ادغام داده ها در اکسل - نحوه انجام و الزامات جداول

ادغام داده ها یک ویژگی در اکسل است که به لطف آن کاربران این فرصت را دارند که داده ها را از چندین جدول در یک جدول ترکیب کنند و همچنین برگه هایی را که در یک فایل یا فایل های مختلف هستند در یک ترکیب کنند.

الزامات رسمی برای جداول که برای تکمیل ادغام ضروری است

اگر جداول شرایط لازم را نداشته باشند، گزینه ای به نام "تجمیع" کار نخواهد کرد. برای تکمیل موفقیت آمیز فرآیند ادغام داده ها، باید:

• جدول را برای ردیف/ستون های خالی بررسی کنید و در صورت وجود آنها را حذف کنید.
• از همان الگوها استفاده کنید.
• نام ستون ها را دنبال کنید، آنها نباید متفاوت باشند.

روش های ادغام اولیه در اکسل

هنگام گردآوری داده‌ها از گزارش‌ها، جداول، محدوده‌های مشابه در یک فایل مشترک، می‌توانید از چندین روش مختلف استفاده کنید. دو روش اصلی خلاصه‌سازی داده‌ها در زیر مورد بحث قرار خواهند گرفت: بر اساس موقعیت و طبقه‌بندی.

• در نوع اول، داده‌ها در مناطق اصلی به همان ترتیبی هستند که برچسب‌های یکسان اعمال می‌شوند. برای ترکیب داده ها از 3-4 برگه که بر اساس یک الگو هستند، بر اساس موقعیت جمع کنید، به عنوان مثال، صورت های مالی برای بررسی این روش مناسب هستند.
• در گزینه دوم: داده ها به ترتیب تصادفی هستند، اما دارای برچسب های یکسان هستند. برای ترکیب داده‌ها از چندین کاربرگ با طرح‌بندی‌های مختلف اما برچسب‌های داده یکسان، بر اساس دسته‌بندی ادغام کنید.

مهم! این روش شباهت زیادی با تشکیل جدول محوری دارد. با این حال، می‌توانید دسته‌ها را در یک PivotTable سازماندهی مجدد کنید. 

• همچنین یک راه سوم برای ترکیب داده ها وجود دارد - این یکپارچه سازی با استفاده از فرمول ها است. درست است، به ندرت در عمل استفاده می شود، زیرا زمان زیادی از کاربر می گیرد.

دستورالعمل های گام به گام برای انجام یکپارچه سازی در اکسل

در مرحله بعد، ما ساده ترین و سریع ترین راه را برای تثبیت در نظر خواهیم گرفت.

بنابراین، نحوه پیوستن به چندین جدول:

1. ابتدا باید یک برگه جدید ایجاد کنید، پس از آن نرم افزار به طور خودکار آن را در سمت راست اضافه می کند. در صورت لزوم، می توانید با استفاده از دکمه سمت چپ ماوس، برگه را به مکان دیگری (مثلاً تا انتهای لیست) بکشید.
2. ورق اضافه شده، در سلولی که قرار است با آن کار کنید بایستید. سپس به برگه "داده ها" بروید، بخش "کار با داده" را پیدا کنید، روی موردی به نام "تجمیع" کلیک کنید.
3. یک پنجره تنظیمات کوچک روی مانیتور ظاهر می شود.
4. در مرحله بعد، باید تابع مناسب را برای ترکیب داده ها انتخاب کنید.
5. پس از انتخاب یک تابع، با کلیک بر روی قسمت "پیوند" در داخل آن بروید. در اینجا باید محدوده ای از سلول ها را یکی یکی انتخاب کنید. برای انجام این کار، ابتدا به ورق با اولین صفحه تغییر دهید.
6. سپس صفحه را به همراه هدر انتخاب کنید. مطمئن شوید که همه چیز به درستی انجام شده است، سپس روی نماد "افزودن" کلیک کنید. به هر حال، می توانید مختصات را خودتان با استفاده از صفحه کلید به روز کنید / تغییر دهید، اما این ناخوشایند است.
7. برای انتخاب محدوده از یک سند جدید، ابتدا آن را در اکسل باز کنید. پس از آن، فرآیند ادغام را در کتاب اول شروع کنید و به دومی بروید، برگه مناسب را در آن انتخاب کنید و سپس قسمت خاصی از سلول ها را انتخاب کنید.
8. در نتیجه، اولین ورودی در "فهرست محدوده ها" تشکیل می شود.
9. به قسمت "پیوند" برگردید، تمام اطلاعاتی را که در آن وجود دارد حذف کنید، سپس مختصات صفحات باقیمانده را به لیست محدوده ها اضافه کنید.
10. کادرهای کنار توابع زیر را علامت بزنید: «برچسب‌های ردیف بالا»، «مقادیر ستون سمت چپ»، «ایجاد پیوندها به داده‌های منبع».
11. سپس روی "تأیید" کلیک کنید.
12. اکسل رویه را اجرا می کند و یک سند جدید با توجه به پارامترهای تنظیم شده و توابع انتخاب شده ایجاد می کند.

در مثال، پیوند انتخاب شد، بنابراین خروجی برای کمک به نمایش/پنهان کردن جزئیات گروه بندی شد.

اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از محدوده ها، افزودن و حذف پیوندها

• برای استفاده از محدوده جدید برای تلفیق داده ها، باید گزینه "تجمیع" را انتخاب کنید، روی فیلد "پیوند" کلیک کنید و محدوده را انتخاب کنید یا یک پیوند درج کنید. پس از کلیک بر روی دکمه "افزودن"، پیوند در لیست محدوده ها ظاهر می شود.
• برای حذف یک پیوند، آن را انتخاب کنید و روی "حذف" کلیک کنید.
• برای تغییر پیوند، آن را در لیست محدوده ها انتخاب کنید. در قسمت "پیوند" ظاهر می شود، جایی که می توان آن را به روز کرد. پس از دستکاری های انجام شده، روی دکمه "افزودن" کلیک کنید. سپس نسخه قدیمی پیوند اصلاح شده را حذف کنید.

تلفیق داده ها به ترکیب اطلاعات لازم که نه تنها در جداول و برگه های مختلف، بلکه در فایل های دیگر (کتاب) وجود دارد، کمک می کند. روش اختلاط زمان زیادی نمی برد و با استفاده از دستورالعمل های گام به گام به راحتی شروع می شود.