در برخی موارد، محافظت از اطلاعات موجود در سلول های یک سند اکسل در برابر تغییر ضروری می شود. سلول هایی با فرمول های تجویز شده یا سلول هایی با داده هایی که بر اساس آنها محاسبات انجام می شود مشمول چنین حفاظتی هستند. اگر محتویات چنین سلول هایی جایگزین شوند، ممکن است محاسبه در جداول نقض شود. همچنین، حفاظت از داده ها در سلول ها هنگام انتقال یک فایل به اشخاص ثالث مرتبط است. بیایید به برخی از رایج ترین راه های محافظت از سلول ها در برابر تغییرات در اکسل نگاه کنیم.
حفاظت سلولی را روشن کنید
یک تابع جداگانه برای محافظت از محتویات سلول ها در اکسلمتاسفانه توسعه دهندگان اکسل پیش بینی نکرد با این حال، می توانید از روش هایی استفاده کنید که به شما امکان می دهد از کل کاربرگ در برابر تغییرات محافظت کنید. راه های مختلفی برای اجرای چنین حفاظتی وجود دارد که اکنون با آنها آشنا می شویم.
روش 1: استفاده از منوی فایل
به عنوان اولین روش، فعال کردن محافظت از برگه اکسل از طریق منوی File را در نظر بگیرید.
- ابتدا محتویات کاربرگ را انتخاب کنید. برای ساده کردن این فرآیند، فقط روی مثلث در تقاطع نوارهای مختصات در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید. برای کسانی که دوست دارند از کلیدهای داغ استفاده کنند، یک ترکیب سریع راحت "Ctrl + A" وجود دارد. وقتی ترکیب را یک بار با یک سلول فعال در داخل جدول فشار دهید، فقط جدول انتخاب می شود و وقتی دوباره آن را فشار دهید، کل کاربرگ انتخاب می شود.
- بعد، با فشار دادن دکمه سمت راست ماوس، منوی پاپ آپ را فراخوانی می کنیم و پارامتر "Format Cells" را فعال می کنیم.
- در پنجره "Formatcells"، برگه "Protection" را انتخاب کنید و علامت کادر کنار پارامتر "Protected cell" را بردارید، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
- اکنون ناحیه مورد نیاز سلول ها را انتخاب می کنیم که باید از ویرایش ناخواسته محافظت شود، به عنوان مثال، ستونی با فرمول. مجدداً «Format Cells» را انتخاب کنید و در برگه «Protection» علامت چک را در خط «Cells Protected» برگردانید. با کلیک بر روی OK از پنجره خارج شوید.
- حالا بیایید به محافظت از کاربرگ بپردازیم. برای انجام این کار، به تب "File" بروید.
- در پارامتر "Details"، روی "Protect the workbook" کلیک کنید. یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود که در آن به دسته "محافظت از برگه فعلی" می رویم.
- یک پنجره کوچک ظاهر می شود که در مقابل پارامتر "محافظت از برگه و محتویات سلول های محافظت شده"، اگر در دسترس نیست، کادر را علامت بزنید. در زیر لیستی از معیارهای مختلفی وجود دارد که کاربر به صلاحدید خود آنها را پر می کند.
- برای فعال کردن حفاظت، باید رمز عبوری را وارد کنید که برای باز کردن قفل کاربرگ اکسل استفاده می شود.
- پس از وارد کردن رمز عبور، پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید رمز عبور را تکرار کنید و روی "OK" کلیک کنید.
پس از این دستکاری ها، می توانید فایل را باز کنید، اما نمی توانید تغییراتی در سلول های محافظت شده ایجاد کنید، در حالی که داده های سلول های محافظت نشده قابل تغییر هستند.
روش 2: ابزار تب را مرور کنید
راه دیگر برای محافظت از داده ها در سلول های یک سند اکسل استفاده از ابزارهای دسته Review است. ترتیب اقدامات به شرح زیر است:
- ابتدا باید 5 نکته اول از روش قبلی تنظیم محافظت را تکرار کنید، یعنی ابتدا محافظت را از همه داده ها حذف می کنیم و سپس روی سلول هایی که قابل تغییر نیستند محافظت تنظیم می کنیم.
- پس از آن، به برگه "بازبینی" بروید و گزینه "Protect Sheet" را در دسته "Protect" پیدا کنید.
- هنگامی که بر روی دکمه "Protect Sheet" کلیک می کنید، پنجره ای برای وارد کردن رمز عبور مانند روش قبلی ظاهر می شود.
در نتیجه، یک صفحه اکسل دریافت می کنیم که حاوی تعدادی سلول است که از تغییرات محافظت می شوند.
توجه کنید! اگر در اکسل به صورت فشرده به صورت افقی کار می کنید، پس از کلیک بر روی بلوک ابزار به نام "Protection"، لیستی از دستورات باز می شود که حاوی دستورات موجود است.
حذف حفاظت
حال بیایید نحوه کار با سلول هایی که از تغییرات محافظت شده اند را دریابیم.
- اگر بخواهید داده های جدیدی را در یک سلول محافظت شده وارد کنید، به شما هشدار داده می شود که سلول محافظت شده است و باید محافظت را حذف کنید.
- برای حذف محافظت، به برگه "بازبینی" بروید و در بلوک "محافظت" دکمه "Unprotect sheet" را پیدا می کنیم.
- با کلیک بر روی این گزینه، یک پنجره کوچک با فیلدی برای وارد کردن رمز عبور ظاهر می شود.
- در این پنجره رمز عبوری که برای محافظت از سلول ها استفاده شده است را وارد کرده و روی «OK» کلیک کنید.
اکنون می توانید تغییرات لازم را در سلول های سند شروع کنید.
مهم! رمز عبوری را انتخاب کنید که به خاطر سپردن آن آسان باشد اما حدس زدن آن برای سایر کاربران دشوار است.
نتیجه
همانطور که قبلا ذکر شد، هیچ عملکرد خاصی در اکسل برای محافظت از سلول های انتخاب شده در برابر تغییرات ناخواسته وجود ندارد. با این حال، چندین روش نسبتاً قابل اعتماد وجود دارد که به شما امکان می دهد دسترسی به داده های موجود در فایل را محدود کنید یا حداقل از سند در برابر تصحیح محافظت کنید، که می تواند کاری را که زمان و تلاش زیادی برای آن صرف شده است خراب کند.