یادداشت ها در اکسل - نحوه ایجاد، مشاهده، ویرایش، حذف و اضافه کردن یک عکس

بسیاری از کاربران تازه کار اکسل با این مشکل آشنا هستند که قرار دادن حجم زیادی از اطلاعات در سلول ها بسیار ناخوشایند است، جایی برای گذاشتن یادداشت برای خود در آینده وجود ندارد. در واقع انجام این کار بدون نقض ظاهر کلی جدول بسیار ساده است. یادداشت ها برای همین هستند.

کار با یادداشت ها

یادداشت ها نسخه های اضافی برای سلول های انتخاب شده هستند. اغلب آنها متنی هستند و حاوی نظر خاصی توسط یکی از نویسندگان جدول هستند. علاوه بر متن، می توانید یک تصویر را به فیلدی که ظاهر می شود اضافه کنید. با این حال، برای پیوست کردن نظر یا تصویر مورد نظر به یک سلول، باید یاد بگیرید که چگونه علائم متنی ساده ایجاد کنید، آنها را مشاهده و ویرایش کنید.. پس از آن می توانید به تنظیمات پیشرفته بروید.

ایجاد

فرآیند ایجاد یادداشت بسیار ساده است و شامل چندین مرحله است:

1. یک سلول از جدول را با ماوس انتخاب کنید. روی آن کلیک راست کنید.
2. از منوی زمینه که ظاهر می شود، عملکرد "درج یادداشت" را انتخاب کنید.

3. پس از آن، یک فیلد آزاد در کنار سلول انتخاب شده ظاهر می شود. خط بالایی توسط نام کاربری پیش فرض اشغال خواهد شد.

شما می توانید هر گونه اطلاعات متنی را در قسمت آزاد وارد کنید. برای مخفی کردن یک نظر، باید روی سلول کلیک راست کنید، تابع "Hide Comment" را انتخاب کنید. پس از آن، در پیوندی که در گوشه قرمز مشخص شده است، برای خواندن در دسترس خواهد بود.

مرور

می توانید نظرات سلول های مختلف را با نگه داشتن نشانگر ماوس روی هر یک از آنها مشاهده کنید. پس از آن، متن همراه با یادداشت به طور خودکار ظاهر می شود. برای ناپدید شدن قسمت نظر، باید مکان نما را به مکان دیگری منتقل کنید.

مشاوره تخصصی! اگر جدول بزرگ است و یادداشت‌های زیادی به سلول‌های مختلف گره خورده است، می‌توانید از طریق برگه «بازبینی» بین آنها جابه‌جا شوید. برای این کار، دکمه های "قبلی" و "بعدی" در نظر گرفته شده است.

ویرایش

اغلب اوقات شرایطی وجود دارد که لازم است محتویات پنجره را برای نظرات اضافی تغییر دهید. با دنبال کردن چند مرحله می توانید این کار را انجام دهید:

1. ابتدا با دکمه سمت راست ماوس بر روی سلول با متن مخفی کلیک کنید.
2. در لیستی که ظاهر می شود، عملکرد "ویرایش یادداشت" را انتخاب کنید.
3. پنجره ای باید باز شود که از طریق آن می توانید متن را ویرایش کنید، تصاویر را به آن اضافه کنید، قسمت نظر را کم یا زیاد کنید.

می‌توانید تنظیمات را با کلیک کردن در هر نقطه از جدول خارج از فیلد برای متن اضافی تکمیل کنید.

گزینه دیگر برای ویرایش نظرات سلول از طریق تب Review است. در اینجا باید مجموعه ای از ابزارها را برای یادداشت ها پیدا کنید و روی دکمه "ویرایش" کلیک کنید.

افزودن تصویر

یکی از ویژگی های جالب یادداشت ها در اکسل اضافه کردن تصاویری است که با نگه داشتن ماوس روی سلول های انتخاب شده ظاهر می شوند. برای اضافه کردن یک تصویر، باید چندین عمل را انجام دهید:

1. در ابتدا، باید یک امضای اضافی در سلول انتخاب شده اضافه کنید.
2. به فرآیند ویرایش یادداشت بروید، نشانگر ماوس را به یکی از مرزهای سلول هدایت کنید. مهم است که آن را به مکانی هدایت کنید که نماد با چهار فلش ظاهر می شود که در جهات مختلف واگرا می شوند.
3. شما باید روی این نماد کلیک راست کنید، تابع "Note Format" را از منوی ظاهر شده انتخاب کنید.
4. پنجره ای برای ویرایش اطلاعات باید در مقابل کاربر ظاهر شود. باید برگه "Colors and Lines" را پیدا کنید و به آن بروید.
5. بر روی لیست کشویی به نام "Color" کلیک کنید، در پایین لیستی که ظاهر می شود، تابع "Fill Methods" را انتخاب کنید.
6. یک پنجره جدید ظاهر می شود که در آن باید به تب "Drawing" بروید. در داخل این تب بر روی دکمه ای با همین نام کلیک کنید.
7. پنجره "Insert Images" ظاهر می شود، که در آن باید یکی از سه گزینه را انتخاب کنید: آپلود تصویر از OneDrive، جستجوی یک تصویر با استفاده از Bing، آپلود تصویر از رایانه. ساده ترین راه این است که از رایانه ای که سند در آن قرار دارد بارگذاری کنید.

8. هنگامی که یک تصویر انتخاب می شود، به طور خودکار به پنجره قبلی تغییر می کند که در آن تصویر انتخاب شده نشان داده می شود. در اینجا باید کادر کنار تابع "حفظ نسبت های تصویر" را علامت بزنید.
9. پس از کلیک بر روی دکمه "OK"، پنجره قالب بندی یادداشت اولیه باز می شود. در این مرحله، باید یادداشت را با تصویر به سلول اولیه انتخاب شده متصل کنید. برای انجام این کار، باید به برگه "حفاظت" بروید، علامت کادر کنار "شیء محافظت شده" را بردارید.
10. در مرحله بعد، باید به برگه "Properties" بروید، کادر کنار مورد را برای جابجایی و تغییر اشیاء همراه با سلول ها علامت بزنید. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.

برای بزرگنمایی تصویر، لازم است قسمت یادداشت عمومی را در جهات مختلف بکشید.

درحال حذف یادداشت

حذف یک امضای اضافه شده ساده تر از نصب امضای جدید یا ویرایش آن است. برای انجام این کار، روی سلولی با توضیحات اضافی کلیک راست کنید. از منوی باز شده، دستور “Delete note” را فعال کنید.

راه دوم برای حذف یک برچسب اضافی به سلول انتخاب شده از طریق تابع "بازبینی" است. قبل از انتخاب این گزینه باید سلول را با ماوس علامت گذاری کنید. در آخر بر روی دکمه حذف اطلاعات اضافی کلیک کنید.

نحوه امضای یادداشت در اکسل

اگر در یک سند اکسل مشترک، تمام ویرایش‌های اضافی روی سلول‌ها توسط کاربران مختلف بدون امضای جداگانه نوشته شود، پیدا کردن نویسنده ورودی‌های خاص بسیار دشوار خواهد بود. عنوان یادداشت به شما امکان می دهد داده ها را سازماندهی کنید. برای اینکه آن را بالاتر از یک ویرایش خاص در یک سلول بگذارید، باید چندین عمل را انجام دهید:

1. یکی از آیتم های منوی اصلی "فایل" را انتخاب کنید.
2. به «تنظیمات» بروید.
3. به برگه "عمومی" بروید.

4. یک فیلد رایگان در پایین صفحه ظاهر می شود که در آن باید نام کاربری که در سلول نظر گذاشته است را وارد کنید.

نحوه پیدا کردن یادداشت در اکسل

اگر سند بسیار بزرگ است، ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که باید به سرعت یک نظر خاص را پیدا کنید. این را میسر کن. دستورالعمل برای یافتن توضیحات یا برچسب مورد نیاز:

1. به برگه "صفحه اصلی" بروید.
2. به بخش «یافتن و انتخاب» بروید.
3. بر روی دکمه "تنظیمات" کلیک کنید.
4. گزینه انتخاب "Search Scope" را پیدا کنید.
5. مقدار را روی Note قرار دهید.
6. بر روی دکمه "یافتن همه" کلیک کنید.

پس از آن، لیستی با سلول های مطابق با پارامتر تنظیم شده در مقابل کاربر ظاهر می شود.

نمایش و پنهان کردن یک یادداشت

در صورت تمایل می توانید یادداشت ها را کاملاً مخفی کنید تا هنگام خواندن سند اصلی نمایان نشوند یا اگر قبلاً فعال شده بود عملکرد پنهان را غیرفعال کنید. برای انجام این کار، باید چند مرحله ساده را دنبال کنید:

1. به تنظیمات عمومی در تب "File" و سپس "Options" بروید، به بخش "Advanced" بروید.
2. بخش "صفحه نمایش" را پیدا کنید.
3. کادر کنار عملکرد "یادداشت ها و نشانگرها" را علامت بزنید.
4. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید. پس از آن، یادداشت های پنهان همیشه نمایش داده می شوند. برای پنهان کردن کامل آنها، باید کادر کنار عملکرد "بدون یادداشت، بدون نشانگر" را علامت بزنید.

مشاوره تخصصی! اکسل این گزینه را دارد که فقط نظرات فردی را نمایش دهد. برای فعال کردن این ویژگی، باید روی سلول با توضیحات اضافی کلیک راست کنید، روی دکمه "نمایش یادداشت ها" کلیک کنید. بنابراین آنها به طور دائم فقط در سلول های انتخاب شده نمایش داده می شوند. از طریق همین منوی زمینه، می توانید توضیحات کوتاه را به طور کامل در مکان های مورد نیاز پنهان کنید.

کپی کردن یادداشت در سلول های دیگر

اگر یادداشتی از قبل ایجاد شده است، می توانید آن را در سلول دیگری کپی کنید تا دیگر متن را ننویسید. برای انجام این کار، یک دستورالعمل ساده را دنبال کنید:

1. برای انتخاب سلولی در سند که توضیح یا اصلاحیه مختصری به آن پیوست شده است، کلیک راست کنید.
2. از منوی باز شده، عملکرد "کپی" را انتخاب کنید.
3. سلولی را که می‌خواهید یادداشت کپی شده را به آن متصل کنید، پیدا کنید، آن را با کلیک کردن روی دکمه سمت چپ ماوس انتخاب کنید.
4. به تب "Home" بروید، سپس "Clipboard" را انتخاب کنید، روی دکمه "Paste" کلیک کنید.
5. لیستی از دستورات در مقابل کاربر ظاهر می شود. نقطه مورد علاقه "Paste Special" است. پس از کلیک بر روی آن، یک پنجره جداگانه برای تنظیمات ظاهر می شود که باید کادر کنار یادداشت ها را علامت بزنید. باقی مانده است که تغییرات را با کلیک بر روی "OK" ذخیره کنید.

نحوه چاپ برگه یادداشت

اگر تنظیمات خاصی را انجام ندهید، به طور پیش فرض، اسناد اکسل بدون یادداشت چاپ می شوند. برای اضافه کردن آنها به پرینت، باید برنامه را پیکربندی کنید:

1. به بخش "Page Layout" بروید.
2. به برگه “Page Setup” بروید، سپس روی “Print Headers” کلیک کنید.

3. پنجره ای با موارد جداگانه برای چاپ باز می شود. در مقابل کلمه "یادداشت ها"، می توانید آنها را به چاپ اضافه کنید یا این عمل را لغو کنید.

مشاوره تخصصی! هنگام اضافه کردن یادداشت برای چاپ، دو گزینه برای نمایش آنها در سند چاپ شده وجود دارد. اگر "در انتهای برگه" را انتخاب کنید - آنها در پایین صفحه ظاهر می شوند. می‌توانید گزینه «به‌عنوان یک برگه» را انتخاب کنید - یادداشت‌ها همانطور که در نسخه الکترونیکی سند ظاهر می‌شوند چاپ می‌شوند.

تغییر نام کاربری هنگام ایجاد یادداشت

وقتی در اکسل کار می‌کنید و اشتراک‌گذاری روشن است، وقتی یادداشت‌هایی ایجاد می‌کنید، نام کاربری که آنها را ترک می‌کند به آن‌ها داده نمی‌شود. برای تغییر آن به نام مستعار خود، باید چند مرحله را دنبال کنید:

1. در گوشه سمت چپ بالا، روی تب "File" کلیک کنید.
2. به بخش "تنظیمات"، "عمومی" بروید.
3. از منوی ظاهر شده "نام کاربری" را انتخاب کنید.
4. یک فیلد آزاد در مقابل کاربر باز می شود که باید نام مورد نظر را در آن یادداشت کنید.

نمونه هایی از استفاده از یادداشت ها در اکسل

برای درک اینکه نظرات سلولی اضافی در یک صفحه گسترده اکسل چقدر می تواند مفید باشد، توصیه می شود چند مثال عملی از تجربه سایر کاربران در نظر بگیرید:

1. هنگامی که کارمندان یک شرکت دارای یک پایگاه کاری مشترک هستند که در یک سند اکسل ثبت شده است، همکارانی که در همان صفحه در شیفت‌ها کار می‌کنند می‌توانند نظرات خود را به‌عنوان شیفت‌کننده بگذارند، دستورالعمل‌ها را بدهند، اطلاعات خاصی را مبادله کنند.
2. قرار دادن عکس ها - اگر جدول حاوی داده هایی در مورد افراد خاص است، تصاویری از هر آیتم، اگر مربوط به ذخیره سازی، فروش باشد.

3. توضیحاتی در مورد فرمول هایی که محاسبات و محاسبات را ساده تر می کند.

اگر نظرات را به روش درست بگذارید – به طوری که در زمان مناسب ظاهر شوند و در کار سایر کاربران اختلال ایجاد نکنند، می توانید بهره وری کار مربوط به جداول در اکسل را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

آموزش تصویری یادداشت ها در اکسل

دستورالعمل‌های بالا به شما کمک می‌کند تا اصول ایجاد، ویرایش، مشاهده، تنظیمات پیشرفته نظرات به سلول‌ها را در صفحه‌گسترده اکسل درک کنید. با این حال، در صورت مواجهه با هرگونه مشکل، مشکل در برخی اقدامات در مورد یادداشت ها، توصیه می شود فیلم های آموزشی را مشاهده کنید. آنها حاوی دستورالعمل های گام به گام برای انجام عملیات مختلف با نظرات سلول هستند.

نتیجه

ایجاد، ویرایش و مشاهده نظرات در سلول های مختلف در اکسل آنقدرها که در نگاه اول به نظر می رسد دشوار نیست. داشتن چنین مهارت‌هایی نه تنها برای افرادی که در سازمان‌های بزرگ کار می‌کنند، با استفاده از جداول، چیزی را پیگیری می‌کنند، بلکه برای کاربران مجردی که برای خودشان در اکسل کار می‌کنند نیز مفید خواهد بود. ما نباید فراموش کنیم که در قسمت یادداشت می توانید نه تنها متن، بلکه تصاویر را نیز اضافه کنید، که به شدت مفید بودن آنها را در کار افزایش می دهد.