فهرست
در حین استفاده از صفحه گسترده، بسیاری از کاربران، با حجم عظیمی از اطلاعات کار می کنند، اشتباهات مختلفی در محاسبات مرتکب می شوند یا اشتباهات تایپی دارند. علاوه بر این، برخی افراد نمی دانند چگونه کاراکترهای خاص را به درستی اضافه کنند و به جای آن از کاراکترهای دیگری که مربوط به کار نیستند استفاده می کنند. این برنامه دارای یک ویژگی خاص به نام "AutoCorrect" است که به شما امکان می دهد به طور خودکار ورود داده های نادرست را تصحیح کنید.
"AutoCorrect" چیست؟
پردازشگر صفحه گسترده اکسل طیف وسیعی از خطاهای کاربران را هنگام کار با اطلاعات جدولی در حافظه خود ذخیره می کند. اگر کاربر اشتباهی مرتکب شود، برنامه به طور خودکار آن را به مقادیر صحیح اصلاح می کند. همه اینها به لطف ابزار AutoCorrect به دست می آید. ویژگی جایگزینی خودکار انواع خطاهای زیر را تصحیح می کند:
- خطاهای ایجاد شده به دلیل Caps Lock شامل؛
- با یک حرف کوچک شروع به وارد کردن جمله جدید کنید.
- دو حرف بزرگ در یک ردیف در یک کلمه؛
- سایر اشتباهات رایج و اشتباهات تایپی که توسط کاربران انجام می شود.
مکان های قرارگیری
توجه داشته باشید که جایگزینی خودکار و ابزار Find and Replace دو گزینه کاملا متفاوت هستند. در ابزار اول، صفحه گسترده به طور مستقل متن تایپ شده را تجزیه و تحلیل می کند و جایگزینی را پیاده سازی می کند و در ابزار دوم، تمام دستکاری ها توسط کاربر کار در صفحه گسترده انجام می شود.
کل لیست عبارات جایگزین شده در تنظیمات اکسل قرار دارد. برای مشاهده این جدول مقادیر، این مراحل ساده را دنبال کنید:
- ما روی دکمه بزرگ واقع در قسمت سمت چپ بالای رابط کلیک می کنیم و سپس روی عنصر "تنظیمات" کلیک می کنیم.
- در پنجره ای که ظاهر می شود، روی خط "Spelling" کلیک کنید و به منوی تنظیمات برای جایگزینی خودکار بروید.
- در پنجره جدیدی که روی صفحه ظاهر می شود، می توانید پارامترهای عملکرد را مشاهده کنید. همچنین جدولی از نمونه های جایگزینی کاراکترها یا کلمات وجود دارد.
توجه داشته باشید که مکان این تابع در همه نسخه ها یکسان است، فقط در برخی موارد دسترسی به پارامترها با کلیک بر روی عنصر "File" آغاز می شود.
جستجوی محتوا
بیایید نگاهی دقیق تر به نحوه جستجوی محتوا در یک سند بیندازیم. راهپیمایی:
- به بخش "ویرایش" بروید و سپس روی دکمه "یافتن" کلیک کنید. با فشار دادن کلیدهای ترکیبی "Ctrl + F" می توانید به این پنجره دسترسی پیدا کنید.
- در خط "یافتن" باید مقداری را که می خواهید در سند پیدا کنید وارد کنید. پس از وارد کردن داده ها، روی "Find Next" کلیک کنید. در پنجره، فیلترهای جستجوی مختلفی وجود دارد که در بخش "گزینه ها" قرار دارند.
لازم به ذکر است که اگر روی دکمه "یافتن بعدی" کلیک کنید، برنامه نزدیکترین عبارت وارد شده را نمایش می دهد و آن را در سند نشان می دهد. استفاده از تابع "یافتن همه" به شما امکان می دهد تمام مقادیر جستجو را که در سند هستند نمایش دهید.
جایگزینی نمونه
اغلب اتفاق می افتد که کاربر نه تنها باید یک عبارت را در سند پیدا کند، بلکه باید آن را با داده های دیگر جایگزین کند. راهنمای گام به گام برای انجام این عملکرد:
- همانطور که در بالا توضیح داده شد به کادر جستجو بروید.
- حال به قسمتی به نام “Replace” می رویم.
- یک خط جدید "جایگزین با" وجود دارد. در خط "یافتن" عبارت جستجو را درایو می کنیم و در خط "جایگزینی با"، مقداری را که می خواهیم قطعه یافت شده را جایگزین کنیم، درایو می کنیم. با رفتن به بخش "گزینه ها" می توانید فیلترهای جستجوی مختلفی را برای سرعت بخشیدن به کار با اطلاعات اعمال کنید.
تصحیح خودکار را فعال و غیرفعال کنید
به طور پیش فرض، ویژگی جایگزینی خودکار در صفحه گسترده فعال است. مواردی وجود دارد که باید خاموش شود تا هنگام وارد کردن اطلاعات، برنامه برخی از کاراکترها را اشتباه درک نکند. راهنمای گام به گام غیرفعال کردن تعویض خودکار:
- به بخش "فایل" بروید.
- در لیست سمت چپ عناصر، "تنظیمات" را انتخاب کنید.
- در پنجره گزینه هایی که ظاهر می شود، بخش "املا" را انتخاب کنید. بعد روی AutoCorrect Options کلیک کنید.
- یک پنجره جدید با تنظیمات پارامتر ظاهر می شود. در اینجا باید علامت کادر کنار کتیبه «جایگزینی در حین تایپ» را بردارید و سپس روی «OK» کلیک کنید.
- صفحه گسترده کاربر را به پنجره قبلی می برد، که در آن باید دوباره روی «OK» کلیک کنید.
توجه! برای فعال کردن مجدد عملکرد، باید علامت تیک کنار کتیبه "Replace as you type" را برگردانید و روی "OK" کلیک کنید.
تصحیح خودکار تاریخ و مشکلات احتمالی
مواقعی وجود دارد که کاربر اطلاعات عددی را با نقطه درایو می کند و پردازنده صفحه گسترده به طور مستقل آن را به تاریخ تغییر می دهد. برای ذخیره اطلاعات اصلی در سلول بدون هیچ تغییری، باید مراحل ساده زیر را انجام دهید:
- ما مجموعه ای از سلول ها را انتخاب می کنیم که در آنها قصد داریم اطلاعات عددی را با نقطه وارد کنیم. به بخش "Home" بروید و سپس به برگه "Number" بروید. روی تغییر قالب سلول فعلی کلیک کنید.
- لیست کوچکی با فرمت های مختلف فاش شده است. روی «متن» کلیک کنید.
- پس از دستکاری ها، می توانید داده ها را با استفاده از نقطه وارد سلول ها کنید.
درک این نکته مهم است که اطلاعات عددی در سلول های دارای قالب متنی توسط برنامه به عنوان اعداد پردازش نمی شود.
تصحیح خودکار با نمادهای ریاضی
حال بیایید نحوه انجام فرآیند جایگزینی خودکار با نمادهای ریاضی را بررسی کنیم. ابتدا باید به پنجره "AutoCorrect" و سپس به بخش "AutoCorrect with Mathematical Symbols" بروید. این ویژگی مفید و مفید است زیرا بسیاری از نمادهای ریاضی روی صفحه کلید نیستند. به عنوان مثال، برای نمایش تصویر یک زاویه در یک سلول، فقط باید دستور زاویه را وارد کنید.
لیست ریاضی موجود را می توان با مقادیر خود تکمیل کرد. برای این کار در فیلد اول دستور خود را وارد کنید و در قسمت دوم کاراکتری که هنگام نوشتن این دستور نمایش داده می شود. در نهایت روی دکمه «افزودن» و سپس «OK» کلیک کنید.
ویرایش فرهنگ لغت تصحیح خودکار
وظیفه اصلی جایگزینی خودکار تصحیح اشتباهات تایپی و اشتباهات در اطلاعات وارد شده توسط کاربر است. یک فرهنگ لغت ویژه در پردازشگر صفحه گسترده ادغام شده است که حاوی لیستی از کلمات و نمادها برای جایگزینی خودکار است. شما می توانید مقادیر منحصر به فرد خود را به این فرهنگ لغت اضافه کنید، که کار با پردازنده صفحه گسترده را بسیار ساده می کند. راهپیمایی:
- با استفاده از روشی که در بالا توضیح داده شد، با پارامترهای جایگزینی خودکار به پنجره می رویم.
- در خط "Replace" باید یک کاراکتر یا کلمه وارد کنید که در آینده پردازشگر صفحه گسترده آن را به عنوان یک خطا دریافت می کند. در خط "روشن" باید مقداری را وارد کنید که به عنوان جایگزینی برای اشتباه انجام شده استفاده می شود. پس از وارد کردن تمام اطلاعات لازم، روی "افزودن" کلیک کنید.
- به طور مشابه، می توانید مقادیر خود را از فرهنگ لغت اضافه کنید تا بعداً وقت خود را برای تصحیح آنها تلف نکنید.
برای حذف مقادیر غیر ضروری از لیست جایگزین های خودکار، فقط باید یک ترکیب غیر ضروری را انتخاب کنید و سپس روی "حذف" کلیک کنید. با انتخاب یک مقدار، نه تنها می توانید آن را حذف کنید، بلکه آن را ویرایش کنید.
تنظیم گزینه های اصلی تصحیح خودکار
ویژگی های اصلی شامل تمام پارامترهای واقع در بخش "AutoCorrect" است. به طور پیش فرض، صفحه گسترده شامل انواع اصلاحات نشان داده شده در تصویر است:
برای خاموش کردن هر پارامتر، فقط باید تیک کادر کنار آن را بردارید و سپس برای ذخیره تغییرات وارد شده، روی «OK» کلیک کنید.
کار با استثناها
صفحه گسترده دارای فرهنگ لغت استثنایی ویژه است که به شما امکان می دهد مطمئن شوید که جایگزینی خودکار برای مقادیر موجود در این فرهنگ لغت اعمال نمی شود. راهنمای گام به گام کار با فرهنگ لغت:
- در کادر "AutoCorrect"، روی "Exceptions" کلیک کنید.
- در اینجا دو بخش وجود دارد. بخش اول «حرف اول» است. این بخش تمام مقادیری را که پس از آن "دوره" توسط برنامه به عنوان پایان یک جمله درک نمی شود، توصیف می کند. به عبارت دیگر پس از وارد کردن نقطه، کلمه بعدی با یک حرف کوچک شروع می شود. برای اضافه کردن مقادیر خود، باید یک کلمه جدید در خط بالا وارد کنید و سپس روی "افزودن" کلیک کنید. اگر هر نشانگر را از لیست انتخاب کنید، می توانید آن را تنظیم کنید یا حذف کنید.
- بخش دوم «دو پایتخت» است. در اینجا، مانند تب قبلی، می توانید مقادیر خود را اضافه کنید و همچنین آنها را ویرایش و حذف کنید.
تفاوت نسخه اکسل
همه راهنماهای بالا برای استفاده با پردازنده های صفحه گسترده 2007، 2010، 2013 و 2019 هستند. در ویرایشگر 2003، مراحل تنظیم جایگزینی خودکار به روشی متفاوت انجام می شود و عناصر کلیدی در مکان های کاملاً متفاوتی قرار دارند. راهپیمایی:
- بر روی بخش "سرویس" کلیک کنید.
- روی عنصر "تنظیمات" کلیک کنید.
- به تب Spelling منتقل می شود.
- سه گزینه برای تنظیم جایگزینی خودکار وجود دارد.
- برای ایجاد تغییرات در جایگزینی خودکار، روی عنصر "AutoCorrect Options" کلیک کنید.
- یک پنجره آشنا ظاهر می شود. هیچ تنظیمی از نمادهای ریاضی وجود ندارد، زیرا کاملاً تمام پارامترها در یک مکان قرار دارند. ما تمام تغییرات لازم را انجام می دهیم و روی دکمه "OK" کلیک می کنیم.
آموزش تصویری
اگر تمام دستورالعمل های بالا کافی نیست، می توانید ویدیوی زیر را تماشا کنید:
این در مورد تمام تفاوت های ظریف اضافی به دفترچه راهنما می گوید. پس از تماشای ویدیو، اطلاعات اضافی زیادی را یاد خواهید گرفت که به شما امکان می دهد هنگام کار با جایگزینی خودکار در یک صفحه گسترده، تمام مشکلات را حل کنید.
نتیجه
عملکرد جایگزینی خودکار به شما امکان می دهد تا روند کار با اطلاعات جدولی را به میزان قابل توجهی سرعت بخشید. این ابزار هنگام کار با حجم عظیمی از اطلاعات مؤثرتر است. بسیار مهم است که بتوانید از این ویژگی مفید به درستی استفاده و پیکربندی کنید.