فهرست
زمانی که نیاز به یافتن یک یا چند ردیف در یک جدول بزرگ دارید، باید زمان زیادی را صرف پیمایش برگه و جستجوی سلول های مناسب با چشمان خود کنید. فیلتر داخلی مایکروسافت اکسل یافتن داده‌ها را در میان سلول‌ها آسان می‌کند. بیایید دریابیم که چگونه فیلتر خودکار را فعال و غیرفعال کنیم و امکاناتی را که به کاربران می دهد تجزیه و تحلیل کنیم.
نحوه فعال کردن AutoFilter در اکسل
راه های مختلفی برای شروع استفاده از این گزینه وجود دارد. بیایید هر یک از آنها را به وضوح تجزیه و تحلیل کنیم. نتیجه روشن کردن فیلتر ظاهر شدن یک دکمه مربع با یک فلش در کنار هر سلول در هدر جدول خواهد بود.
- تب Home شامل چندین بخش است. در میان آنها - "ویرایش"، و شما باید به آن توجه کنید.
- سلولی که فیلتر برای آن تنظیم می شود را انتخاب کنید، سپس روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" در این بخش کلیک کنید.
- یک منوی کوچک باز می شود که در آن باید مورد "فیلتر" را انتخاب کنید.
- روش دوم به برگه دیگری در منوی مایکروسافت اکسل نیاز دارد - آن را "داده" می نامند. دارای بخش جداگانه ای برای مرتب سازی و فیلترها است.
- مجدداً روی سلول مورد نظر کلیک کنید، "Data" را باز کنید و روی دکمه "Filter" با تصویر یک قیف کلیک کنید.
مهم! فقط در صورتی می توانید از فیلتر استفاده کنید که جدول دارای هدر باشد. تنظیم فیلتر بر روی یک جدول بدون عنوان منجر به از دست رفتن داده ها در ردیف بالا می شود - آنها از دید ناپدید می شوند.
راه اندازی فیلتر بر اساس داده های جدول
فیلتر اغلب در جداول بزرگ استفاده می شود. برای مشاهده سریع خطوط یک دسته، جداسازی موقت آنها از سایر اطلاعات لازم است.
- شما فقط می توانید داده ها را بر اساس داده های ستونی فیلتر کنید. منو را با کلیک بر روی فلش در هدر ستون انتخابی باز کنید. لیستی از گزینه ها ظاهر می شود که با آن داده ها مرتب می شوند.
- برای شروع، بیایید ساده ترین کار را امتحان کنیم - چند علامت را بردارید و تنها یکی را باقی بگذارید.
- در نتیجه، جدول فقط از ردیف هایی تشکیل می شود که حاوی مقدار انتخاب شده هستند.
- یک نماد قیف در کنار فلش ظاهر می شود که نشان می دهد فیلتر فعال است.
مرتب سازی نیز توسط فیلترهای متنی یا عددی انجام می شود. این برنامه خطوطی را روی برگه باقی می گذارد که الزامات تعیین شده را برآورده می کند. به عنوان مثال، فیلتر متن «برابر با» ردیف‌های جدول را با کلمه مشخص شده جدا می‌کند، «نه برابر» برعکس عمل می‌کند – اگر کلمه‌ای را در تنظیمات مشخص کنید، هیچ ردیفی با آن وجود نخواهد داشت. فیلترهای متنی بر اساس حرف اول یا پایان وجود دارد.
اعداد را می توان با فیلترهای "بزرگتر یا مساوی"، "کمتر یا مساوی"، "بین" مرتب کرد. این برنامه قادر است 10 عدد اول را برجسته کند، داده های بالاتر یا کمتر از مقدار متوسط را انتخاب کند. لیست کامل فیلترها برای اطلاعات متنی و عددی:
اگر سلول ها سایه دار باشند و کد رنگی تنظیم شده باشد، قابلیت مرتب سازی بر اساس رنگ باز می شود. سلول های رنگ انتخاب شده به سمت بالا حرکت می کنند. فیلتر بر اساس رنگ به شما امکان می‌دهد ردیف‌هایی را که سلول‌های آنها در سایه انتخاب‌شده از فهرست رنگی شده‌اند، روی صفحه بگذارید.
مهم! به طور جداگانه، شایان ذکر است که عملکرد "پیشرفته ..." در بخش "مرتب سازی و فیلتر" وجود دارد. این برای گسترش قابلیت های فیلتر طراحی شده است. با استفاده از فیلتر پیشرفته، می توانید شرایط را به صورت دستی به عنوان یک تابع تنظیم کنید.
عمل فیلتر به دو صورت بازنشانی می شود. ساده ترین راه استفاده از عملکرد "Undo" یا فشار دادن کلید ترکیبی "Ctrl + Z" است. راه دیگر این است که برگه داده را باز کنید، بخش "مرتب سازی و فیلتر" را پیدا کنید و روی دکمه "پاک کردن" کلیک کنید.
فیلتر سفارشی: سفارشی کردن بر اساس معیارها
فیلتر کردن داده ها در جدول را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که برای یک کاربر خاص راحت باشد. برای انجام این کار، گزینه “Custom filter” در منوی فیلتر خودکار فعال است. بیایید بفهمیم که چگونه مفید است و چگونه با حالت های فیلتر مشخص شده توسط سیستم متفاوت است.
- منوی مرتب‌سازی را برای یکی از ستون‌ها باز کنید و مؤلفه «فیلتر سفارشی…» را از منوی فیلتر متن/عدد انتخاب کنید.
- پنجره تنظیمات باز می شود. در سمت چپ فیلد انتخاب فیلتر است، در سمت راست داده هایی است که بر اساس آن مرتب سازی کار می کند. شما می توانید همزمان با دو معیار فیلتر کنید - به همین دلیل است که دو جفت فیلد در پنجره وجود دارد.
- به عنوان مثال، بیایید فیلتر "برابر" را در هر دو ردیف انتخاب کنیم و مقادیر مختلف را تنظیم کنیم - به عنوان مثال، 39 در یک ردیف و 79 در ردیف دیگر.
- لیست مقادیر در لیستی است که پس از کلیک بر روی فلش باز می شود و مربوط به محتوای ستونی است که منوی فیلتر در آن باز شده است. شما باید انتخاب انجام شرایط را از "و" به "یا" تغییر دهید تا فیلتر کار کند و تمام ردیف های جدول را حذف نکند.
- پس از کلیک بر روی دکمه "OK"، جدول ظاهر جدیدی به خود می گیرد. فقط خطوطی وجود دارند که قیمت آنها روی 39 یا 79 تنظیم شده است. نتیجه به این صورت است:
بیایید کار فیلترهای متن را مشاهده کنیم:
- برای انجام این کار، منوی فیلتر را در ستون با داده های متنی باز کنید و هر نوع فیلتری را انتخاب کنید - به عنوان مثال، "شروع با ...".
- مثال از یک خط فیلتر خودکار استفاده می کند، اما شما می توانید از دو خط استفاده کنید.
یک مقدار را انتخاب کنید و روی دکمه "OK" کلیک کنید.
- در نتیجه دو خط که با حرف انتخاب شده شروع می شود روی صفحه باقی می ماند.
غیرفعال کردن فیلتر خودکار از طریق منوی اکسل
برای خاموش کردن فیلتر روی میز، باید دوباره به منوی ابزارها بروید. دو راه برای انجام این کار وجود دارد.
- بیایید برگه "داده ها" را باز کنیم، در مرکز منو یک دکمه بزرگ "فیلتر" وجود دارد که بخشی از بخش "مرتب سازی و فیلتر" است.
- اگر روی این دکمه کلیک کنید، آیکون های فلش از هدر محو می شوند و مرتب سازی ردیف ها غیرممکن خواهد بود. در صورت نیاز می‌توانید فیلترها را دوباره روشن کنید.
راه دیگر نیازی به حرکت از طریق برگه ها ندارد - ابزار مورد نظر در "صفحه اصلی" قرار دارد. بخش "مرتب سازی و فیلتر" را در سمت راست باز کنید و دوباره روی مورد "فیلتر" کلیک کنید.
مشاوره برای تعیین روشن یا خاموش بودن مرتب سازی، می توانید نه تنها به سرفصل جدول، بلکه به منو نیز نگاه کنید. مورد "فیلتر" با روشن شدن با رنگ نارنجی برجسته می شود.
نتیجه
اگر فیلتر خودکار به درستی پیکربندی شده باشد، به شما کمک می کند اطلاعات را در یک جدول با هدر پیدا کنید. فیلترها با داده های عددی و متنی کار می کنند که به کاربر کمک می کند تا کار با صفحه گسترده اکسل را تا حد زیادی ساده کند.