ارسال کتاب یا برگه از طریق ایمیل

اگر اغلب مجبور هستید کتاب ها یا برگه های خاصی را از طریق ایمیل ارسال کنید، باید توجه داشته باشید که این روش را نمی توان سریع نامید. اگر این کار را به صورت "کلاسیک" انجام دهید، به این موارد نیاز دارید:

• باز کردن یک برنامه ایمیل (مثلاً Outlook)
• یک پیام جدید ایجاد کنید
• آدرس، موضوع و متن را تایپ کنید
• یک فایل به پیام پیوست کنید (فراموش نکنید!)
• روی دکمه کلیک کنید ارسال

در واقع، نامه‌ها را می‌توان به راحتی از طریق اکسل به روش‌های مختلف ارسال کرد. برو…

روش 1: ارسال جاسازی شده

اگر هنوز اکسل 2003 خوب قدیمی را دارید، همه چیز ساده است. کتاب/برگ مورد نظر را باز کرده و از منو انتخاب کنید فایل – ارسال – پیام (فایل - ارسال به - گیرنده نامه). پنجره ای باز می شود که در آن می توانید یکی از دو گزینه را برای ارسال انتخاب کنید:

در حالت اول، کتاب فعلی به عنوان پیوست به پیام اضافه می شود، در حالت دوم، محتویات برگه فعلی مستقیماً به عنوان یک جدول متنی (بدون فرمول) وارد متن پیام می شود.

علاوه بر این، منو فایل - ارسال (فایل - ارسال به) چند گزینه حمل و نقل عجیب و غریب دیگر وجود دارد:

• پیام (جهت بررسی) (گیرنده ایمیل برای بررسی) - کل کتاب کار ارسال می شود و در همان زمان ردیابی تغییر برای آن روشن می شود، یعنی به وضوح ثابت می شود - چه کسی، چه زمانی و در چه سلول هایی چه تغییراتی را انجام داده است. سپس می توانید تغییرات ایجاد شده را در منو نمایش دهید خدمات - رفع - رفع برجسته (ابزارها - ردیابی تغییرات - برجسته کردن تغییرات) یا روی برگه بررسی - اصلاحات (بازبینی - پیگیری تغییرات) چیزی شبیه به این خواهد بود:

  فریم های رنگی تغییرات ایجاد شده در سند را مشخص می کنند (هر کاربر رنگ متفاوتی دارد). وقتی ماوس را نگه می‌دارید، پنجره‌ای مانند یادداشت با شرح مفصلی از اینکه چه کسی، چه چیزی و چه زمانی در این سلول تغییر کرده است ظاهر می‌شود. برای بررسی اسناد بسیار راحت است، برای مثال زمانی که شما گزارش زیردستان خود را ویرایش می کنید یا رئیس گزارش شما را ویرایش می کند.

• در طول مسیر (گیرنده مسیریابی) - پیامی که کتاب شما در آن ضمیمه می شود از طریق زنجیره ای از گیرندگان عبور می کند، که هر یک به طور خودکار آن را مانند یک باتوم ارسال می کند. در صورت تمایل، می توانید پیام را تنظیم کنید تا در انتهای زنجیره به شما بازگردد. می‌توانید ردیابی تغییر را فعال کنید تا ویرایش‌های انجام‌شده توسط هر فرد در رشته را ببینید.

در اکسل جدید 2007/2010، وضعیت کمی متفاوت است. در این نسخه ها برای ارسال کتاب از طریق پست باید دکمه را انتخاب کنید دفتر (دکمه آفیس) یا برگه پرونده (فایل) و تیم ارسال (ارسال). در مرحله بعد، مجموعه ای از گزینه های ارسال به کاربر ارائه می شود:

لطفاً توجه داشته باشید که در نسخه‌های جدید، امکان ارسال یک برگه جداگانه از کتاب کار درج شده در متن نامه از بین رفته است - همانطور که در اکسل 2003 و بعد از آن بود. تنها گزینه باقی مانده ارسال کل فایل است. اما فرصت مفیدی برای ارسال با فرمت PDF شناخته شده و XPS کمتر شناخته شده وجود داشت (مشابه PDF، اما برای خواندن نیازی به Acrobat Reader ندارد – مستقیماً در اینترنت اکسپلورر باز می شود). فرمان ارسال کتاب برای بررسی را می توان به عنوان یک دکمه اضافی در پانل دسترسی سریع از طریق بیرون کشید فایل – گزینه ها – نوار ابزار دسترسی سریع – همه دستورات – ارسال برای بررسی (فایل - گزینه ها - نوار ابزار دسترسی سریع - همه دستورات - ارسال برای بررسی).

روش 2. ماکروهای ساده برای ارسال

ارسال ماکرو بسیار ساده تر است. باز کردن ویرایشگر ویژوال بیسیک از طریق منو سرویس – ماکرو – ویرایشگر ویژوال بیسیک (ابزار - ماکرو - ویرایشگر ویژوال بیسیک)، ماژول جدید را در منو وارد کنید درج - ماژول و متن این دو ماکرو را در آنجا کپی کنید:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Copy With ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email محافظت شده]، Subject:="فایل را بگیرید" .Close SaveChanges:=False End With End Sub  

پس از آن، ماکروهای کپی شده را می توان در منو اجرا کرد خدمات – ماکرو – ماکرو (ابزار - ماکرو - ماکرو). SendWorkbook کل کتاب فعلی را به آدرس مشخص شده ارسال می کند و SendSheet - Sheet1 به عنوان پیوست.

هنگامی که ماکرو را اجرا می کنید، اکسل با Outlook تماس می گیرد که باعث می شود پیام امنیتی زیر روی صفحه ظاهر شود:

صبر کنید تا دکمه حل فعال می شود و برای تایید ارسال خود روی آن کلیک کنید. پس از آن، پیام های تولید شده به طور خودکار در پوشه قرار می گیرند خروجی و اولین باری که Outlook را راه اندازی می کنید یا اگر آن را در حال اجرا دارید، فوراً برای گیرندگان ارسال می شود.

روش 3. ماکرو جهانی

و اگر می خواهید نه کتاب فعلی بلکه هر فایل دیگری را ارسال کنید؟ و متن پیام نیز تنظیم خوبی خواهد بود! ماکروهای قبلی در اینجا کمکی نخواهند کرد، زیرا آنها با قابلیت های خود اکسل محدود شده اند، اما می توانید ماکرویی ایجاد کنید که Outlook را از اکسل مدیریت کند - یک پنجره پیام جدید ایجاد و پر کنید و آن را ارسال کنید. ماکرو به شکل زیر است:

Sub SendMail() تیره کردن OutApp به عنوان شیء تیره کردن OutMail به عنوان شیء کم نور سلول به عنوان محدوده Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'شروع Outlook در حالت مخفی OutApp.Session.Logon در خطا پاکسازی نشد. شروع شد - خروج از Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'create a new message on Error Resume Next' فیلدهای پیام را با OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2") پر کنید. Value .Body = Range("A3").Value.Attachments.Add Range("A4").Value 'Send را می توان با Display جایگزین کرد تا پیام را قبل از ارسال مشاهده کنید. Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : تنظیم OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub  

آدرس، موضوع، متن پیام و مسیر فایل پیوست باید در سلول های A1:A4 برگه فعلی باشد.

• ارسال گروهی از اکسل با افزونه PLEX
• ماکروهای ارسال نامه از اکسل از طریق Lotus Notes توسط دنیس والنتین
• ماکروها چیست، کد ماکرو را کجا در ویژوال بیسیک وارد کنیم
• ایجاد ایمیل با تابع HYPERLINK