آیا تا به حال یک فلوچارت برای یک سند یا فرآیند تجاری ایجاد کرده اید؟ برخی از شرکت ها نرم افزار تخصصی گران قیمتی را خریداری می کنند که می تواند با چند کلیک ماوس فلوچارت ایجاد کند. شرکت‌های دیگر مسیر متفاوتی را انتخاب می‌کنند: آنها از ابزاری استفاده می‌کنند که از قبل در اختیار دارند و کارکنانشان می‌دانند چگونه در آن کار کنند. فکر می کنم حدس زده اید که ما در مورد Microsoft Excel صحبت می کنیم.
ایجاد یک طرح
هدف فلوچارت نشان دادن ساختار منطقی رویدادهایی است که باید اتفاق بیفتد، تصمیماتی که باید گرفته شود و پیامدهای آن تصمیمات. بنابراین، بدون شک ساختن فلوچارت آسانتر خواهد بود اگر ابتدا چند دقیقه وقت بگذارید و افکار خود را مرتب کنید. فلوچارتی متشکل از مراحل نامرتب و بد فکر شده، فایده چندانی نخواهد داشت.
پس چند دقیقه ای را به یادداشت برداری اختصاص دهید. مهم نیست در چه قالبی، نکته اصلی این است که هر مرحله از فرآیند را یادداشت کنید و هر تصمیم را با عواقب احتمالی اصلاح کنید.
موارد را سفارشی کنید
برای هر مرحله طرح کلی، عناصر فلوچارت را به اکسل اضافه کنید.
- در برگه Advanced قرار دادن (درج) کلیک کنید آمار و ارقام (شکل ها).
- لیست باز شده از چهره ها به گروه های اصلی تقسیم می شود. به سمت پایین به گروه بروید نمودار بلوکی (فلوچارت).
- یک عنصر را انتخاب کنید.
- برای افزودن متن به یک عنصر، روی آن کلیک راست کرده و انتخاب کنید تغییر متن (ویرایش متن).
- در برگه Advanced چارچوب (قالب) نوار منو سبک و طرح رنگ مورد را انتخاب کنید.
وقتی با یک عنصر تمام شد، عنصر بعدی را برای آیتم بعدی ساختار مورد نظر اضافه کنید، سپس عنصر بعدی و به همین ترتیب تا زمانی که کل ساختار روی صفحه ظاهر شود.
به شکل هر عنصر فلوچارت توجه کنید. فرم به خواننده می گوید که کدام تابع در هر مرحله از ساختار اجرا می شود. توصیه می شود که همه فرم ها مطابق با هدف پذیرفته شده آنها استفاده شوند، زیرا استفاده غیر استاندارد از فرم ها می تواند خوانندگان را سردرگم کند.
در اینجا برخی از رایج ترین موارد ذکر شده است:
- شروع یا پایان فلوچارت:
- گردش کار، رویه ای که باید دنبال شود:
- یک فرآیند از پیش تعریف شده، مانند یک زیر برنامه قابل استفاده مجدد:
- جدول پایگاه داده یا سایر منابع داده:
- تصمیم گیری، مانند ارزیابی اینکه آیا فرآیند قبلی به درستی انجام شده است یا خیر. خطوط اتصالی که از هر گوشه لوزی سرچشمه می‌گیرد با راه‌حل‌های مختلف ممکن مطابقت دارد:
عناصر را سازماندهی کنید
پس از درج همه عناصر در ورق:
- برای چیدمان عناصر در یک ستون زوج، چند عنصر را با کلیک روی آنها با فشار دادن کلید ماوس انتخاب کنید تغییر، سپس روی برگه چارچوب (فرمت) کلیک کنید مرکز هماهنگی (تراز کردن مرکز).
- برای تنظیم دقیق فاصله بین چندین عنصر، آنها را انتخاب کنید و روی برگه قرار دهید چارچوب (فرمت) کلیک کنید به صورت عمودی توزیع کنید (توزیع عمودی).
- اطمینان حاصل کنید که اندازه عناصر یکسان است. ارتفاع و عرض همه عناصر را یکسان کنید تا فلوچارت شما زیبا و حرفه ای به نظر برسد. عرض و ارتفاع عنصر را می توان با وارد کردن مقادیر مورد نظر در فیلدهای مربوطه در برگه تنظیم کرد چارچوب (فرمت) نوارهای منو.
راه اندازی خطوط پیوند
در برگه Advanced قرار دادن (درج) کلیک کنید آمار و ارقام (شکل می دهد) و یک فلش یا تاقچه مستقیم را با فلش انتخاب کنید.
- از یک فلش مستقیم برای اتصال دو عنصر که به ترتیب مستقیم هستند استفاده کنید.
- برای مثال، اگر می خواهید بعد از یک عنصر تصمیم به مرحله قبل برگردید، زمانی که اتصال دهنده نیاز به خمیدگی دارد، از لبه فلش استفاده کنید.
اقدامات بعدی
اکسل بسیاری از عناصر اضافی را برای ایجاد فلوچارت ها و تنوع بی پایانی از گزینه های قالب بندی قابل تنظیم ارائه می دهد. به راحتی آزمایش کنید و همه گزینه های موجود را امتحان کنید!