فهرست
جدول با مقادیر یکسان یک مشکل جدی برای بسیاری از کاربران مایکروسافت اکسل است. اطلاعات تکراری را می توان با استفاده از ابزارهای تعبیه شده در برنامه حذف کرد و ظاهری منحصر به فرد به جدول داد. نحوه انجام صحیح آن در این مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.
روش 1 نحوه بررسی جدول برای موارد تکراری و حذف آنها با استفاده از ابزار Conditional Formatting
برای اینکه اطلاعات یکسان چندین بار تکرار نشود، باید پیدا شود و از آرایه جدول حذف شود و تنها یک گزینه باقی بماند. برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:
- از دکمه سمت چپ ماوس برای انتخاب محدوده سلول هایی که می خواهید اطلاعات تکراری را بررسی کنید، استفاده کنید. در صورت لزوم، می توانید کل جدول را انتخاب کنید.
- در بالای صفحه، روی تب "Home" کلیک کنید. حال در زیر نوار ابزار باید ناحیه ای با توابع این قسمت نمایش داده شود.
- در زیر بخش "Styles" روی دکمه "Conditional Formatting" کلیک چپ کنید تا امکانات این عملکرد را مشاهده کنید.
- در منوی زمینه که ظاهر می شود، خط "ایجاد یک قانون ..." را پیدا کنید و با LMB روی آن کلیک کنید.
- در منوی بعدی، در بخش "انتخاب نوع قانون"، باید خط "استفاده از فرمول برای تعیین سلول های قالب بندی شده" را انتخاب کنید.
- حال در خط ورودی زیر این قسمت باید به صورت دستی فرمول را از صفحه کلید وارد کنید "=COUNTIF($B$2:$B$9; B2)>1". حروف داخل پرانتز محدوده سلول هایی را نشان می دهد که قالب بندی و جستجوی موارد تکراری در بین آنها انجام می شود. در پرانتز، لازم است طیف خاصی از عناصر جدول را تجویز کنید و علائم دلار را روی سلول ها آویزان کنید تا فرمول در طول فرآیند قالب بندی "بیرون" نرود.
- در صورت تمایل، در منوی «ایجاد قانون قالب‌بندی»، کاربر می‌تواند روی دکمه «فرمت» کلیک کند تا رنگی را که برای برجسته کردن موارد تکراری در پنجره بعدی استفاده می‌شود، مشخص کند. این راحت است، زیرا مقادیر تکراری بلافاصله چشم را جلب می کند.
توجه کنید! می‌توانید موارد تکراری را در صفحه‌گسترده اکسل به صورت دستی، با چشم، با بررسی هر سلول پیدا کنید. با این حال، این کار زمان زیادی را از کاربر می گیرد، به خصوص اگر یک جدول بزرگ بررسی شود.
مایکروسافت آفیس اکسل دارای ویژگی خاصی است که به شما امکان می دهد فوراً سلول های دارای اطلاعات تکراری را از یک جدول حذف کنید. این گزینه به صورت زیر فعال می شود:
- به طور مشابه، یک جدول یا محدوده خاصی از سلول ها را در یک کاربرگ اکسل برجسته کنید.
- در لیست ابزارهای بالای منوی اصلی برنامه یک بار با دکمه سمت چپ ماوس روی کلمه Data کلیک کنید.
- در زیر بخش "کار با داده ها" روی دکمه "حذف موارد تکراری" کلیک کنید.
- در منوی که باید پس از انجام دستکاری های بالا ظاهر شود، کادر کنار خط "داده های من" حاوی هدرها را علامت بزنید. در قسمت "ستون ها" نام تمام ستون های صفحه نوشته می شود، همچنین باید کادر کنار آنها را علامت بزنید و سپس روی "OK" در پایین پنجره کلیک کنید.
- یک اعلان در مورد موارد تکراری یافت شده روی صفحه ظاهر می شود. آنها به طور خودکار حذف خواهند شد.
مهم! پس از حذف مقادیر تکراری، صفحه باید به صورت دستی یا با استفاده از گزینه قالب‌بندی به فرم «مناسب» آورده شود، زیرا ممکن است برخی از ستون‌ها و ردیف‌ها خارج شوند.
روش 3: استفاده از فیلتر پیشرفته
این روش حذف موارد تکراری پیاده سازی ساده ای دارد. برای تکمیل آن، شما نیاز دارید:
- در بخش «داده» در کنار دکمه «فیلتر» روی کلمه «پیشرفته» کلیک کنید. پنجره Advanced Filter باز می شود.
- سوئیچ ضامن را در کنار خط «کپی نتایج در مکان دیگری» قرار دهید و روی نماد واقع در کنار فیلد «محدوده اولیه» کلیک کنید.
- با ماوس محدوده سلول هایی را که می خواهید موارد تکراری پیدا کنید انتخاب کنید. پنجره انتخاب به طور خودکار بسته می شود.
- بعد، در خط "قرار دادن نتیجه در محدوده"، همچنین باید LMB را روی نماد در انتها کلیک کنید و هر سلول خارج از جدول را انتخاب کنید. این عنصر شروعی است که برچسب ویرایش شده در آن درج خواهد شد.
- کادر «فقط رکوردهای منحصر به فرد» را علامت بزنید و روی «OK» کلیک کنید. در نتیجه، یک جدول ویرایش شده بدون موارد تکراری در کنار آرایه اصلی ظاهر می شود.
اطلاعات تکمیلی! محدوده قدیمی سلول ها را می توان حذف کرد و فقط برچسب اصلاح شده باقی می ماند.
روش 4: از PivotTables استفاده کنید
این روش مطابق با الگوریتم گام به گام زیر را فرض می کند:
- یک ستون کمکی به جدول اصلی اضافه کنید و آن را از 1 تا N شماره گذاری کنید. N شماره آخرین ردیف آرایه است.
- به بخش "درج" بروید و روی دکمه "Pivot Table" کلیک کنید.
- در پنجره بعدی، سوئیچ ضامن را در خط "به یک برگه موجود" قرار دهید، در قسمت "Table or range" محدوده خاصی از سلول ها را مشخص کنید.
- در خط "Range" سلول اولیه ای که آرایه جدول اصلاح شده در آن اضافه می شود را مشخص کنید و روی "OK" کلیک کنید.
- در پنجره سمت چپ کاربرگ، کادرهای کنار نام ستون‌های جدول را علامت بزنید.
- نتیجه را بررسی کنید
نتیجه
بنابراین، چندین راه برای حذف موارد تکراری در اکسل وجود دارد. هر یک از روش های آنها را می توان ساده و موثر نامید. برای درک موضوع، باید اطلاعات بالا را با دقت مطالعه کنید.