در یکی از مقالات به بررسی تکنیک های تبدیل برگه های اکسل به HTML پرداختیم. امروز به نظر می رسد که همه به سمت ذخیره سازی ابری حرکت می کنند، پس چرا ما بدتر هستیم؟ فن آوری های جدید برای به اشتراک گذاری داده های اکسل از طریق اینترنت یک راه آسان با ویژگی ها و مزایای بسیاری است که می توانید از آنها استفاده کنید.
با ظهور اکسل آنلاین، دیگر نیازی به کدهای دست و پا گیر HTML برای ارسال صفحات گسترده در وب ندارید. به سادگی کتاب کار خود را به صورت آنلاین ذخیره کنید و به معنای واقعی کلمه از هر کجا به آن دسترسی داشته باشید، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید و با هم در یک صفحه گسترده کار کنید. با استفاده از اکسل آنلاین، می‌توانید یک برگه اکسل را در یک وب‌سایت یا وبلاگ جاسازی کنید و به بازدیدکنندگان اجازه دهید با آن تعامل داشته باشند تا دقیقاً اطلاعاتی را که می‌خواهند پیدا کنند، به دست آورند.
در ادامه این مقاله، به این ویژگی‌ها و بسیاری دیگر از ویژگی‌های اکسل آنلاین خواهیم پرداخت.
نحوه ارسال برگه های اکسل 2013 به وب
اگر به تازگی با خدمات ابری به طور کلی و اکسل آنلاین به طور خاص شروع کرده اید، یک شروع آسان می تواند به اشتراک گذاری یک کتاب کار موجود با استفاده از رابط کاربری آشنا Excel 2013 در رایانه شما باشد.
همه برگه های Excel Online در وب سرویس OneDrive (که قبلا SkyDrive نامیده می شد) ذخیره می شوند. همانطور که احتمالا می دانید، این ذخیره سازی آنلاین مدتی است که وجود داشته است و اکنون به عنوان یک دستور رابط با یک کلیک در مایکروسافت اکسل ادغام شده است. علاوه بر این، مهمانان، یعنی سایر کاربرانی که صفحات گسترده خود را با آنها به اشتراک می گذارید، دیگر نیازی به حساب مایکروسافت خود برای مشاهده و ویرایش فایل های Excel که با آنها به اشتراک می گذارید، ندارند.
اگر هنوز یک حساب OneDrive ندارید، می توانید همین الان یک حساب کاربری ایجاد کنید. این سرویس ساده، رایگان است و قطعاً ارزش توجه شما را دارد زیرا اکثر برنامه های مجموعه Microsoft Office 2013 (نه تنها اکسل) از OneDrive پشتیبانی می کنند. پس از ثبت نام مراحل زیر را انجام دهید:
1. وارد حساب مایکروسافت خود شوید
مطمئن شوید که از اکسل 2013 وارد حساب مایکروسافت خود شده اید. کتاب کار اکسل خود را باز کنید و به گوشه بالا سمت راست نگاه کنید. اگر نام و عکس خود را در آنجا مشاهده کردید، به مرحله بعد بروید، در غیر این صورت کلیک کنید ورود به سیستم (ورودی).
اکسل پنجره ای را نمایش می دهد که از شما می خواهد تأیید کنید که واقعاً می خواهید به Office اجازه دهید به اینترنت متصل شود. کلیک بله (بله) و سپس اطلاعات حساب Windows Live خود را وارد کنید.
2. برگه اکسل خود را در فضای ابری ذخیره کنید
برای آرامش خاطر خود مطمئن شوید که کتاب کار مورد نظر باز است، یعنی دقیقاً همان کتابی که می خواهید در اینترنت به اشتراک بگذارید. من می خواهم یک کتاب به اشتراک بگذارم لیست هدایای تعطیلاتتا اعضای خانواده و دوستانم بتوانند آن را تماشا کنند و کمک کنند 🙂
با باز بودن کتاب کار، به تب بروید فیله (فایل) و کلیک کنید اشتراک گذاری (اشتراک گذاری) در سمت چپ پنجره. گزینه پیش فرض خواهد بود دعوت از مردم (از افراد دیگر دعوت کنید)، سپس باید کلیک کنید ذخیره در ابر (ذخیره در Cloud) در سمت راست پنجره.
پس از آن، مکانی را برای ذخیره فایل اکسل انتخاب کنید. OneDrive ابتدا در سمت چپ لیست شده است و به طور پیش فرض انتخاب شده است. فقط باید پوشه ای را برای ذخیره فایل در قسمت سمت راست پنجره مشخص کنید.
توجه داشته باشید: اگر آیتم منوی OneDrive را نمی‌بینید، پس حساب OneDrive ندارید یا به حساب خود وارد نشده‌اید.
من قبلاً یک پوشه خاص ایجاد کرده ام برنامه ریز هدیه، و در لیست پوشه های اخیر نشان داده شده است. با کلیک بر روی دکمه می توانید هر پوشه دیگری را انتخاب کنید دسته بندی ها (نمای کلی) زیر ناحیه پوشه های اخیر (پوشه های اخیر)، یا با کلیک راست و انتخاب از منوی زمینه، یک پوشه جدید ایجاد کنید جدید (ایجاد) > پوشه (پوشه). وقتی پوشه مورد نظر انتخاب شد، کلیک کنید ذخیره (صرفه جویی).
3. اشتراک گذاری یک برگه اکسل ذخیره شده در وب
کتاب کار اکسل شما از قبل آنلاین است و می توانید آن را در OneDrive خود مشاهده کنید. اگر نیاز به اشتراک گذاری برگه های اکسل ذخیره شده در اینترنت دارید، فقط باید یک قدم بردارید - یکی از روش های ارائه شده توسط Excel 2013 را برای اشتراک گذاری انتخاب کنید:
- دعوت از مردم (از افراد دیگر دعوت کنید). این گزینه به طور پیش فرض انتخاب شده است. به سادگی آدرس ایمیل مخاطب(هایی) را که می خواهید برگه اکسل را با آنها به اشتراک بگذارید، وارد کنید. وقتی شروع به تایپ آن می‌کنید، تکمیل خودکار اکسل داده‌هایی را که وارد کرده‌اید با نام‌ها و آدرس‌های موجود در دفترچه آدرس‌تان مقایسه می‌کند و فهرستی از گزینه‌های منطبق را برای انتخاب به شما نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید چندین مخاطب اضافه کنید، آنها را با نقطه ویرگول از هم جدا کنید. علاوه بر این، می توانید از جستجوی مخاطبین در دفترچه آدرس استفاده کنید، برای انجام این کار، روی نماد کلیک کنید جستجوی کتاب آدرس (در دفترچه آدرس جستجو کنید). می توانید با انتخاب گزینه مناسب از لیست کشویی سمت راست، حقوق دسترسی را برای مشاهده یا ویرایش تنظیم کنید. اگر چندین مخاطب را مشخص کنید، مجوزها برای همه یکسان تنظیم می‌شوند، اما بعداً می‌توانید مجوزها را برای هر شخص به صورت جداگانه تغییر دهید. همچنین می توانید یک پیام شخصی به دعوت نامه اضافه کنید. اگر چیزی وارد نکنید، اکسل دستور عمومی را برای شما اضافه می کند.
در نهایت، باید انتخاب کنید که آیا کاربر باید به حساب Windows Live خود وارد شود تا بتواند به برگه اکسل آنلاین شما دسترسی داشته باشد. من دلیل خاصی برای مجبور کردن آنها به این کار نمی بینم، اما این به شما بستگی دارد.
وقتی همه چیز آماده شد، دکمه را فشار دهید اشتراک گذاری (دسترسی عمومی). هر دعوت شده ایمیلی حاوی پیوندی به فایلی که به اشتراک گذاشته اید دریافت می کند. برای باز کردن صفحه اکسل به صورت آنلاین، کاربر فقط باید روی پیوند کلیک کند
پس از فشار دادن اشتراک گذاری (اشتراک گذاری)، اکسل لیستی از مخاطبینی را که فایل را با آنها به اشتراک گذاشته اید نمایش می دهد. اگر می خواهید مخاطبی را از لیست حذف کنید یا مجوزها را تغییر دهید، روی نام این مخاطب راست کلیک کرده و گزینه مناسب را از منوی زمینه انتخاب کنید.
- یک لینک اشتراک گذاری دریافت کنید (لینک را دریافت کنید). اگر می‌خواهید به تعداد زیادی از افراد به یک برگه آنلاین اکسل دسترسی داشته باشید، راه سریع‌تر این است که برای آنها پیوندی به فایل ارسال کنید، مثلاً از طریق فهرست پستی Outlook. یک گزینه را انتخاب کنید یک لینک اشتراک گذاری دریافت کنید (دریافت لینک) در سمت چپ پنجره، دو لینک در سمت راست پنجره ظاهر می شود: پیوند مشاهده کنید (لینک به مشاهده) و ویرایش لینک (لینک برای ویرایش). می توانید یکی یا هر دوی آنها را ارسال کنید.
- ارسال به شبکه های اجتماعی (به رسانه های اجتماعی ارسال کنید). نام این گزینه برای خود صحبت می کند و به جز یک نکته به ندرت نیاز به توضیح اضافی دارد. اگر این روش را انتخاب کنید، لیستی از شبکه های اجتماعی موجود را در قسمت سمت راست پنجره پیدا نخواهید کرد. روی لینک کلیک کنید برای اتصال به شبکه های اجتماعی اینجا را کلیک کنید (شبکه های اجتماعی را اضافه کنید) تا حساب های خود را به فیس بوک، توییتر، گوگل، لینکدین و غیره اضافه کنید.
- پست الکترونیک (ایمیل) (ارسال از طریق ایمیل). اگر می خواهید کتاب کار اکسل را به صورت پیوست (به صورت فایل معمولی Excel، PDF یا XPS) یا از طریق فکس اینترنتی ارسال کنید، این روش را در سمت چپ پنجره و گزینه مناسب را در سمت راست انتخاب کنید.
نکته: اگر می خواهید مساحت یک کتاب کار اکسل را که توسط سایر کاربران قابل مشاهده است محدود کنید، آن را در برگه باز کنید فیله بخش (پرونده). اطلاعات (جزئیات) و فشار دهید گزینه های مشاهده مرورگر (گزینه های مشاهده مرورگر). در اینجا می توانید پیکربندی کنید که کدام برگه ها و کدام عناصر نامگذاری شده می توانند در وب نمایش داده شوند.
همین! کتاب کار Excel 2013 شما اکنون آنلاین و در دسترس کاربران منتخب است. و حتی اگر دوست ندارید با کسی همکاری کنید، این روش به شما این امکان را می دهد که از هر کجا به فایل های اکسل دسترسی داشته باشید، چه در دفتر کار باشید، چه در خانه کار کنید یا به جایی سفر کنید.
کار با کتاب های کار در اکسل آنلاین
اگر ساکن دنیای ابری مطمئن هستید، می توانید به راحتی در زمان استراحت ناهار خود به Excel Online تسلط داشته باشید.
نحوه ایجاد یک کتاب کار در اکسل آنلاین
برای ایجاد یک کتاب جدید، روی فلش کوچک کنار دکمه کلیک کنید ساختن (ایجاد) و از لیست کشویی انتخاب کنید کتاب کار اکسل (کتاب اکسل).
برای تغییر نام کتاب آنلاین خود، روی نام پیش فرض کلیک کرده و نام جدید را وارد کنید.
برای آپلود یک کتاب کار موجود در Excel Online، کلیک کنید بارگذاری (آپلود) در نوار ابزار OneDrive و فایل مورد نظر ذخیره شده در رایانه خود را انتخاب کنید.
نحوه ویرایش کتاب های کاری در اکسل آنلاین
پس از باز کردن یک کتاب کار در اکسل آنلاین، می توانید با استفاده از برنامه اکسل وب (درست مانند اکسل نصب شده بر روی رایانه شخصی) با آن کار کنید، یعنی داده ها را وارد کنید، مرتب کنید و فیلتر کنید، با استفاده از فرمول ها محاسبه کنید، و داده ها را با استفاده از نمودارها تجسم کنید.
تنها یک تفاوت قابل توجه بین نسخه وب و نسخه محلی اکسل وجود دارد. Excel Online دکمه ای ندارد ذخیره (ذخیره) زیرا کتاب کار را به صورت خودکار ذخیره می کند. اگر نظرتان تغییر کرد، کلیک کنید Ctrl + Zبرای لغو عمل، و Ctrl + Yبرای انجام مجدد عمل لغو شده برای همین منظور می توانید از دکمه ها استفاده کنید خنثی کردن (لغو) / اماده برگه (بازگشت). صفحه اصلی (صفحه اصلی) در بخش خنثی کردن (لغو).
اگر می‌خواهید برخی از داده‌ها را ویرایش کنید، اما هیچ اتفاقی نمی‌افتد، به احتمال زیاد کتاب در حالت فقط خواندنی باز است. برای فعال کردن حالت ویرایش، کلیک کنید ویرایش کتاب (ویرایش کتاب) > ویرایش در برنامه وب اکسل (در اکسل آنلاین ویرایش کنید) و تغییرات سریع را مستقیماً در مرورگر وب خود ایجاد کنید. برای دسترسی به ویژگی‌های پیشرفته‌تر تجزیه و تحلیل داده‌ها مانند PivotTables، Sparklines یا پیوند دادن به یک منبع داده خارجی، کلیک کنید ویرایش در اکسل (در اکسل باز کنید) تا در رایانه خود به Microsoft Excel بروید.
وقتی برگه‌ای را در اکسل ذخیره می‌کنید، در جایی که ابتدا آن را ایجاد کرده‌اید، یعنی در فضای ذخیره‌سازی ابری OneDrive ذخیره می‌شود.
نکته: اگر می خواهید تغییرات سریعی در چندین کتاب ایجاد کنید، بهترین راه این است که لیست فایل ها را در OneDrive خود باز کنید، کتاب مورد نیاز خود را بیابید، روی آن کلیک راست کرده و عملکرد مورد نظر را از منوی زمینه انتخاب کنید.
برای به اشتراک گذاری کاربرگ خود در اکسل آنلاین، کلیک کنید اشتراک گذاری (به اشتراک گذاشته شده) > با مردم به اشتراک بگذارید (اشتراک گذاری) …
… و سپس یکی از گزینه ها را انتخاب کنید:
- دعوت از مردم (ارسال پیوند دسترسی) – و آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید کتاب را با آنها به اشتراک بگذارید وارد کنید.
- یک لینک دریافت کنید (دریافت پیوند) - و این پیوند را به یک ایمیل پیوست کنید، آن را در یک وب سایت یا در شبکه های اجتماعی ارسال کنید.
همچنین می توانید حقوق دسترسی برای مخاطبین را تنظیم کنید: حق فقط مشاهده یا اجازه ویرایش سند.
هنگامی که چندین نفر همزمان یک کاربرگ را ویرایش می‌کنند، Excel Online بلافاصله حضور و به‌روزرسانی‌های آنها را نشان می‌دهد، مشروط بر اینکه همه سند را در اکسل آنلاین و نه در اکسل محلی رایانه ویرایش کنند. اگر روی فلش کوچک کنار نام شخص در گوشه سمت راست بالای صفحه اکسل کلیک کنید، می‌توانید ببینید که آن شخص در حال حاضر دقیقاً کدام سلول را ویرایش می‌کند.
اگر کاربرگ‌های آنلاین را با تیم خود به اشتراک می‌گذارید، ممکن است بخواهید به آنها اجازه دهید فقط سلول‌ها، ردیف‌ها یا ستون‌های خاصی را در سند اکسل خود ویرایش کنند. برای انجام این کار، در اکسل در رایانه محلی، باید محدوده (های) را که اجازه ویرایش را می دهید انتخاب کنید و سپس از کاربرگ محافظت کنید.
- محدوده ای از سلول هایی را که کاربران می توانند ویرایش کنند انتخاب کنید، برگه را باز کنید مرور (بررسی) و در قسمت تبادل (تغییر می دهد) کلیک کنید به کاربران اجازه ویرایش محدوده ها را بدهید (اجازه تغییر دامنه ها).
- در کادر محاوره ای به کاربران اجازه ویرایش محدوده ها را بدهید (اجازه تغییر محدوده ها) روی دکمه کلیک کنید جدید (ایجاد)، مطمئن شوید که محدوده درست است و کلیک کنید Protect Sheet (حفاظت برگه). اگر می خواهید به کاربران خود اجازه دهید چندین محدوده را ویرایش کنند، دوباره روی دکمه کلیک کنید. جدید (ایجاد کردن).
- رمز عبور خود را دو بار وارد کنید و برگه امن را در OneDrive آپلود کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد، لطفاً مقاله قفل کردن و باز کردن قسمت های خاص یک برگه محافظت شده را مطالعه کنید.
نحوه قرار دادن برگه اکسل در وب سایت یا وبلاگ
اگر می خواهید کتاب کار اکسل خود را در یک وب سایت یا وبلاگ منتشر کنید، این 3 مرحله آسان را در برنامه وب اکسل دنبال کنید:
- یک کتاب کار را در Excel Online باز کنید، کلیک کنید اشتراک گذاری (به اشتراک گذاشته شده) > قراردادن (جاسازی) سپس روی دکمه کلیک کنید تولید (ایجاد کردن).
- در مرحله بعد، دقیقاً مشخص می‌کنید که صفحه باید در وب چگونه به نظر برسد. گزینه های زیر در دسترس شما هستند:
- چه چیزی را نشان دهد (آنچه باید نشان داده شود). در این قسمت می توانید مشخص کنید که می خواهید کل کتاب کار را جاسازی کنید یا فقط بخشی از آن مانند محدوده سلول ها، جدول محوری و غیره.
- ظاهر (ظاهر). در اینجا می‌توانید ظاهر کتاب را سفارشی کنید (نمایش یا پنهان کردن خطوط شبکه، عناوین ستون‌ها و ردیف‌ها، شامل لینک دانلود).
- اثر متقابل (اثر متقابل). به کاربران اجازه دهید با جدول شما تعامل داشته باشند - مرتب سازی، فیلتر و وارد کردن داده ها در سلول ها. اگر اجازه ورود داده ها را بدهید، تغییرات ایجاد شده توسط افراد دیگر در سلول های اینترنت در کتاب کار اصلی ذخیره نمی شود. اگر می خواهید یک سلول خاص هنگام باز کردن یک صفحه وب باز شود، کادر را علامت بزنید همیشه با انتخاب این سلول شروع کنید (همیشه از این سلول شروع کنید) و روی سلول مورد نظر در ناحیه کلیک کنید پیش نمایش (پیش نمایش) که در سمت راست کادر محاوره ای قرار دارد.
- ابعاد (ابعاد). در اینجا عرض و ارتفاع پنجره جدول را بر حسب پیکسل وارد کنید. برای مشاهده ابعاد واقعی پنجره کلیک کنید مشاهده اندازه واقعی (اندازه نمای واقعی) بالای پنجره پیش نمایش (پیش نمایش). به یاد داشته باشید که می توانید اندازه را حداقل 200 در 100 پیکسل و حداکثر 640 در 655 پیکسل تنظیم کنید. اگر نیاز به اندازه متفاوتی دارید که فراتر از این محدودیت‌ها باشد، بعداً می‌توانید کد را در هر ویرایشگر HTML، مستقیماً در سایت یا وبلاگ خود تغییر دهید.
- تنها کاری که باید انجام دهید این است که کلیک کنید نسخه (کپی) بخش زیر درج کد (کد را جاسازی کنید) و کد HTML (یا جاوا اسکریپت) را در وبلاگ یا وب سایت خود قرار دهید.
توجه داشته باشید: کد جاسازی شده یک iframe است، بنابراین مطمئن شوید که سایت شما از این تگ پشتیبانی می کند و وبلاگ شما اجازه می دهد تا از آن در پست ها استفاده شود.
برنامه وب اکسل تعبیه شده
آنچه در زیر مشاهده می کنید یک برگه تعاملی اکسل است که تکنیک توصیف شده را در عمل نشان می دهد. این جدول محاسبه می کند که چند روز تا تولد، سالگرد یا رویداد دیگری باقی مانده است و شکاف ها را در سایه های مختلف سبز، زرد و قرمز رنگ می کند. در برنامه اکسل وب، فقط باید رویدادهای خود را در ستون اول وارد کنید، سپس تاریخ های مربوطه را تغییر دهید و نتایج را ببینید.
اگر در مورد فرمول استفاده شده در اینجا کنجکاو هستید، لطفاً مقاله را ببینید نحوه تنظیم قالب بندی تاریخ شرطی در اکسل.
یادداشت مترجم: در برخی از مرورگرها، این iframe ممکن است به درستی نمایش داده نشود یا اصلا نمایش داده نشود.
Mashup در برنامه وب اکسل
اگر می‌خواهید تعامل نزدیک‌تری بین صفحات وب اکسل خود و سایر برنامه‌ها یا سرویس‌های وب ایجاد کنید، می‌توانید از JavaScript API موجود در OneDrive برای ایجاد ترکیب‌های تعاملی از داده‌های خود استفاده کنید.
در زیر می‌توانید ترکیب Destination Explorer ایجاد شده توسط تیم Excel Web App را به عنوان نمونه‌ای از آنچه توسعه‌دهندگان می‌توانند برای وب‌سایت یا وبلاگ شما ایجاد کنند، مشاهده کنید. این ترکیب از API های جاوا اسکریپت خدمات اکسل و نقشه های بینگ برای کمک به بازدیدکنندگان سایت برای انتخاب مسیر برای سفر استفاده می کند. می توانید یک مکان را روی نقشه انتخاب کنید و mashup آب و هوای آن مکان یا تعداد گردشگرانی که از آن مکان ها بازدید می کنند را به شما نشان می دهد. اسکرین شات زیر مکان ما را نشان می دهد 🙂
همانطور که می بینید، کار در Excel Online بسیار ساده است. اکنون که اصول اولیه را توضیح دادیم، می‌توانید به بررسی ویژگی‌های آن ادامه دهید و با خیال راحت و با اطمینان با ورق‌های خود کار کنید!