گروه بندی و جداسازی داده ها در اکسل. دستورالعمل گام به گام با عکس

اکنون عصر اطلاعات است. حجم داده هایی که مردم باید هر روز پردازش کنند، روز به روز بیشتر و بیشتر می شود. این در تمام زمینه های ممکن زندگی از جمله کار صدق می کند. اکنون زمینه های بیشتری از فعالیت های انسانی وجود دارد که در آنها نیاز شدید به توانایی پردازش سریع مقادیر زیادی از اطلاعات وجود دارد.

یکی از ویژگی های اکسل که به شما این امکان را می دهد گروه بندی است. واقعیت این است که ساختاردهی اطلاعات به کار نه با تمام داده های موجود، بلکه فقط با قطعات کوچک کمک می کند. اگر همان نوع اطلاعات را در یک بلوک بسته بندی کنید، برای رایانه و خود شخص راحت تر است. تقریباً هیچ حوزه ای وجود ندارد که در آن ساختار اطلاعات مورد تقاضا نباشد:

1. پردازش داده های فروش انبارها به طور مرتب دسته های عظیمی از کالاهای متنوع با هزینه، وزن، تامین کننده، نام و غیره متفاوت را دریافت می کنند. ساختار داده ها، حرکت در این مجموعه اطلاعات را آسان تر می کند.
2. مطالعات. کیفیت آموزش و خودآموزی ارتباط تنگاتنگی با چگونگی ساختار اطلاعات دارد. بنابراین، اگر داده های یک نوع را به درستی در کنار یکدیگر گروه بندی کنید، انجام نه تنها کارهای عملی مربوط به آمار، به عنوان مثال، بلکه کارهای نظری، سازماندهی تکالیف و غیره نیز آسان تر خواهد بود.
3. گزارش حسابداری حسابداران مرتباً باید با اعداد سروکار داشته باشند که هر کدام با شماره های دیگر ارتباط دارند. و برای راحت‌تر کردن کار با تعداد زیادی از مقادیر uXNUMXbuXNUMX مرتبط با یکدیگر و اطلاعات از نوع متفاوت، استفاده از گروه‌بندی داده‌ها بسیار راحت است.

همچنین، عملکرد گروه بندی داده ها به شما امکان می دهد اطلاعات قدیمی را پنهان کنید. بیایید ببینیم چگونه کار می کند و چگونه می توانید از آن استفاده کنید.

نحوه تنظیم پارامترهای تابع

برای کار با گروه بندی داده ها، ابتدا باید آن را پیکربندی کنید. برای انجام این کار، به تب "داده" بروید و گزینه "Structure" را در آنجا پیدا کنید. بعد، یک پانل پاپ آپ ظاهر می شود که در آن باید دکمه ای را در گوشه سمت راست پایین پیدا کنید.

پس از آن، پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید چک باکس های مناسب را انتخاب کرده و کلید OK را فشار دهید. این تنظیمات نحوه نمایش داده ها را کنترل می کنند.

مهم: در عمل، بسیاری از مردم نمایش مجموع ها در زیر داده ها را ناخوشایند می دانند. بنابراین، می توانید این کادر را بدون علامت رها کنید. همچنین توصیه می‌شود کادر «سبک‌های خودکار» را علامت بزنید.

پس از انجام این مراحل، می توانید بلافاصله شروع به گروه بندی اطلاعات کنید.

نحوه گروه بندی داده ها بر اساس ردیف

حالا بیایید بفهمیم که در عمل برای گروه بندی ردیف ها چه کاری باید انجام شود.

1. یک ردیف جدید در بالا یا پایین ردیف هایی که می خواهیم گروه بندی کنیم ایجاد کنید. همه چیز به این بستگی دارد که کدام روش نمایش نتایج در مرحله قبل انتخاب شده است.
2. مرحله بعدی ایجاد عنوان جدول در سلول سمت چپ بالای سطر اضافه شده است. این نام گروهی است که سلول‌هایی که بر اساس مشخصی رایج هستند ترکیب می‌شوند.
3. تمام سلول های ناحیه زیر ردیف جدید ایجاد شده یا بالای آن (بسته به کاری که در مرحله اول انجام دادیم) را انتخاب کنید. پس از آن، ما به دنبال دکمه "Structure" در تب داده ها می گردیم و در آنجا گزینه "Group" را پیدا می کنیم. مهم است که روی فلش یا نام دستور در پانل پاپ آپ کلیک نکنید، بلکه روی نماد کلیک کنید.

اگر همچنان روی فلش رو به پایین کلیک کنید، یک منوی اضافی ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید تابع گروه‌بندی را انتخاب کنید یا یک ساختار ایجاد کنید. ما در درجه اول به گروه بندی در این مرحله علاقه مندیم.

پس از آن، ویژگی اصلی را انتخاب می کنیم که توسط آن گروه بندی انجام می شود. این می تواند ردیف یا ستون باشد. اگر چیزی را تغییر ندهید، اولین مورد به طور پیش فرض انتخاب می شود. پس از اینکه مطمئن شدیم که تنظیمات مطابق نیاز ما تنظیم شده است، باید اقدامات خود را با فشار دادن دکمه OK تأیید کنیم. از آنجایی که ما بر اساس ردیف گروه بندی می کنیم، نیازی به تغییر چیزی نداریم، فقط باید دوبار بررسی کنیم.

مهم: اگر قبل از شروع به گروه بندی اشیاء، نه یک سلول، بلکه کل ستون ها یا ردیف ها را در پانل مختصات انتخاب کنید، این کادر محاوره ای ظاهر نمی شود. برنامه به تنهایی متوجه خواهد شد که چه کاری باید انجام دهد.

این واقعیت که خطوط گروه بندی شده اند، می توانیم با علامت منفی در پانل مختصات متوجه شویم. این به ما می گوید که داده ها فاش شده است. حالا می توانیم با کلیک بر روی این نماد یا با کلیک بر روی دکمه 1 کمی بالاتر آنها را مخفی کنیم (نشان دهنده درجه گروه بندی است).

می بینیم که خطوط پنهان هستند و علامت منفی به مثبت تغییر کرده است. برای باز کردن خط مورد نظر می توانید روی آن کلیک کنید و سپس برنامه به تنهایی این کار را انجام می دهد. اگر نیاز به گسترش تمام خطوط دارید، باید روی دکمه "2" کلیک کنید، که در بالای پانل مختصات در این مورد قرار دارد.

نحوه گروه بندی ستون ها

برای گروه بندی ستون ها، الگوریتم اقدامات تقریباً یکسان است:

1. بسته به اینکه چه گزینه هایی را در تنظیمات انتخاب کرده ایم، باید یک ستون جدید در سمت چپ یا راست ناحیه ای که گروه بندی می شود وارد کنیم.
2. نام گروه را در بالاترین سلول ستون ظاهر شده یادداشت می کنیم.
3. ما تمام ستون هایی را که باید گروه بندی کنیم انتخاب می کنیم (فقط ستونی را که در مرحله اول اضافه کردیم رها می کنیم) و سپس به همان روشی که الگوریتم توضیح داده شده در بالا روی دکمه "گروه" کلیک می کنیم.
4. اکنون باید روی آیتم "Columns" در پنجره کوچک کلیک کرده و روی دکمه "OK" کلیک کنید.
5. موفق باشید.

توجه داشته باشید. درست مانند هنگام گروه بندی ردیف ها، اگر کل ستون ها را در نوار مختصات افقی انتخاب کنیم، کادر محاوره ای کوچکی دریافت نمی کنیم.

نحوه ایجاد گروه بندی چند سطحی

اکسل یک برنامه کاربردی است، اما امکانات آن همانطور که در مثال های بالا توضیح داده شد به گروه بندی تک سطحی ختم نمی شود. همچنین توانایی گروه بندی سلول ها بر اساس چندین سطح وجود دارد. این کار به روش زیر انجام می شود:

1. برای شروع، گروه اصلی به روشی که در بالا توضیح داده شد ایجاد می شود. سپس زیر گروه ها به آن اضافه خواهند شد.
2. پس از آن از باز شدن گروه اصلی مطمئن می شویم. در آن، ما همچنین اقداماتی را که در بالا توضیح داده شد انجام می دهیم. مراحل خاص بستگی به این دارد که آیا فرد با سطرها یا ستون ها کار می کند.
3. در نتیجه می توان گروه های چند سطحی ایجاد کرد.

دستورالعمل برای حذف گروه بندی داده ها

زمانی ممکن است شرایطی پیش بیاید که به یک گروه یا زیرگروه از قبل ایجاد شده دیگر نیازی نباشد. یک تابع جداگانه برای این وجود دارد - "Ungroup". برای پیاده سازی آن باید مراحل زیر را طی کنید:

1. عناصری که بخشی از گروه هستند را انتخاب کنید.
2. برگه "داده ها" را باز کنید.
3. ما گروه "Structure" را در آنجا پیدا می کنیم، آن را با فلش زیر باز کنید.
4. در آنجا، روی دکمه "Ungroup" کلیک کنید. بسیار مهم است که روی نماد کلیک کنید، نه کتیبه.

بعد، ما انتخاب می‌کنیم که دقیقاً چه چیزی را می‌خواهیم لغو گروه کنیم. بسته به آنچه قبلاً گروه بندی کرده ایم، موردی را انتخاب می کنیم که مناسب باشد. پس از اتمام عمل، دکمه OK را فشار دهید.

توجه! اگر قبل از آن یک گروه بندی چند سطحی انجام می شد یا چندین گروه مختلف ایجاد می شد، باید جداگانه اصلاح شوند.

در اینجا نیز چنین نتیجه ای دریافت می کنیم.

این یک الگوریتم کلی برای گروه بندی سلول ها است، اما مانند هر کسب و کاری، تفاوت های ظریف زیادی وجود دارد. بیایید با جزئیات بیشتری به آنها نگاه کنیم.

نحوه لغو گروه بندی برگه ها

ممکن است لازم باشد گهگاهی برگه ها را از حالت گروه بندی خارج کنید. برای انجام این کار، باید دنباله اقدامات زیر را انجام دهید:

1. برای شروع، ما آن برگه هایی را پیدا می کنیم که گروه بندی شده اند. اگر برگه ها از قبل گروه بندی شده باشند، به همان رنگ نمایش داده می شوند یا عنوان به صورت پررنگ نمایش داده می شود.
2. پس از آن، باید روی یکی از برگه های گروه کلیک راست کنید و سپس روی دکمه «Ungroup sheets» در منوی زمینه کلیک کنید. اکنون آنها گروه بندی نمی شوند و همه تغییرات مستقل از سایرین در آنها اعمال می شود.

راه دیگر برای لغو گروه بندی برگه ها استفاده از کلید Shift و سپس کلیک بر روی برگه فعال در گروهی است که می خواهید گروه بندی کنید. یعنی باید گروهی را که نیاز به لغو گروه بندی آن است، تعریف کنید، سپس روی یکی از تب ها کلیک کنید و با نگه داشتن کلید Shift روی آن کلیک کنید.

پس از انجام تغییرات، اکنون می توانید برخی از برگه ها را گروه بندی کنید. برای انجام این کار، کلید Ctrl یا Cmd را فشار دهید (اولی برای رایانه های دارای ویندوز و دومی مربوط به فناوری اپل است) و در حالی که دکمه را نگه داشته اید، به طور متناوب روی برگه هایی که می خواهید در یک گروه ترکیب شوند کلیک کنید. پس از آن، برنامه همه کارها را برای کاربر انجام می دهد.

نحوه حذف گروه بندی داده های دسته بندی شده به صورت دستی

قبل از لغو گروه بندی سلول ها، ابتدا باید نحوه گروه بندی آنها را بدانید: دستی یا خودکار. گروه بندی دستی روشی است که در بالا توضیح داده شد. تولید خودکار گروه ها زمانی است که با استفاده از توابع خاصی ایجاد می شوند. به عنوان مثال، پس از تولید جمع های فرعی. این واقعیت که از این فرصت استفاده شد را می توان از خط "نتایج متوسط" فهمید.

اگر داده ها از طریق تابعی به همین نام گروه بندی شده باشند اکسل سپس برای منحل کردن آن، باید مطمئن شوید که گروه مستقر شده است. اگر نه، باید روی دکمه + در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید. این واقعیت که گروه مستقر است، می توانیم با دکمه قضاوت کنیم - در همان مکان. وقتی یک گروه را گسترش می دهیم، شروع به دیدن ردیف ها و گروه های مخفی می کنیم. پس از آن، با استفاده از صفحه کلید یا دکمه سمت چپ ماوس، تمام سلول های گروه را انتخاب کنید و سپس - طبق الگوریتم توضیح داده شده در بالا.

تعداد کمی از مردم می دانند که راه دیگری برای جدا کردن سلول های گروه بندی شده دستی وجود دارد - با استفاده از کلیدهای میانبر.

برای این کار ابتدا باید ستون هایی را که گروه بندی شده اند انتخاب کنید و سپس کلیدهای جهت دار Alt + Shift + Left را فشار دهید. اگر کار بر روی رایانه ای انجام می شود که تحت سیستم عامل Mac OS کنترل می شود، باید از ترکیب کلید Command + Shift + J استفاده کنید.

چگونه داده های گروه بندی شده را به طور خودکار از حالت گروه بندی خارج کنیم

اگر در نتیجه بررسی انجام شده در پاراگراف قبلی، معلوم شد که داده ها به طور خودکار گروه بندی شده اند، همه چیز تا حدودی پیچیده تر است، زیرا عملکرد استاندارد ungroup در این مورد کار نخواهد کرد. اقدامات به این بستگی دارد که دقیقاً چه چیزی گروه بندی داده ها را انجام داده است. اگر این تابع "Subtotals" باشد، دنباله اقدامات به شرح زیر است:

1. ما همان برگه را با داده ها در پانل اصلی (یا نوار، همانطور که اغلب به آن می گویند) باز می کنیم.
2. پس از کلیک بر روی دکمه "Subtotals" (که دقیقاً همان کاری است که باید به عنوان مرحله دوم انجام دهیم)، یک پنجره خواهیم داشت. خود دکمه در همان بخش - Structure قرار دارد. پس از آن، پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید روی دکمه "حذف همه" کلیک کنید. می توان آن را در گوشه سمت چپ پایین پنجره یا جای دیگری (بسته به نسخه آفیس و برنامه صفحه گسترده خاص) پیدا کرد.

توجه! این روش نه تنها گروه، بلکه جمع های فرعی را نیز حذف می کند. بنابراین، در صورت نیاز به نگه داشتن آنها، بهتر است عناصر گروه را در برگه دیگری کپی کنید و از آنها به عنوان گروه بندی نشده استفاده کنید.

یک توصیه قوی برای هر عملیاتی با جدول برای گروه‌بندی یا حذف گروه‌بندی داده‌ها. قبل از انجام این کار، باید یک کپی از جدول اصلی تهیه کنید. در این صورت، اگر چیزی طبق برنامه پیش نرفت، می توانید نمای اصلی سند را بازیابی کنید.

بنابراین، اکسل عملکرد بسیار گسترده ای برای ساختاردهی داده ها دارد. البته، نمی تواند همه کارها را برای یک فرد انجام دهد، اما به شما امکان می دهد کارها را با داده های ساختاریافته راحت تر سازماندهی کنید. بقیه باید توسط خود شخص انجام شود. با این حال، این یک ابزار بسیار کاربردی است که برای کسانی که باید با حجم عظیمی از اطلاعات عددی و متنی کار کنند بسیار مفید خواهد بود.