CSV را به عنوان جدول به اکسل تبدیل کنید

محتویات پایگاه های داده معمولاً به صورت فایل csv. استخراج می شوند. با این حال، این فقط یک فایل متنی است، چندان قابل خواندن نیست. برای کار با محتویات پایگاه داده، لازم است آن را در قالب دیگری ارائه کنید - اغلب برگه های اکسل راحت تر هستند. در مورد اینکه چه روش هایی برای انجام این کار وجود دارد، کدام یک بهتر است و چه خطاهایی در هنگام انتقال داده وجود دارد، در این مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

نحوه تبدیل CSV به فرمت اکسل

راه های مختلفی وجود دارد که در آن یک سند CSV دانلود شده از پایگاه داده می تواند به اکسل منتقل شود. در مورد سه مورد از آنها بحث خواهیم کرد:

1. باز کردن مستقیم در اکسل
2. باز کردن از طریق Windows Explorer
3. وارد کردن سند با تغییر قالب.

باز کردن یک سند CSV در اکسل

اکسل می تواند اسناد .csv را مستقیماً بدون تبدیل باز کند. فرمت پس از باز کردن به این روش تغییر نمی کند، پسوند csv. ذخیره می شود - اگرچه پسوند پس از ویرایش قابل تغییر است.

1. اکسل را راه اندازی کنید، بر روی ” کلیک کنیدپرونده"، سپس"باز کن".
2. در پنجره ظاهر شده گزینه “فایل های متنیاز لیست گسترش یافته

3. سند مورد نیاز خود را بیابید و روی آن دوبار کلیک کنید.

اسناد csv. بلافاصله در اکسل بدون هیچ گونه دستکاری اضافی باز می شوند. اما فایل‌های txt نیاز به تبدیل دارند - یک پنجره ظاهر می‌شود.جادوگران واردات متن".

مواردی وجود دارد که بهتر است سند را مستقیماً باز نکنید، بلکه تماس بگیرید استاد. این رویکرد در موارد زیر قابل توجیه است:

• کاراکتر جداکننده مورد استفاده در سند غیر استاندارد است یا انواع مختلفی از آنها وجود دارد.
• سند حاوی تاریخ ها در قالب های مختلف است.
• شما در حال تبدیل اعدادی هستید که با صفر شروع می شوند و می خواهید آنها را به همین صورت حفظ کنید.
• قبل از انتقال داده، می خواهید ببینید نتیجه نهایی چگونه خواهد بود.
• به طور کلی می خواهید قابلیت حمل و نقل بیشتری داشته باشید.

استاد اگر پسوند سند را به txt تغییر دهید شروع می شود. همچنین می توانید وارد کردن یک فایل را به روش دیگری شروع کنید که بعد از توضیح روش دوم باز کردن در مورد آن بحث خواهد شد.

اگر بعد از باز کردن سند، تغییراتی در آن ایجاد کنید، اکسل از شما می خواهد که آن را به صورت xls. (یا xlsx.) ذخیره کنید، زیرا در غیر این صورت برخی از قالب بندی ها از بین می رود. سپس همیشه فرصتی برای تغییر قالب وجود خواهد داشت، با این حال، ممکن است قسمت دیگری از محتوا از بین برود - ممکن است صفرها در ابتدای اعداد ناپدید شوند، برخی از رکوردها ممکن است ظاهر خود را تغییر دهند.

باز کردن یک سند CSV از طریق Windows Explorer

این مسیر تفاوت اساسی با مسیر قبلی ندارد. برای باز کردن یک سند، کافیست روی آن در Windows Explorer دوبار کلیک کنید.

قبل از باز کردن، مطمئن شوید که در کنار نام سند یک نماد برای برنامه اکسل وجود دارد، نه نماد دیگری - این بدان معنی است که اکسل به عنوان برنامه ای انتخاب شده است که باید چنین فایل هایی را باز کند. در غیر این صورت برنامه دیگری باز می شود. می توانید آن را به این صورت به اکسل تغییر دهید:

1. با کلیک راست روی هر فایل csv. منوی زمینه را فراخوانی کرده و اعمال کنید با… > برنامه را انتخاب کنید.
2. انتخاب کنید اکسل (رومیزی) of برنامه های پیشنهادی، آن را به عنوان برنامه ای تعیین کنید که همیشه باید برای چنین فایل هایی استفاده شود (کادر زیر را علامت بزنید) و با فشار دادن پنجره را ببندید OK.

CSV را به اکسل وارد کنید

همچنین امکان تبدیل سند باز شده به کتاب کار اکسل وجود دارد. قالب برای نسخه های قبلی اکسل (2000، 2003) به xls. و برای نسخه های دیگر به xlsx. تغییر می کند. تمام مطالب در یک صفحه نمایش داده می شود.

1. روی سلولی در برگه ای که واردات باید شروع شود کلیک کنید. این معمولا اولین خانه در جدول است، A1. با شروع از آن، به تعداد ردیف های موجود در فایل باز شده، و به تعداد ستون هایی که در هر ستون وجود دارد، پر می شود.
2. در برگه "داده ها" در یک گروه "دریافت داده های خارجی» انتخاب کنید "از متن”.

3. در پنجره ای که ظاهر می شود، سند مورد نیاز را پیدا کرده و روی آن دوبار کلیک کنید (می توانید از دکمه نیز استفاده کنید وارد كردن در پایین پنجره).

4. در مرحله بعد، باید دستورالعمل های گام به گام باز شده را دنبال کنید جادوگران واردات متن.

تصویر زیر سند اصلی و نتیجه مورد انتظار را نشان می دهد. برای اینکه همه چیز پس از وارد کردن دقیقاً به این شکل باشد، باید تنظیمات مختلفی را اعمال کنید که بعداً مورد بحث قرار خواهد گرفت.

1 گام. جادوگر از شما می خواهد که یک نوع فایل را انتخاب کنید - همانطور که ممکن است حدس بزنید، این خواهد شدبا جداکننده ها" (به انگلیسی - نامحدود) و خطی که انتقال محتوا از آن آغاز می شود - به احتمال زیاد، باید با آن شروع کنید شرایط 1اگر نمی خواهید فقط بخشی از محتوا را منتقل کنید. پنجره زیر اولین خطوط از سند انتخاب شده را نشان می دهد.

2 گام. حالا باید بفهمید که کدام یک استفاده می شود جدا ساز (ممکن است بیش از یک) در فایل وجود داشته باشد و این کاراکتر را در آن مشخص کنید کارشناسی ارشد. دارای گزینه هایی برای انتخاب از جداکننده های استاندارد است، اما اگر یک کاراکتر غیر معمول در سند استفاده شود، می توانید انتخاب کنید دیگر و کاراکتر مورد نظر را وارد کنید. در فایل مورد استفاده برای نمایش، جداکننده ها − هستند کاما и برگ. کاما سلول‌هایی را با ویژگی‌های محصول، مانند شماره سریال و تعداد نسخه‌های فروخته شده جدا می‌کند، و برگه‌ها یک محصول را از محصول دیگر جدا می‌کنند – اطلاعات مربوط به هر کدام باید از یک خط جدید شروع شود.

همچنین باید تعریف و مشخص شود جداکننده متن. این یک کاراکتر قبل و بعد از هر قطعه متن است که باید در یک سلول قرار گیرد. به لطف جداکننده، هر بخش از این قبیل به عنوان یک مقدار جداگانه درک می شود، حتی اگر در داخل آن کاراکترهایی برای جدا کردن مقادیر انتخاب شده باشد. در سند ما، هر مقدار با نقل قول قاب شده است - بنابراین، حتی اگر حاوی یک کاما باشد (به عنوان مثال، "شروع، سپس ادامه دهید")، تمام متن آن در یک سلول قرار می گیرد، نه در دو سلول متوالی.

گام 3. در اینجا کافی است به پیش نمایش نگاه کنید و اگر نقص غیرقابل قبولی را نشان نداد، کلیک کنید پایان. ممکن است برخی از مقادیر نه با یک جداکننده، بلکه با چندین جداکننده از هم جدا شوند، در نتیجه سلول های بدون مقادیر بین آنها ظاهر می شود. برای جلوگیری از این اتفاق، کادر را انتخاب کنید جداکننده های متوالی را به عنوان یکی در نظر بگیرید.

5. مسیر مقصد را انتخاب کنید (این می تواند یک برگه جدید یا یک برگه موجود باشد) و کلیک کنید OKبرای تکمیل فرآیند واردات

شما همچنین می توانید کلیک کنید مواد - احتمالات دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، می‌توانید محتوا را قالب‌بندی کنید، نشانه‌گذاری و نحوه به‌روزرسانی اطلاعات را سفارشی کنید.

گاهی اوقات نتیجه تبدیل دور از انتظار است. نحوه تغییر این نتیجه در بخش بعدی مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

مشکلات در هنگام تبدیل و راه حل های آنها

برای تمام مدتی که قالب CSV وجود داشته است، هیچ کس زحمت مستندسازی رسمی آن را به خود نداده است. بنابراین، اگرچه فرض بر این است که برای جدا کردن مقادیر باید از کاما استفاده کرد، در واقع، پایگاه‌های داده مختلف از جداکننده‌های متفاوتی استفاده می‌کنند - نقطه ویرگول، تب و غیره.

جداکننده‌های متن نیز می‌توانند متفاوت باشند - اغلب آنها علامت نقل قول یا علامت ترتیب بایت هستند. ممکن است اصلاً هیچ مرزبندی وجود نداشته باشد - سپس کاراکتر مورد استفاده به عنوان جداکننده همیشه به این صورت درک می شود (پس معمولاً کاما نیست - اغلب در متن استفاده می شود - اما یک کاراکتر متفاوت و کمتر رایج).

فایل های غیر استاندارد ممکن است به درستی باز نشوند - برای اینکه آنها همانطور که باید نمایش داده شوند، باید تنظیمات رایانه یا برنامه بازکننده را تغییر دهید. بیایید ببینیم چه مشکلاتی وجود دارد و چه راه حل هایی برای آنها وجود دارد.

فایل به درستی باز نمی شود

مدرک. کل محتوای سند در ستون اول قرار داده شده است.

علت. این سند از یک کاراکتر به عنوان جداکننده استفاده می کند که در تنظیمات رایانه به این صورت مشخص نشده است یا برای عملکرد دیگری رزرو شده است. به عنوان مثال، یک کاما ممکن است برای جدا کردن قسمت های اعشاری یک عدد رزرو شود و بنابراین نمی تواند مقادیر را در یک فایل جدا کند.

مزایا. راه های مختلفی برای حل این مشکل وجود دارد:

1. کاراکتر جداکننده را در خود سند تغییر دهید. آن را در Notepad یا یک ویرایشگر مشابه باز کنید و در خط اولیه (خالی، تمام داده ها باید در خطوط زیر باشد)، متن زیر را وارد کنید:

• برای تغییر جداکننده به کاما: سپتامبر
• برای تغییر به نقطه ویرگول: sep=;

شخصیت دیگری که بعد از آن نوشته شده است سپتامبر = در خط اولیه نیز به یک جدا کننده تبدیل می شود.

2. کاراکتر جداکننده استفاده شده در فایل را می توان در خود اکسل نیز مشخص کرد. در نسخه های 2016، 2013 یا 2010، برای این کار باید برگه را باز کنید داده ها و انتخاب کنید "متن به ستون” در یک گروه "کار با داده ها”.

با این کار پنجره "جادوگران برای توزیع متن در ستون ها". در آنجا، از بین قالب‌های داده پیشنهادی، باید آنهایی را که دارای جداکننده هستند انتخاب کنید. سپس باید فشار دهید بعدی و پس از انتخاب یک جداکننده، پایان.

3. برای باز کردن خودکار یک سند با وارد کردن جادوگرو نه فقط در یک برگه اکسل، پسوند را می توان از csv. به txt. تغییر داد. AT کارشناسی ارشد می توان هر کاراکتری را به عنوان جداکننده مشخص کرد - چگونه این کار را انجام دهیم، مقاله قبلا توضیح داده شد.
4. از VBA استفاده کنید. می توانید برای مثال استفاده کنید – برای Excel 2000 یا 2003 مناسب است. کد را می توان تغییر داد تا برای نسخه های دیگر مناسب باشد.

راه حل های ارائه شده در بالا برای اسناد فردی طراحی شده اند که تنظیمات آنها با موارد معمول متفاوت است. این توالی اقدامات باید برای هر فایلی که به درستی باز نمی شود اعمال شود. اگر اکثر اسناد به درستی باز نمی شوند، شاید بهترین راه حل تغییر تنظیمات رایانه باشد - این در راه حل پنجم مورد بحث قرار گرفته است.

5. جداکننده و نقطه اعشار را در تنظیمات کامپیوتر تغییر دهید

В صفحه کنترل، با دکمه فراخوانی می شود آغاز، انتخاب کنید "گزینه های اضافی” از لیست "استانداردهای منطقه ای. پس از کلیک کردن، یک پنجره ظاهر می شودتنظیم قالب” - در آن می توانید " را انتخاب کنیدجداکننده لیست” و جداکننده اعداد صحیح و کسری عدد. اگر فایل ها به کاما به عنوان جداکننده نیاز دارند، ابتدا نقطه را به عنوان نقطه اعشار تنظیم کنید. ممکن است برعکس باشد - شما به یک نقطه ویرگول به عنوان کاراکتر جداکننده نیاز دارید. سپس برای کسری، می توانید هر علامتی را بگذارید، این باعث درگیری نمی شود.

وقتی تمام تنظیمات کامل شد، کلیک کنید OK در هر دو پنجره باز - بسته می شوند و تغییرات ذخیره می شوند. به خاطر داشته باشید که آنها اکنون برای همه برنامه های رایانه کار می کنند.

صفرهای ابتدایی را حذف کنید

امضاء. برخی از مقادیر در سند مبدأ اعدادی هستند که با صفر شروع می شوند و با علامت کسری از هم جدا نمی شوند (به عنوان مثال، رمزها و کدهایی با تعداد ثابتی از ارقام، لاگین ها و رمزهای عبور، خوانش متر و ابزار). در اکسل، صفرهای ابتدای چنین اعدادی ناپدید می شوند. اگر فایل را ویرایش کنید و سپس آن را به عنوان یک کتاب کار اکسل ذخیره کنید، دیگر نمی‌توانید در این کتاب کار آن اعداد با صفر را پیدا کنید.

علت. اکسل فرمت های جداگانه ای برای متن و اعداد دارد. در فایل های متنی، چنین جداسازی وجود ندارد و بنابراین اکسل فرمت General را به همه مقادیر اختصاص می دهد. به این معنی که متن به صورت متن نمایش داده می شود و اعداد بدون حروف الفبا به صورت عددی نمایش داده می شوند که نمی توانند با صفر شروع شوند.

راه حل. پسوند را به txt. تغییر دهید تا وقتی سند را باز می‌کنید، Import Wizard فعال شود. وقتی به مرحله 3 رسیدید، قالب ستون های دارای اعدادی که با صفر شروع می شوند را به متن تغییر دهید.

برخی از مقادیر شبیه به تاریخ هستند

امضاء. تاریخ ها مقادیری را نشان می دهند که در اصل متن یا اعداد ساده هستند.

علت. فرمت کلی شامل تبدیل مقادیر به تاریخ هایی است که شبیه به تاریخ های اکسل هستند. اگر سند CSV حاوی یک مقدار واحد باشد می 12، سپس در برگه اکسل به صورت تاریخ نمایش داده می شود.

راه حل. مشابه آن در مورد قبلی. پسوند را به txt. در تغییر دهید کارشناسی ارشد فرمت مقادیر تبدیل شده به تاریخ به متن را تغییر دهید.

اگر برعکس، می خواهید محتوای یک ستون خاص را به عنوان تاریخ نمایش دهید، قالب آن را تنظیم کنید تاریخ. انواع مختلفی از قالب تاریخ وجود دارد، بنابراین یکی از موارد مورد نیاز خود را از لیست انتخاب کنید.

نحوه وارد کردن چندین فایل CSV به اکسل

اکسل می تواند چندین فایل CSV را همزمان باز کند.

1. رسانه ها و مطبوعات پرونده> باز کردن و گزینه را انتخاب کنید فایل های متنی از لیست کشویی زیر
2. برای انتخاب چندین فایل در کنار هم، ابتدا اولین مورد را انتخاب کنید و سپس کلیک کنید تغییر و روی آخرین مورد کلیک کنید. علاوه بر فایل های انتخاب شده، تمام فایل های موجود در بین آنها انتخاب می شوند.
3. کلیک کنید باز کن.

عیب این روش این است که هر فایل انتخابی به طور جداگانه در اکسل باز می شود. انتقال از یک سند به سند دیگر می تواند هزینه های زمانی را افزایش دهد. با این حال، پس از آن امکان کپی کردن محتویات همه آنها در برگه های یک Workbook وجود دارد.

توضیحات طولانی بود، با این حال، اکنون می توانید هر فایل CSV را در اکسل بدون مشکل باز کنید. اگر چیزی در نگاه اول نامفهوم به نظر می رسد، فقط مراحل نشان داده شده را دنبال کنید و همه چیز روشن می شود.