فهرست
تعداد زیادی از کاربران اکسل که اغلب از این برنامه استفاده می کنند، با داده های زیادی کار می کنند که دائماً باید چندین بار وارد شوند. یک لیست کشویی به تسهیل کار کمک می کند، که نیاز به ورود مداوم داده ها را از بین می برد.
این روش ساده است و پس از خواندن دستورالعمل ها حتی برای یک مبتدی نیز واضح خواهد بود.
- ابتدا باید یک لیست جداگانه در هر ناحیه از uXNUMXbuXNUMXb صفحه ایجاد کنید. یا، اگر نمی‌خواهید سند را پر کنید تا بتوانید بعداً آن را ویرایش کنید، فهرستی را در یک برگه جداگانه ایجاد کنید.
- با تعیین مرزهای جدول موقت، لیستی از نام محصولات را در آن وارد می کنیم. هر سلول باید فقط یک نام داشته باشد. در نتیجه، باید لیستی را دریافت کنید که در یک ستون اجرا می شود.
- پس از انتخاب جدول کمکی، روی آن راست کلیک کنید. در منوی زمینه که باز می شود، به پایین بروید، مورد "Assign a name ..." را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.
- پنجره ای ظاهر می شود که در مقابل آیتم "Name" باید نام لیست ایجاد شده را وارد کنید. پس از وارد کردن نام، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
مهم! هنگام ایجاد نام برای یک لیست، باید تعدادی از الزامات را در نظر بگیرید: نام باید با یک حرف شروع شود (فاصله، نماد یا شماره مجاز نیست). اگر چندین کلمه در نام استفاده شود، نباید بین آنها فاصله وجود داشته باشد (به عنوان یک قاعده، از خط زیر استفاده می شود). در برخی موارد، برای تسهیل جستجوی بعدی لیست مورد نیاز، کاربران یادداشت هایی را در مورد "یادداشت" می گذارند.
- لیستی را که می خواهید ویرایش کنید انتخاب کنید. در بالای نوار ابزار در بخش "Work with data"، روی مورد "Data Validation" کلیک کنید.
- در منوی باز شده، در مورد «نوع داده»، روی «فهرست» کلیک کنید. به پایین می رویم و علامت "=" و نامی را که قبلاً به لیست کمکی خود ("محصول") داده بودیم وارد می کنیم. شما می توانید با کلیک بر روی دکمه "OK" موافقت کنید.
- کار را می توان تمام شده دانست. پس از کلیک بر روی هر یک از سلول ها، یک نماد خاص باید در سمت چپ با یک مثلث تعبیه شده ظاهر شود که یک گوشه آن به پایین به نظر می رسد. این یک دکمه تعاملی است که با کلیک کردن بر روی آن، لیستی از موارد قبلاً کامپایل شده را باز می کند. برای باز کردن لیست و وارد کردن نام در سلول، فقط کلیک کنید.
مشاوره تخصصی! به لطف این روش می توانید کل لیست کالاهای موجود در انبار را ایجاد کرده و آن را ذخیره کنید. در صورت لزوم، فقط ایجاد یک جدول جدید باقی می ماند که در آن باید نام هایی را وارد کنید که در حال حاضر باید حساب یا ویرایش شوند.
ساخت لیست با استفاده از ابزارهای توسعه دهنده
روشی که در بالا توضیح داده شد، تنها روش ایجاد یک لیست کشویی نیست. همچنین می توانید برای تکمیل این کار از ابزارهای توسعه دهنده کمک بگیرید. برخلاف روش قبلی، این روش پیچیده تر است، به همین دلیل است که از محبوبیت کمتری برخوردار است، اگرچه در برخی موارد کمکی ضروری از حسابدار به حساب می آید.
برای ایجاد یک لیست به این روش، باید با مجموعه بزرگی از ابزارها روبرو شوید و عملیات زیادی را انجام دهید. اگرچه نتیجه نهایی چشمگیرتر است: امکان ویرایش ظاهر، ایجاد تعداد مورد نیاز سلول و استفاده از سایر ویژگی های مفید وجود دارد. بیا شروع کنیم:
- ابتدا باید ابزارهای توسعه دهنده را متصل کنید، زیرا ممکن است به طور پیش فرض فعال نباشند.
- برای انجام این کار، "File" را باز کرده و "Options" را انتخاب کنید.
- پنجره ای باز می شود که در لیست سمت چپ ما به دنبال "Customize Ribbon" هستیم. کلیک کنید و منو را باز کنید.
- در ستون سمت راست، باید مورد "توسعه دهنده" را پیدا کنید و در صورت وجود هیچ علامتی در مقابل آن قرار دهید. پس از آن، ابزارها باید به طور خودکار به پنل اضافه شوند.
- برای ذخیره تنظیمات، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
- با ظهور تب جدید در اکسل، ویژگی های جدید زیادی وجود دارد. تمام کارهای بعدی با استفاده از این ابزار انجام خواهد شد.
- در مرحله بعد، ما یک لیست با لیستی از نام محصولات ایجاد می کنیم که در صورت نیاز به ویرایش جدول جدید و وارد کردن داده ها در آن ظاهر می شود.
- ابزار توسعه دهنده را فعال کنید. "Controls" را پیدا کنید و روی "Paste" کلیک کنید. لیستی از نمادها باز می شود و با نگه داشتن ماوس روی آنها عملکردهایی را که انجام می دهند نشان می دهد. ما "جعبه ترکیبی" را پیدا می کنیم، آن را در بلوک "ActiveX Controls" قرار می دهیم و روی نماد کلیک می کنیم. "حالت طراح" باید روشن شود.
- با انتخاب سلول بالای جدول آماده شده که لیست در آن قرار می گیرد، با کلیک بر روی LMB آن را فعال می کنیم. مرزهای آن را تعیین کنید.
- لیست انتخاب شده "حالت طراحی" را فعال می کند. در نزدیکی شما می توانید دکمه "Properties" را پیدا کنید. برای ادامه سفارشی کردن لیست باید فعال باشد.
- گزینه ها باز خواهند شد. ما خط "ListFillRange" را پیدا می کنیم و آدرس لیست کمکی را وارد می کنیم.
- RMB روی سلول کلیک کنید، در منوی باز شده، به "ComboBox Object" بروید و "Edit" را انتخاب کنید.
- ماموریت انجام شد.
توجه داشته باشید! برای اینکه لیست چندین سلول را با یک لیست کشویی نمایش دهد، لازم است که ناحیه نزدیک لبه سمت چپ، جایی که نشانگر انتخاب قرار دارد، باز بماند. فقط در این مورد امکان گرفتن نشانگر وجود دارد.
ایجاد یک لیست پیوندی
همچنین می توانید لیست های پیوندی ایجاد کنید تا کار خود را در اکسل آسان تر کنید. بیایید بفهمیم که چیست و چگونه آنها را به ساده ترین روش بسازیم.
- ما یک جدول با لیستی از نام محصولات و واحدهای اندازه گیری آنها (دو گزینه) ایجاد می کنیم. برای انجام این کار، شما باید حداقل 3 ستون ایجاد کنید.
- در مرحله بعد، باید لیست را با نام محصولات ذخیره کنید و نامی برای آن بگذارید. برای انجام این کار، با انتخاب ستون "Names"، کلیک راست کرده و روی "Assign a name" کلیک کنید. در مورد ما، "Food_Products" خواهد بود.
- به طور مشابه، شما باید فهرستی از واحدهای اندازه گیری را برای هر نام هر محصول ایجاد کنید. ما کل لیست را تکمیل می کنیم.
- سلول بالای لیست آینده را در ستون "Names" فعال کنید.
- از طریق کار با داده ها، روی تأیید داده ها کلیک کنید. در پنجره کشویی، "List" را انتخاب کنید و در زیر نام اختصاص داده شده برای "Name" را می نویسیم.
- به همین ترتیب، بر روی سلول بالایی در واحد اندازه گیری کلیک کنید و "Check Input Values" را باز کنید. در پاراگراف "منبع" فرمول را می نویسیم: =INDIRECT(A2).
- در مرحله بعد، باید رمز تکمیل خودکار را اعمال کنید.
- آماده! می توانید شروع به پر کردن جدول کنید.
نتیجه
لیست های کشویی در اکسل یک راه عالی برای آسان کردن کار با داده ها است. اولین آشنایی با روش های ایجاد لیست های کشویی ممکن است پیچیدگی فرآیند در حال انجام را نشان دهد، اما اینطور نیست. این فقط یک توهم است که پس از چند روز تمرین طبق دستورالعمل فوق به راحتی برطرف می شود.