فهرست
در صبح باید فهرستی از وظایف بنویسید، اولویت بندی کنید... و این همه است، ما تضمین می کنیم یک روز موفق داشته باشیم؟ متاسفانه نه. از این گذشته، ما همیشه نمی دانیم که چگونه اصلی را از ثانویه، مهم را از فوری تشخیص دهیم. در تمرکز هم مشکل داریم. یک مربی کسب و کار به شما می گوید که چگونه آن را تعمیر کنید.
«متاسفانه، موقعیت‌هایی که من موفق می‌شوم اولویت‌هایم را در خط مقدم قرار دهم، به جای استثنا، عادی هستند. سعی می‌کنم کارهایم را برای روز برنامه‌ریزی کنم و چیزهای اصلی را برجسته کنم، اما در پایان روز کاملاً خسته هستم زیرا با تماس‌ها، گردش‌های کوچک و جلسات حواس‌ام پرت می‌شود. مهم ترین کارها همچنان به تعویق می افتد و برنامه های بزرگ سال روی کاغذ نوشته می شود. برای کمک به خود چه کاری می توانید انجام دهید؟» اولگا 27 ساله می پرسد.
من اغلب در آموزش های مربوط به اثربخشی مدیریتی به درخواست مشابهی برخورد می کنم. مشتریان دلیل اصلی مشکلشان را نداشتن اولویت می دانند. اما در واقعیت آنها هستند، فقط یک شخص خیلی روی آنها متمرکز نیست.
و اولین قدم برای حل این مسئله انتخاب ابزار مناسب برای کار بر روی تمرکز شماست. باید دقیقاً با ویژگی های شخصی شما مطابقت داشته باشد: باید شرایط کار و محل زندگی خود را در نظر بگیرید.
برای شروع، می توانید از چندین روش محبوب استفاده کنید که مدت هاست موثر شناخته شده اند. من سعی می کنم آنها را به مشتریانی که تازه کار با آنها را شروع کرده ایم توصیه کنم.
رویکرد اول: معیارهای ارزیابی را درک کنید
ابتدا به این سوال پاسخ دهید: هنگام اولویت بندی از چه معیارهایی استفاده می کنید؟ رایج ترین پاسخ، معیار «فوریت» است. با آن، همه موارد بسته به مهلت در یک ردیف قرار می گیرند. و تنها پس از آن، وظایف جدیدی را در «سازنده مجازی» ایجاد می‌کنیم، و آن‌هایی را که می‌توان بعداً تکمیل کرد، به عقب برمی‌گردانیم.
معایب این روش چیست؟ فهرست اولویت‌های امروز نه تنها باید شامل مواردی باشد که فردا ارتباط خود را از دست می‌دهد، یعنی فوری، بلکه آنچه را که ما به طور انتزاعی «مهم» می‌نامیم، نیز باید در بر داشته باشد. این همان چیزی است که ما را به سوی رسیدن به هدف سوق می دهد یا موانع جدی در مسیر رسیدن به آن را برطرف می کند.
و در اینجا خیلی ها اشتباه می کنند که معیارها را جایگزین می کنند. از نظر لاکونی، این را می توان به صورت زیر بیان کرد: "این بسیار فوری است، زیرا بسیار مهم است!" "این بسیار مهم است زیرا آخرین مهلت فردا است!" اما اگر لیست اولویت های شما برای روز شامل وظایفی نیست که منجر به دستیابی به اهداف مهم برای شما می شود، باید لیست کارهای خود را به دقت تجزیه و تحلیل کنید.
شما باید تصمیم بگیرید که از چه معیارهایی برای تعیین «فوریت» و «اهمیت» وظایف استفاده می کنید و اینکه آیا این دو مفهوم را با هم ترکیب می کنید یا خیر.
رویکرد دوم: سه دسته از اولویت ها را شناسایی کنید
همانطور که می دانید افق های برنامه ریزی متفاوت است. اگر افق برنامه ریزی یک روزه را در نظر می گیریم، بهتر است به صورت زیر عمل کنیم:
- یک اولویت اصلی را برای روز تعیین کنید. این وظیفه ای است که امروز حداکثر زمان و انرژی خود را صرف آن خواهید کرد.
- سه یا چهار مورد را مشخص کنید که امروز کمترین زمان و تلاش را صرف آن خواهید کرد. بهتر است بنویسید که چقدر زمان (پنج دقیقه، ده دقیقه) برای یک مورد خاص صرف می کنید. این لیست "آخرین اولویت" شما خواهد شد.
- در دسته سوم قرار می گیرد که می توان آن را «موارد اصل باقیمانده» نامید. در صورت باقی ماندن وقت آزاد برای آنها تکمیل خواهند شد. اما اگر محقق نشده باقی بمانند، تاثیری بر چیزی نخواهد داشت.
در اینجا ما با این سوال روبرو هستیم: "چگونه حداکثر انرژی را برای "آخرین اولویت" صرف نکنیم، ناخودآگاه "اصلی" را کنار بگذاریم؟ رویکرد سوم به پاسخ به آن کمک خواهد کرد.
رویکرد سوم: از حالت زمان آهسته استفاده کنید
ما بیشتر زمان کار خود را در حالت «زمان سریع» می گذرانیم. ما باید در فرآیندهای معمول شرکت کنیم و حجم عظیمی از اطلاعات را پردازش کنیم.
"زمان آهسته" موثرترین راه برای متوقف کردن روتین "دویدن در چرخ" است. این یک نگاه آگاهانه به خودتان و نقطه شروعی برای یافتن پاسخ این سؤالات است: «من چه کار می کنم؟ برای چی؟ من چیکار نمیکنم و چرا؟
برای اینکه این روش بهترین کار را انجام دهد، این سه دستورالعمل را دنبال کنید:
- یک مراسم خاص را وارد برنامه روزانه خود کنید. این باید یک فعالیت تکرار شونده در طول روز باشد که شما را در حالت «زمان آهسته» قرار دهد. این می تواند یک استراحت چای و اسکات معمولی باشد. این مراسم نباید بیش از 5 دقیقه طول بکشد و به شما اجازه دهد تنها باشید. و البته برای شما شادی و لذت به ارمغان می آورد - پس آن را به فردا موکول نمی کنید.
- به خاطر داشته باشید که «زمان آهسته» تنها زمانی برای لذت بردن نیست، بلکه فرصتی برای افزایش رضایت شما از حالت «زمان سریع» است. و از خود سه سوال بپرسید: «امروز به چه نتیجه‌ای باید برسم؟»، «گام کوچک بعدی برای رسیدن به این نتیجه که باید بردارم چیست؟»، «چه چیزی مرا از آن پرت می‌کند و چگونه حواسم پرت نشود؟» این سوالات به شما کمک می کند تا اهداف اصلی خود را در ذهن داشته باشید. و برنامه ریزی گام های کوچک بعدی یک پیشگیری عالی از اهمال کاری خواهد بود.
- از حالت زمان آهسته دو تا چهار بار در روز استفاده کنید. هر چه بیشتر و قوی تر تحت تأثیر عوامل دنیای بیرون قرار بگیرید، بیشتر اوقات باید به این حالت تغییر دهید. سه سوال و چند دقیقه در هر جلسه کافی خواهد بود. معیار اصلی این است که باید به شما لذت بدهد. اما به یاد داشته باشید: استفاده از این تکنیک کمتر از یک بار در روز به معنای انجام آن نیست.