فهرست
پشتیبان گیری ایجاد یک فایل برای بازیابی اطلاعات بعدی در صورت شکسته شدن یا ناپدید شدن رسانه اصلی است. همچنین می توانید یک کپی از داده ها در Microsoft Excel ایجاد کنید. این برنامه ابزارهایی برای این کار دارد. برای بازیابی اطلاعات، می توانید از یک تابع دیگر اکسل - بازیابی خودکار استفاده کنید. بیایید همه احتمالات را برای بازیابی تغییرات از دست رفته در جداول در نظر بگیریم.
راه اندازی پشتیبان گیری خودکار
این برنامه قادر به ایجاد یک فایل اضافی است که به طور کامل نسخه اصلی را کپی می کند و همزمان با آن به روز می شود. تنظیم یک نسخه پشتیبان به ویژه در مواردی که خطر خاموش شدن اضطراری برنامه یا خاموش شدن رایانه وجود دارد بسیار مهم است. اگر دستگاه شما ناپایدار است، چند مرحله ساده را دنبال کنید تا تغییرات صفحه گسترده را از دست ندهید.
- تب "File" را باز کنید و مورد "Save As" را در منو پیدا کنید. روی آن کلیک کنید تا کادر محاوره ای باز شود.
- در پنجره ای که ظاهر می شود، منوی کوچک "Service" را باز کنید، دکمه در پایین قرار دارد. به گزینه های عمومی نیاز دارد.
- کادر «همیشه پشتیبان‌گیری» را علامت بزنید. سایر زمینه ها اختیاری هستند. در صورت تمایل، می توانید فوراً از سند با رمز عبور محافظت کنید و دسترسی فقط خواندنی توصیه شده را تنظیم کنید. اگر همه چیز لازم در این پنجره انجام شد، روی "OK" کلیک کنید.
- ما فایل را با استفاده از همان پنجره "Save As" در هر مکان مناسب ذخیره می کنیم. همیشه یک نسخه پشتیبان XLK در کنار آن در یک پوشه یا روی دسکتاپ شما وجود خواهد داشت.
نتیجه پس از ذخیره اولین تغییرات به صورت زیر است:
مهم! اکنون می توانیم به این سوال پاسخ دهیم که نسخه های پشتیبان در کجا ذخیره می شوند: در همان پوشه ای که فایل اصلی ذخیره شده است.
نحوه ایجاد یک نسخه پشتیبان غیرقابل تغییر
یک نسخه پشتیبان معمولی یک نسخه کتاب کار را ذخیره می کند اکسل، که یک ذخیره پیش به روز بود. گاهی اوقات این گزینه مناسب نیست و چند مرحله قبل از آخرین ذخیره به نسخه ای از سند نیاز دارید. برای اینکه بتوانید به نسخه های قبلی یک سند دسترسی داشته باشید، باید یک افزونه نصب کنید. مایکروسافت چنین افزونه هایی را در وب سایت رسمی توزیع نمی کند، آنها تا حدی در برنامه گنجانده شده اند.
توجه کنید! می توانید افزونه ها را در منابع باز در اینترنت پیدا کنید، استفاده از آنها قانونی است. حتما سایت و دانلودها را با سیستم آنتی ویروس چک کنید تا اطلاعات شخصی و اسناد مهم را در معرض خطر قرار ندهید.
افزونه مورد نیاز برای پشتیبان گیری VBA-Excel نام دارد. این افزونه پولی است، اما می توانید از عملکردهای آن در طول دوره آزمایشی استفاده کنید. مناسب برای کامپیوترهای دارای سیستم عامل ویندوز XP و جدیدتر، برای نسخه های Excel از سال 2007 به بعد. دستورالعمل نصب همراه با فایل نصب است.
- پس از نصب افزونه، تب VBA-Excel در نوار ابزار ظاهر می شود. آن را باز کنید و روی دکمه "پشتیبان گیری" کلیک کنید.
- در کادر محاوره ای که باز می شود، مکانی را برای ذخیره نسخه پشتیبان انتخاب کنید و تنظیمات کپی را تنظیم کنید. اگر به یک فایل نیاز دارید که محتویات نسخه اصلی را کپی کند، نیازی به تعیین زمان ایجاد خودکار کپی ها ندارید. روی «ذخیره» کلیک کنید.
هنگامی که دیگر نیازی به کپی نیست، باید دوباره روی دکمه "پشتیبان گیری" کلیک کنید. خط "لغو پشتیبان گیری" ظاهر می شود - روی آن کلیک کنید و فایل ها ظاهر نمی شوند. این تنها در صورتی باید انجام شود که تنظیمات کپی خودکار تنظیم شده باشد.
ذخیره خودکار تغییرات در یک سند را تنظیم کنید
در شرایط اضطراری، ذخیره خودکار تغییرات نیز کمک می کند. کپی های سند پس از راه اندازی مجدد در یک برگه خاص ظاهر می شوند. در فواصل زمانی معین، در صورت تنظیم تنظیمات مناسب، برنامه به طور خودکار تمام تغییراتی که در کتاب ظاهر می شود را ثبت می کند.
- بخش "گزینه ها" را در تب "فایل" باز کنید. یک کادر محاوره ای با یک منو روی صفحه ظاهر می شود - مورد "ذخیره" مورد نیاز است.
- کادر ذخیره خودکار را علامت بزنید و تعداد دفعات ذخیره تغییرات را تنظیم کنید. شما می توانید حتی یک دقیقه را در تنظیمات تنظیم کنید، اما چنین ذخیره مکرری باعث کاهش سرعت اکسل در یک رایانه ضعیف می شود. همچنین ارزش دارد خط بعدی را علامت بزنید تا وقتی سند را بدون ذخیره می‌بندید، آخرین نسخه ضبط شده خودکار به طور خودکار ذخیره شود.
- پوشه ها را برای ذخیره خودکار فایل ها انتخاب کنید. معمولاً آنها بلافاصله در تنظیمات ثبت می شوند و مسیر به پوشه های اکسل منتهی می شود. اگر از مکانی که فایل ها در آن ذخیره می شوند راضی هستید، نباید چیزی را تغییر دهید. شما باید بدانید که فایل های ذخیره خودکار کجا ذخیره می شوند تا بتوانید در آینده به سرعت آنها را پیدا کنید.
پس از بسته شدن اضطراری برنامه - به عنوان مثال، هنگام خاموش کردن رایانه - باید اکسل را دوباره باز کنید و فایل مورد نظر را برای ذخیره در برگه "بازیابی سند" انتخاب کنید. ورودی های ذخیره خودکار وجود دارد. برای انتخاب نسخه صحیح به زمان ایجاد سند توجه کنید.
مهم! اگر فایل های ذخیره شده دیگر مورد نیاز نیستند، در کادر محاوره ای که پس از پایان کار با این اسناد ظاهر می شود، باید روی دکمه «ذخیره نشود» کلیک کنید.
چگونه یک کتاب کار ذخیره نشده اکسل را بازیابی کنیم
اگر نتوانستید آخرین نسخه یک سند را بعد از خرابی باز کنید، می توانید به پوشه ای که فایل های ذخیره خودکار موجود در آن ذخیره می شوند دسترسی پیدا کنید. بیایید از عملکردهای برگه "File" استفاده کنیم تا به دنبال پوشه ای در Explorer نباشیم.
- هنگامی که کاربر برگه "File" را باز می کند، برنامه به طور خودکار بخش "جزئیات" را نشان می دهد. ما مورد "نسخه ها" را در پایین صفحه پیدا می کنیم و روی دکمه "مدیریت نسخه ها" کلیک می کنیم.
- یکی از آیتم های منو باز می شود - "بازیابی کتاب های ذخیره نشده". با کلیک بر روی آن، به کادر محاوره ای برای باز کردن یک سند هدایت می شوید. فایل مورد نظر را در لیست پیدا کنید و روی "Open" کلیک کنید.
گاهی اوقات هیچ سندی در پوشه وجود ندارد. در این حالت، در کنار آیتم "نسخه ها"، ورودی وجود دارد که بیان می کند نسخه های قبلی فایل وجود ندارد. اگر این اتفاق بیفتد، نمی توانید تغییرات ایجاد شده را بازیابی کنید.