فهرست
در فرآیند کار بر روی یک سند اکسل، اغلب لازم است چندین نفر به طور همزمان به آن متصل شوند. و اغلب تعداد آنها را می توان در چندین ده محاسبه کرد. بنابراین، موضوع همکاری فقط به ارتباط افراد محدود نمی شود، زیرا آنها اغلب می توانند تغییرات متناقضی ایجاد کنند که نیاز به یادگیری نحوه ویرایش سریع و موثر دارد.
چه کسی می تواند آن را انجام دهد؟ شخصی که وضعیت کاربر اصلی را دارد. در یک کلام، چه باید کرد تا کار مشترک با یک سند نه تنها ممکن، بلکه موثر باشد؟
کار با فایل به اشتراک گذاشته شده در اکسل ویژگی های خاص خود را دارد. بنابراین، برخی از اقدامات در دسترس کاربران نیست:
- ایجاد جداول
- مدیریت سناریو، از جمله مشاهده آنها.
- حذف ورق.
- کاربران توانایی ادغام چندین سلول یا برعکس، تقسیم سلول های قبلاً ادغام شده را ندارند.
- هر گونه عملیات با داده های XML.
چگونه می توان این محدودیت ها را دور زد؟ فقط باید دسترسی عمومی را حذف کنید و در صورت نیاز آن را برگردانید.
در اینجا صفحه‌گسترده دیگری با چند کار وجود دارد که ممکن است در صورت کار با چندین نفر در یک صفحه‌گسترده امکان پذیر یا غیرممکن باشد.
ابتدا باید درک کنید که کدام فایل باید برای ویرایش توسط چندین نفر به طور همزمان در دسترس باشد. این می تواند یک فایل جدید یا موجود باشد.
تنظیمات
هر کاری که برای اشتراک گذاری فایل در اکسل باید انجام دهید در قسمت Book Sharing است که با رفتن به تب Review می توانید آن را پیدا کنید.
پنجره ای با دو تب ظاهر می شود. ما به اولین مورد علاقه مند هستیم که به طور خودکار باز می شود. باید کادر کنار موردی که در اسکرین شات با یک مستطیل قرمز مشخص شده است را علامت بزنید. با آن، چندین کاربر را قادر می‌سازیم تا یک سند را مدیریت کنند.
بعد از اینکه دسترسی را برای ویرایش باز کردیم، باید آن را پیکربندی کنیم. برای این کار، تب دوم را باز کنید.
پس از وارد کردن پارامترها، اقدامات خود را تأیید می کنیم. برای انجام این کار، روی دکمه "OK" کلیک چپ کنید. اشتراک گذاری می تواند برای هر کتابی، چه جدید و چه موجود، آزاد باشد. در مورد اول، باید نامی برای او بیاورید.
پس از آن، باید فایل را در رایانه خود ذخیره کنید.
مهم! فرمت باید به گونه ای باشد که هر کاربر بتواند فایل را با نسخه صفحات گسترده خود باز کند.
شما باید فایل را در یک اشتراک شبکه یا پوشه ای ذخیره کنید که به شرکت کنندگانی که می خواهند از فایل استفاده کنند دسترسی دارد. پس از انتخاب دایرکتوری، فقط باید روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.
با این حال، استفاده از وب سرور برای ذخیره فایل به اشتراک گذاشته شده مجاز نیست.
پس از انجام تمام عملیات توضیح داده شده در بالا، باید بررسی کنید که آیا امکان اتصال افراد دیگر وجود دارد یا خیر. برای انجام این کار، تب "داده" را باز کنید و مورد "اتصالات" را مستقیماً در زیر آن پیدا کنید. اگر روی آن کلیک کنید، می توانید پیوندها یا پیوندها را تغییر دهید. اگر دکمه مربوطه وجود نداشته باشد، هیچ فایل مرتبطی وجود ندارد.
در مرحله بعد، برگه "وضعیت" باز می شود که با کمک آن می توان اتصالات را بررسی کرد. این واقعیت که همه چیز خوب است را می توان با وجود دکمه "OK" تشخیص داد.
اکسل همچنین به شما امکان می دهد یک کتاب کار مشترک را باز کنید. برای این کار باید روی دکمه Office کلیک کنید. هنگامی که پانل پاپ آپ ظاهر می شود، باید مورد "Open" را انتخاب کرده و کتابی را که برای اشتراک گذاری استفاده می شود انتخاب کنید. پس از آن، دوباره بر روی دکمه آفیس کلیک کنید و پنجره "گزینه های اکسل" را که در پایین یافت می شود باز کنید.
در سمت چپ پنجره ای که ظاهر می شود، می توانید یک دسته از تنظیمات را انتخاب کنید، اما ما به اولین مورد علاقه مند هستیم که شامل کلی ترین پارامترها است.
بعد، به مورد "تنظیمات شخصی" بروید، جایی که باید داده هایی را مشخص کنید که به شما امکان می دهد کاربران را فیلتر کنید - نام کاربری، نام مستعار.
پس از انجام این عملیات، امکان ویرایش اطلاعات موجود در سند یا افزودن مقداری داده وجود دارد. فراموش نکنید که پس از انجام تغییرات خود را ذخیره کنید.
این گاهی اوقات می تواند هنگام ذخیره کردن مشکل ایجاد کند. به عنوان مثال، اشتراک‌گذاری فقط برای اولین بار در دسترس است و زمانی که می‌خواهید برای بار دوم سند را باز کنید، برنامه با خطا مواجه می‌شود. این ممکن است به دلایل زیر رخ دهد:
- اگر چندین شرکت کننده داده ها را همزمان در یک سلول وارد کنند. یا هر قسمت دیگه
- ایجاد تغییراتی که باعث می شود کتاب کار بزرگ شود. این منجر به مشکلات می شود.
- کاربر از اشتراک گذاری حذف شده است. در این صورت ذخیره تغییرات فقط روی کامپیوتر او کار نخواهد کرد.
- منبع شبکه بیش از حد بارگذاری شده است.
برای رفع مشکل باید مراحل زیر را انجام دهید:
- تغییرات را حذف کنید یا اطلاعات اضافی را از آن پاک کنید.
- اطلاعات اضافی را در خود سند حذف کنید.
- اشتراک گذاری را مجدداً راه اندازی کنید.
- یک سند اکسل را در ویرایشگر آفیس دیگری باز کنید و سپس دوباره آن را با فرمت xls ذخیره کنید.
درست است، در نسخه های اخیر این خطا به اندازه نسخه های قدیمی تر اتفاق نمی افتد.
نحوه مشاهده فعالیت اعضا
در طول کار مشترک، شما باید دائما نظارت کنید تا یکی از شرکت کنندگان چیزی را خراب نکند. بنابراین، شما باید یاد بگیرید که بفهمید چه اقداماتی توسط یکی از آنها انجام شده است. برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید.
- به برگه "بازبینی" بروید و در آنجا مورد "اصلاحات" را پیدا کنید. در منو، مورد "انتخاب اصلاحات" را انتخاب کنید.
6 - بعد، پنجره ای ظاهر می شود که در آن می توانید متوجه شوید که چه تغییراتی توسط کاربران ایجاد شده است. این لیست به صورت خودکار تولید می شود. می‌توانید با نگاه کردن به چک باکس کنار آیتم مربوطه در این کادر گفتگو تأیید کنید که واقعاً اینطور است.
7 در این صورت، تنها تغییراتی که از آخرین ذخیره‌سازی انجام شده‌اند، در لیست گوشه سمت چپ بالا نمایش داده می‌شوند. این کار برای راحتی انجام می شود، همیشه می توانید ویرایش های قبلی را در مجله مشاهده کنید.
- به هر شرکت کننده رنگ خاصی اختصاص داده می شود که با استفاده از آن می توانید متوجه شوید که چه کسی تغییرات را ایجاد کرده است. برچسب ها در گوشه سمت چپ بالا قرار دارند. همچنین می توانید ردیابی تغییرات را بر اساس زمان، یک کاربر خاص یا در یک محدوده خاص تنظیم کنید و همچنین نمایش آنها را غیرفعال کنید.
8 - هنگامی که ماوس را روی سلولی نگه می‌دارید که دارای چنین علامتی است، یک بلوک کوچک ظاهر می‌شود که از آن می‌توانید متوجه شوید چه کسی تغییرات را انجام داده است.
9 - برای انجام تنظیمات مربوط به قوانین نمایش اصلاحات، باید به پنجره تنظیمات بازگردید و سپس قسمت "By time" را پیدا کنید، جایی که می توانید نقطه شروعی را برای مشاهده تغییرات تعیین کنید. یعنی زمانی که از آن اصلاحات نمایش داده می شود. می توانید دوره زمانی را از آخرین ذخیره تنظیم کنید، تنظیم کنید تا همه تغییرات برای همیشه نمایش داده شوند، منحصراً مشاهده نشده باشند، یا تاریخ نمایش آنها را مشخص کنید.
10 - شما همچنین می توانید نمایش اصلاحات انجام شده توسط یک عضو خاص را کنترل کنید.
11 - با استفاده از فیلد مربوطه، می توانید محدوده صفحه ای را که اعمال فرمان در آن ثبت می شود، تنظیم کنید.
همچنین می توانید با علامت زدن چک باکس های مناسب در مکان های مناسب، تغییرات دیگری ایجاد کنید.
لیست تغییرات وزن مرده نیست. کاربر اصلی می‌تواند ویرایش‌های سایر شرکت‌کنندگان را بررسی کند، آنها را تأیید یا رد کند. چگونه انجامش بدهیم؟
- به برگه "بازبینی" بروید. یک منوی "Fixes" وجود دارد که در آن کاربر می تواند اصلاحات را مدیریت کند. در پانل پاپ آپ، باید گزینه "Accept / Reject corrections" را انتخاب کنید، پس از آن پنجره ای نمایش داده می شود که در آن اصلاحات نمایش داده می شود.
13 14 - انتخاب ویرایش‌ها می‌تواند بر اساس همان معیارهایی که قبلاً توضیح داده شد انجام شود: براساس زمان، توسط یک کاربر خاص یا در محدوده خاصی. پس از تنظیم پارامترهای مورد نیاز، دکمه OK را فشار دهید.
- در مرحله بعد، تمام تنظیماتی که شرایط تعیین شده در مرحله قبل را برآورده می کنند، نمایش داده می شوند. شما می توانید با کلیک بر روی دکمه مناسب در پایین پنجره، با یک ویرایش خاص موافقت کنید یا آن را رد کنید. همچنین امکان پذیرفتن یا رد دسته ای تنظیمات وجود دارد.
15
اکنون تنظیمات لازم باقی مانده است و موارد اضافی حذف شده است.
نحوه حذف کاربر از فایل اکسل
هر از گاهی حذف کاربران از نویسندگی مشترک ضروری می شود. دلایل زیادی می تواند وجود داشته باشد: به آنها وظیفه دیگری داده شد، شرکت کننده شروع به ویرایش از رایانه دیگری کرد و غیره. پیاده سازی این کار در اکسل اصلا سخت نیست.
ابتدا تب “Review” را باز کنید. یک گروه "تغییرات" وجود دارد که در آن گزینه "دسترسی به کتاب" وجود دارد.
پس از آن، همان پنجره ای که قبلاً دیدیم روی صفحه ظاهر می شود. لیستی از تمام افرادی که می توانند تغییراتی در جدول ایجاد کنند را می توان در برگه ویرایش یافت. برای حذف کاربری که در حال حاضر به آن نیاز نداریم، باید آن را در این لیست پیدا کنید، با فشار دادن دکمه سمت چپ ماوس، آن را انتخاب کنید و روی دکمه "حذف" که در زیر قرار دارد کلیک کنید.
در مرحله بعد، اکسل به کاربر هشدار می دهد که اصلاحات انجام شده توسط این شرکت کننده ممکن است ذخیره نشود، اگر در حال حاضر تغییراتی در کتاب کار ایجاد کند. اگر موافق هستید، روی «OK» کلیک کنید و کاربر دیگر به اشتراک گذاشته نخواهد شد.
بهترین راه برای محدود کردن استفاده از دفتر کل مشترک حذف کاربر است. اگر مناسب نیست، می توانید حق مشاهده یا ویرایش کتاب توسط یک شرکت کننده خاص را تعیین کنید.
همانطور که گفته شد، مهم است که به یاد داشته باشید که برخی از محدودیت‌ها به صورت پیش‌فرض در اشتراک‌گذاری وجود دارد. آنها در بالا توضیح داده شده است. آنها را به یاد بیاوریم زیرا تکرار مادر یادگیری است.
- ایجاد جداول هوشمند که به طور خودکار داده ها را به روز می کنند و دارای بسیاری از ویژگی های دیگر هستند ممنوع است.
- شما نمی توانید اسکریپت ها را مدیریت کنید.
- یک محدودیت داخلی برای حذف برگه ها، اتصال یا جدا کردن سلول ها وجود دارد.
- تمام عملیات را روی داده های XML انجام دهید. به عبارت ساده، محدودیت هایی برای ساختاردهی حجم زیادی از داده ها، از جمله ویرایش آرایه های آنها وجود دارد. XML یکی از مبهم ترین انواع فایل برای مبتدیان است، اما واقعاً بسیار ساده است. با این نوع فایل، می توانید با ایجاد تغییرات دسته ای در سند، داده ها را انتقال دهید.
به زبان ساده، تالیف مشترک به شما این امکان را می دهد که عملیات استاندارد را روی یک سند انجام دهید، اما گزینه های حرفه ای تر فقط برای یک نفر در دسترس هستند. این به این دلیل است که بازگرداندن تغییرات دسته ای ماکروها یا XML تا حدودی دشوارتر است.
غیرفعال کردن اشتراک گذاری و سپس فعال کردن مجدد آن راه دیگری برای محدود کردن کارهایی است که کاربران اکسل می توانند انجام دهند. شما می توانید تغییرات لازم را خودتان انجام دهید و به این ترتیب به طور موقت فرصت ویرایش چیزی را از افراد دیگر سلب کنید.
برای این کار باید این مراحل را دنبال کنید.
- برگه «بازبینی» را باز کنید، به آیتم «اصلاحات» بروید و مورد «بررسی‌های برجسته» را از منوی پاپ آپ انتخاب کنید.
- پس از آن، پنجره ای ظاهر می شود که در آن باید علامت کادرهای کنار موارد "کاربر" و "در محدوده" را بردارید.
- پس از آن، یک Changelog ظاهر می شود که برای پشتیبان گیری از داده ها ضروری است.
پس از آن، می توانید اشتراک گذاری را خاموش کنید. برای انجام این کار، در همان برگه روی نوار، مورد «دسترسی به کتاب» را انتخاب کنید و تیک «Allow multiple users to modify the file» را بردارید.
تمام، اکنون اشتراک‌گذاری غیرفعال است.
بنابراین تنظیم اشتراک نویسندگی در اکسل بسیار آسان است. البته محدودیت هایی وجود دارد که به شما اجازه نمی دهد از سند به طور کامل استفاده کنید. اما آنها به سادگی حل می شوند، کافی است برای مدتی اشتراک گذاری را خاموش کنید و پس از انجام تغییرات لازم آن را روشن کنید.