پارامتر آن، یک جفت مقدار وجود دارد که باید در برگه ای که مسئول ماه آینده است به دنبال آن باشید. به زبان ساده، مارس. می‌توانیم محدوده مشاهده‌شده را مجموعه‌ای از سلول‌ها تعیین کنیم که بخشی از محدوده‌های نام‌گذاری شده هستند و به صورت جفت ترکیب شده‌اند.

بنابراین می توانید رشته ها را بر اساس دو معیار - نام خانوادگی و حقوق مقایسه کنید. خوب، یا هر چیز دیگری که توسط کاربر تعریف شده است. برای تمام موارد منطبق که می توان یافت، یک عدد در سلولی که فرمول در آن وارد شده است، نوشته می شود. برای اکسل، این مقدار همیشه درست خواهد بود. بنابراین، برای اینکه قالب‌بندی برای سلول‌هایی که متفاوت بودند اعمال شود، باید این مقدار را جایگزین کنید دروغ گویی، با استفاده از تابع =NOT().

ابزار مقایسه صفحه گسترده

اکسل ابزار ویژه ای دارد که به شما امکان می دهد صفحات گسترده را مقایسه کنید و تغییرات را به طور خودکار برجسته کنید. 

ذکر این نکته ضروری است که این ابزار فقط برای آن دسته از کاربرانی که مجموعه های اداری Professional Plus را خریداری کرده اند در دسترس است.

می‌توانید آن را مستقیماً از برگه «صفحه اصلی» با انتخاب مورد «مقایسه فایل‌ها» باز کنید.

پس از آن، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود که در آن باید نسخه دوم کتاب را انتخاب کنید. همچنین می توانید آدرس اینترنتی که این کتاب در آن قرار دارد را وارد کنید.

پس از انتخاب دو نسخه از سند، باید اقدامات خود را با کلید OK تأیید کنیم.

در برخی موارد ممکن است خطایی ایجاد شود. اگر ظاهر شد، ممکن است نشان دهد که فایل محافظت شده با رمز عبور است. پس از کلیک بر روی OK، از شما خواسته می شود که آن را وارد کنید. 

ابزار مقایسه مانند دو صفحه گسترده اکسل در کنار یکدیگر در یک پنجره به نظر می رسد. بسته به اینکه آیا اطلاعات اضافه شده، حذف شده است یا تغییری در فرمول (و همچنین انواع دیگر اقدامات) ایجاد شده است، تغییرات با رنگ های مختلف برجسته می شوند. 

نحوه تفسیر نتایج مقایسه

این بسیار ساده است: انواع مختلف تفاوت ها با رنگ های مختلف نشان داده می شوند. قالب بندی می تواند هم به پر کردن سلول و هم به خود متن گسترش یابد. بنابراین، اگر داده ها به سلول وارد شده باشند، آنگاه پر سبز است. اگر چیزی نامشخص شود، خود سرویس دارای نمادهایی است که نشان می دهد چه نوع تغییری با چه رنگی برجسته شده است.