نحوه پیدا کردن و حذف موارد تکراری در اکسل 5 روش برای یافتن و حذف موارد تکراری در اکسل

بر کسی پوشیده نیست که در اکسل اغلب باید با جداول بزرگی که حاوی حجم عظیمی از اطلاعات هستند کار کنید. در عین حال، چنین حجمی از اطلاعات در حین پردازش می تواند باعث خرابی یا محاسبات نادرست هنگام استفاده از فرمول های مختلف یا فیلتر شود. این امر به ویژه زمانی احساس می شود که باید با اطلاعات مالی کار کنید.

بنابراین برای ساده سازی کار با چنین آرایه ای از اطلاعات و از بین بردن احتمال خطا، دقیقاً نحوه کار با ردیف ها در اکسل و استفاده از آنها برای حذف موارد تکراری را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد. ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما فهمیدن آن در واقع بسیار ساده است، به خصوص زمانی که پنج روش کار با یافتن و حذف موارد تکراری در دسترس باشد.

روش 1: ردیف های تکراری را به صورت دستی حذف کنید

اولین قدم این است که از ساده ترین راه برای مقابله با موارد تکراری استفاده کنید. این روش دستی است که شامل استفاده از برگه "داده" است:

1. ابتدا باید تمام سلول های جدول را انتخاب کنید: LMB را نگه دارید و کل منطقه سلول ها را انتخاب کنید.
2. در بالای نوار ابزار، باید بخش «داده» را انتخاب کنید تا به تمام ابزارهای لازم دسترسی داشته باشید.
3. آیکون های موجود را به دقت در نظر می گیریم و نمادی را انتخاب می کنیم که دارای دو ستون سلولی با رنگ های مختلف باشد. اگر ماوس را روی این نماد نگه دارید، نام "حذف موارد تکراری" نمایش داده می شود.
4. برای استفاده موثر از تمام پارامترهای این بخش، کافی است مراقب باشید و برای تنظیمات وقت خود را صرف کنید. به عنوان مثال، اگر جدول دارای "هدر" است، پس حتما به مورد "داده های من حاوی سرصفحه" توجه کنید، باید بررسی شود.

5. بعد پنجره ای می آید که اطلاعات را بر اساس ستون نمایش می دهد. شما باید ستون هایی را که می خواهید برای تکرار بررسی کنید انتخاب کنید. برای به حداقل رساندن برداشت های نادیده گرفته شده، بهتر است همه را انتخاب کنید.

6. هنگامی که همه چیز آماده شد، دوباره اطلاعات علامت گذاری شده را بررسی کنید و روی OK کلیک کنید.
7. اکسل به طور خودکار سلول های انتخاب شده را تجزیه و تحلیل می کند و تمام گزینه های منطبق را حذف می کند.
8. پس از بررسی کامل و حذف موارد تکراری از جدول، پنجره ای در برنامه ظاهر می شود که در آن پیامی مبنی بر پایان فرآیند وجود دارد و اطلاعاتی در مورد تعداد ردیف های منطبق حذف شده نشان داده می شود.

شما فقط باید روی "OK" کلیک کنید و می توانید فرض کنید که همه چیز آماده است. هر عمل را با دقت انجام دهید و نتیجه مطمئناً شما را ناامید نخواهد کرد.

روش 2: حذف موارد تکراری با استفاده از جدول هوشمند

اکنون بیایید نگاهی دقیق‌تر به روش مفید دیگری برای حذف موارد تکراری بیندازیم که مبتنی بر استفاده از "جدول هوشمند" است. کافی است این توصیه ها را دنبال کنید:

1. اول از همه، کل جدولی را که می خواهید الگوریتم پردازش خودکار اطلاعات هوشمند را روی آن اعمال کنید، انتخاب کنید.

2. اکنون از نوار ابزار استفاده کنید، جایی که باید بخش "Home" را انتخاب کنید و سپس "Format as Table" را پیدا کنید. این نماد معمولاً در زیر بخش "سبک ها" قرار دارد. باقی مانده است که از فلش رو به پایین ویژه در کنار نماد استفاده کنید و سبک طراحی میز را که بیشتر دوست دارید انتخاب کنید.

3. هنگامی که همه چیز به درستی انجام شد، یک پیام اضافی در مورد قالب بندی جدول ظاهر می شود. محدوده ای را که تابع Smart Table برای آن اعمال خواهد شد، مشخص می کند. و اگر قبلاً سلول های لازم را انتخاب کرده اید، محدوده به طور خودکار نشان داده می شود و فقط باید آن را بررسی کنید.

4. تنها شروع جستجو و حذف بیشتر خطوط تکراری باقی مانده است. برای انجام این کار، باید اقدامات دیگری را انجام دهید:
   • مکان نما را روی یک سلول جدول دلخواه قرار دهید.
   • در نوار ابزار بالا، بخش "طراحی جدول" را انتخاب کنید.
   • ما به دنبال نمادی به شکل دو ستون سلول با رنگ متفاوت هستیم، هنگامی که روی آنها قرار می گیرید، کتیبه "حذف موارد تکراری" نمایش داده می شود.
   • پس از استفاده از آیکون داده شده، مراحلی را که در روش اول مشخص کردیم، دنبال کنید.

توجه کنید! این روش دارای یک ویژگی منحصر به فرد است - به لطف آن، کار با جداول محدوده های مختلف بدون هیچ محدودیتی امکان پذیر خواهد بود. هر ناحیه انتخاب شده در حین کار با اکسل به دقت برای موارد تکراری تجزیه و تحلیل می شود.

روش 3: استفاده از فیلتر

حالا بیایید به روش خاصی توجه کنیم که به شما امکان می دهد موارد تکراری را از جدول حذف نکنید، بلکه آنها را به سادگی پنهان کنید. در واقع این روش به شما این امکان را می دهد که جدول را به گونه ای قالب بندی کنید که هیچ مزاحمتی در کار بعدی شما با جدول ایجاد نکند و به صورت بصری فقط اطلاعات مرتبط و مفید را بدست آورید. برای اجرای آن، فقط باید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. اولین قدم این است که کل جدولی را که می‌خواهید در آن دستکاری کنید تا موارد تکراری حذف شود، انتخاب کنید.
2. اکنون به بخش "داده" بروید و بلافاصله به زیربخش "فیلتر" بروید.

3. نشانه واضح فعال شدن فیلتر وجود فلش های خاص در سرفصل جدول است که پس از آن کافی است از آنها استفاده کنید و اطلاعات مربوط به موارد تکراری را نشان دهید (مثلاً یک کلمه یا نام در جستجو) .

بنابراین، می توانید بلافاصله تمام موارد تکراری را فیلتر کنید و دستکاری های اضافی را با آنها انجام دهید.

فیلتر پیشرفته برای یافتن موارد تکراری در اکسل

یک راه اضافی دیگر برای استفاده از فیلترها در اکسل وجود دارد، برای این کار شما نیاز دارید:

1. تمام مراحل روش قبلی را انجام دهید.
2. در پنجره جعبه ابزار، از نماد «پیشرفته» استفاده کنید که در کنار همان فیلتر قرار دارد.

3. پس از استفاده از این آیکون، فقط باید به پنجره تنظیمات پیشرفته توجه کنید. این جعبه ابزار پیشرفته به شما امکان می دهد با اطلاعات اولیه آشنا شوید:
   • ابتدا باید محدوده مشخص شده جدول را بررسی کنید تا با آنچه که ذکر کرده اید مطابقت داشته باشد.
   • حتماً کادر "فقط سوابق منحصر به فرد" را علامت بزنید.
   • هنگامی که همه چیز آماده شد، فقط روی دکمه "OK" کلیک کنید.

4. هنگامی که همه توصیه ها برآورده شدند، تنها کاری که باید انجام دهید این است که به جدول نگاهی بیندازید و مطمئن شوید که موارد تکراری دیگر نمایش داده نمی شوند. اگر به اطلاعات پایین سمت چپ نگاه کنید که تعداد خطوط نمایش داده شده روی صفحه را نشان می دهد، بلافاصله قابل مشاهده خواهد بود.

مهم! اگر نیاز دارید همه چیز را به شکل اصلی خود برگردانید، انجام این کار تا حد امکان ساده است. فقط کافی است با انجام اقدامات مشابهی که در دستورالعمل روش ذکر شده است، فیلتر را لغو کنید.

روش 4: قالب بندی شرطی

قالب بندی شرطی یک جعبه ابزار ویژه است که در حل بسیاری از مشکلات استفاده می شود. می توانید از این ابزار برای پیدا کردن و حذف موارد تکراری در جدول استفاده کنید. برای این کار باید موارد زیر را انجام دهید:

1. مانند قبل، ابتدا باید سلول های جدولی را که می خواهید قالب بندی کنید، انتخاب کنید.
2. اکنون باید به تب "Home" بروید و نماد ویژه "Conditional Formatting" را که در زیر بخش "Styles" قرار دارد، پیدا کنید.

3. پس از انجام مراحل، به پنجره ای به نام «قوانین انتخاب سلول» دسترسی خواهید داشت، سپس باید مورد «مقادیر تکراری» را انتخاب کنید.

4. حتما به تنظیمات قالب بندی دقت کنید، آنها باید بدون تغییر باقی بمانند. تنها چیزی که می توان تغییر داد کدگذاری رنگ با توجه به ترجیحات شما است. هنگامی که همه چیز آماده شد، می توانید روی "OK" کلیک کنید.

5. به لطف چنین اقداماتی، می توانید تمام موارد تکراری را با رنگ های مختلف برجسته کنید و در آینده با آنها شروع به کار کنید.

توجه! عیب اصلی این روش این است که هنگام استفاده از چنین تابعی، کاملاً همه مقادیر یکسان علامت گذاری می شوند و نه تنها گزینه هایی که کل رشته با هم مطابقت دارد. برای جلوگیری از مشکلات ادراک بصری و درک اینکه دقیقاً چگونه باید عمل کنید و به چه چیزی توجه کنید ، ارزش دارد که این تفاوت ظریف را به خاطر بسپارید.

روش 5: فرمول حذف ردیف های تکراری

این روش دشوارترین روش ذکر شده است، زیرا منحصراً برای آن دسته از کاربرانی در نظر گرفته شده است که عملکردها و ویژگی های این برنامه را درک می کنند. پس از همه، این روش شامل استفاده از یک فرمول پیچیده است. به نظر می رسد این است: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). اکنون باید تصمیم بگیرید که دقیقاً چگونه از آن استفاده کنید و کجا آن را اعمال کنید:

1. اولین قدم اضافه کردن یک ستون جدید است که منحصراً به موارد تکراری اختصاص داده می شود.

2. ورхнюю ячейку و اطلاعات در فرمولو را تقسیم کنید: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. اکنون کل ستون را برای موارد تکراری بدون لمس هدر انتخاب کنید.

• مکان نما را در انتهای فرمول قرار دهید، فقط مراقب این مورد باشید، زیرا فرمول همیشه به وضوح در سلول قابل مشاهده نیست، بهتر است از نوار جستجوی بالای صفحه استفاده کنید و با دقت به مکان صحیح مکان نما نگاه کنید.
• پس از تنظیم مکان نما، باید دکمه F2 را روی صفحه کلید فشار دهید.
• پس از آن، باید کلید ترکیبی "Ctrl + Shift + Enter" را فشار دهید.

4. با تشکر از اقدامات انجام شده، پر کردن صحیح فرمول با اطلاعات لازم از جدول امکان پذیر خواهد بود.

یافتن موارد منطبق با دستور Find

اکنون ارزش آن را دارد که گزینه جالب دیگری برای یافتن موارد تکراری در نظر بگیرید. به خصوص برای چنین روشی، به فرمول دیگری نیاز دارید که به شکل زیر است: =COUNTIF(A:A، A2)>1.

اطلاعات تکمیلی! در این فرمول، A2 به معنای علامت اولین سلول از ناحیه ای است که قصد جستجو در آن را دارید. به محض اینکه فرمول وارد سلول اول شد، می توانید مقدار را بکشید و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنید. به لطف چنین اقداماتی، توزیع اطلاعات به صورت "درست" و "نادرست" امکان پذیر خواهد بود. و اگر نیاز به جستجو در یک منطقه محدود دارید، محدوده جستجو را علامت بزنید و مطمئن شوید که این نام‌گذاری‌ها را با علامت $ ایمن کنید، که commit را تایید می‌کند و آن را پایه می‌کند.

اگر از اطلاعات به شکل "درست" یا "نادرست" راضی نیستید، پیشنهاد می کنیم از فرمول زیر استفاده کنید که ساختار اطلاعات را تشکیل می دهد: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;"تکراری";"بی نظیر"). اجرای صحیح همه اقدامات به شما این امکان را می دهد که تمام اقدامات لازم را انجام دهید و به سرعت با اطلاعات تکراری موجود مقابله کنید.

نحوه استفاده از جدول محوری برای یافتن موارد تکراری

یک روش اضافی برای استفاده از توابع اکسل برای یافتن موارد تکراری PivotTable است. درست است، برای استفاده از آن، شما هنوز نیاز به درک اساسی از تمام عملکردهای برنامه دارید. در مورد اقدامات اصلی، آنها به شرح زیر هستند:

1. اولین قدم ایجاد یک طرح جدول است.
2. شما باید از همان فیلد به عنوان اطلاعات برای رشته ها و مقادیر استفاده کنید.
3. کلمات منطبق انتخاب شده مبنایی برای شمارش خودکار موارد تکراری خواهند بود. فقط فراموش نکنید که اساس تابع شمارش دستور "COUNT" است. برای درک بیشتر، به خاطر داشته باشید که تمام مقادیری که از مقدار 1 تجاوز کنند، تکراری خواهند بود.

به اسکرین شات توجه کنید که نمونه ای از چنین روشی را نشان می دهد.

نقطه تمایز اصلی این روش عدم وجود هرگونه فرمول است. می توان آن را با خیال راحت پذیرفت، اما ابتدا باید ویژگی ها و تفاوت های ظریف استفاده از جدول محوری را مطالعه کنید.

نتیجه

اکنون تمام اطلاعات لازم در مورد روش های استفاده از جستجو و حذف موارد تکراری را دارید و همچنین توصیه ها و نکاتی دارید که به شما در حل سریع مشکل کمک می کند.