فهرست
کاربران اکسل اغلب مجبور می شوند نتایج کار خود را در ارائه ارائه دهند. برای این کار باید فایل را به فرمت راحت تری مانند PDF تبدیل کنید. علاوه بر این، تبدیل سند به شما امکان می دهد از داده ها در برابر اصلاحات ناخواسته هنگام انتقال به اشخاص ثالث محافظت کنید. اگر جدول حاوی فرمول هایی باشد که در محاسبات دخیل هستند، پس تبدیل به فرمت PDF این امکان را فراهم می کند که از داده ها در برابر تغییرات تصادفی یا آسیب هنگام انتقال سند به رایانه دیگری محافظت شود. بیایید نگاهی دقیق تر به تمام روش های تبدیل بیندازیم.
تبدیل فایل اکسل به PDF
در نسخه های قدیمی اکسل، هیچ راهی برای ذخیره فایل در فرمت دیگری غیر از xls وجود ندارد. باید به دنبال برنامه های مبدل ویژه می گشتم یا از منابع اینترنتی استفاده می کردم که می توانستند یک قالب سند را به دیگری ترجمه کنند. پس از اکسل-2010، عملکرد برنامه با چنین ویژگی ضروری تکمیل شد که به شما امکان می دهد بلافاصله یک فایل را بدون ترک اکسل تبدیل کنید.
- اول از همه، شما باید سلول هایی را که می خواهید تبدیل کنید، انتخاب کنید. به منوی برگه "File" بروید. قبل از ذخیره، باید مطمئن شوید که مرزهای جدول فراتر از برگه سند PDF نیست.
1 - در مرحله بعد به سراغ فرآیند ذخیره سازی می رویم. در منوی «فایل» باز شده، با فعال کردن دسته «ذخیره به عنوان…» در سمت راست، به گزینه «مرور» بروید.
2 - پس از آن، پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید در مورد مکان فایل و نام آن تصمیم بگیرید.
3 - در پایین پنجره، دسته بندی "نوع فایل" را پیدا می کنیم و با کلیک بر روی خط با دکمه سمت چپ ماوس کامپیوتر، لیستی از گزینه ها را فراخوانی می کنیم که می توانید قالب سند را انتخاب کنید. در مورد ما، نوع فایل PDF را انتخاب کنید.
4 - در زیر خط "نوع فایل" چندین پارامتر اضافی مورد نیاز برای تبدیل وجود خواهد داشت. بهینه سازی استاندارد برای چاپ و انتشار در اینترنت مناسب است و حداقل اندازه به شما امکان می دهد سند را برای قرار دادن در صفحات سایت های اینترنتی بهینه کنید. با انتخاب گزینه بهینه سازی مناسب، باید یک علامت در کنار آن قرار دهید. برای اینکه سند ذخیره شده به این روش پس از تبدیل باز شود، ارزش دارد کادر مربوطه را علامت بزنید.
5
برای تنظیم دقیق و واضح فرآیند تبدیل، کارشناسان توصیه می کنند به پارامترهای اضافی توجه کنید که در آنها می توانید تمام نکات روشن کننده را برای نمایش بهتر محتویات جداول مشخص کنید.
- در پنجره ای که ظاهر می شود، می توانید مشخص کنید که کدام صفحات را می خواهید تبدیل کنید. محدوده ای از داده ها را انتخاب کنید، مانند کاربرگ های انتخاب شده، یک محدوده خاص، یا کل کتاب کار اکسل. همچنین داده‌های غیرقابل چاپ اضافی دیگری نیز وجود دارد که می‌توان آنها را در یک سند جدید درج کرد - برچسب‌های ساختار سند و ویژگی‌های آن. به عنوان یک قاعده، پارامترهایی که قبلاً در پنجره تنظیم شده اند مطابق با الزامات استاندارد هستند، اما در صورت لزوم، می توان آنها را تنظیم کرد. برای فعال کردن تغییرات، روی "OK" کلیک کنید.
6 - ما فرآیند تبدیل را با فشار دادن دکمه "ذخیره" تکمیل می کنیم.
7 - بسته به اندازه جداول، فرآیند تبدیل ممکن است کمی طول بکشد. یک سند PDF در پوشه مشخص شده ظاهر می شود. مطابق با تنظیمات، بلافاصله پس از تبدیل، سند در ویرایشگری باز می شود که می تواند آن را بخواند.
8
با استفاده از برنامه های خارجی، صفحه گسترده اکسل را به PDF تبدیل کنید
اگر کاربر با صفحات گسترده اکسل کار می کند نسخه های 1997-2003، سپس فایل را به فرمت PDF تبدیل کنید نیاز به استفاده از ابزار شخص ثالث. یکی از محبوب ترین برنامه ها FoxPDF Excel به PDF Converter است.
- ما برنامه را نصب می کنیم. می توانید فایل نصب را در وب سایت رسمی www.foxpdf.com دانلود کنید.
- هنگامی که برنامه را شروع می کنید، یک پنجره کار ظاهر می شود که در آن باید به منوی "افزودن فایل اکسل" بروید تا فایل مورد نظر را انتخاب کنید.
9 - این برنامه به شما امکان می دهد چندین فایل را به طور همزمان تبدیل کنید که یک مزیت غیرقابل انکار است. پس از تصمیم گیری در مورد پرونده ها، روی "Open" کلیک کنید.
10 - فایل های انتخاب شده در پنجره برنامه نمایش داده می شوند. هر فایل باید یک علامت در کنار خود داشته باشد. اگر چک باکس علامت زده نشود، فایل در همان فرمت باقی می ماند.
11 - پس از تبدیل، فایل ها در پوشه ای که به طور پیش فرض انتخاب شده ذخیره می شوند. برای انتخاب یک آدرس دیگر، به پارامتر Output Path در پایین صفحه بروید. وقتی روی دکمه بیضی کلیک می کنید، منویی با آدرس پوشه فعلی ظاهر می شود. در صورت لزوم، مکان ذخیره سازی را می توان تغییر داد.
12 - پس از اتمام تمام مراحل آماده سازی، با فشار دادن دکمه PDF در سمت راست خط خروجی، تبدیل را ادامه دهید.
13
استفاده از سرویس آنلاین برای تبدیل فرمت اکسل به PDF
با وجود سادگی اپلیکیشن تبدیل اکسل به پی دی اف FoxPDF، این نرم افزار پولی است. و اگر نیاز به تبدیل اکسل به PDF به ندرت ظاهر می شود، می توانید از منابع آنلاین موجود در اینترنت استفاده کنید.
این منابع به شما امکان می دهند جداول را به صورت رایگان به PDF تبدیل کنید، اما ممکن است محدودیتی در تعداد تراکنش های روزانه داشته باشند. دسترسی به برخی از خدمات تنها پس از ثبت نام و ارائه آدرس ایمیل معتبر شما امکان پذیر است که سند تبدیل شده قبلی به آن ارسال می شود.
علاوه بر این، برای کار با سایت های خاص، باید مطمئن شوید که فایل مورد نیاز را برآورده می کند. اصل عملکرد یکی از این منابع اینترنتی را در مثال SmallPDF در نظر بگیرید:
- به سایت https://smallpdf.com/en بروید. دسته ای به نام «اکسل به پی دی اف» را انتخاب کنید.
14 - در اینجا باید با استفاده از دکمه "انتخاب فایل"، سند مورد نظر را مشخص کنید یا به سادگی فایل اکسل را در قسمت مورد نیاز بکشید و رها کنید. این منبع به شما امکان می دهد چندین سند را به طور همزمان تبدیل کنید.
15 - بعد تبدیل خودکار می آید. پس از اتمام آن، فایل تمام شده باید با فعال کردن دکمه "ذخیره فایل" ذخیره شود.
16 - پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید آدرس پوشه را برای قرار دادن فایل های PDF مشخص کنید.
نتیجه
هر یک از این روش های تبدیل صفحات گسترده اکسل به فایل های پی دی اف دارای جنبه های مثبت و منفی هستند. البته، ذخیره سند به طور مستقیم در برنامه اکسل به شما امکان می دهد تا به سرعت و راحت به هدف خود برسید. اما همانطور که در بالا ذکر شد، این ویژگی فقط در نسخه 2010 ظاهر شد.
فقط در صورت داشتن اتصال به اینترنت می توانید از منابع آنلاین برای تبدیل فایل ها استفاده کنید و این همیشه در دسترس نیست. برنامه ها و برنامه های ویژه نیز برای استفاده راحت هستند. در عین حال، فراموش نکنید که چنین خدماتی گاهی اوقات نیاز به خرید دارند. در هر صورت انتخاب نحوه تبدیل فایل xls به pdf با کاربر باقی می ماند.