نمیشه اصلی رو از فرعی جدا کرد؟ نمی توانید به همکاران نه بگویید؟ سپس احتمالاً تا دیروقت در دفتر می مانید. الیور برکمن، روزنامه‌نگار و ستون‌نویس Psychologies می‌گوید چگونه می‌توان به یک کارمند مؤثر تبدیل شد.
همه کارشناسان و متخصصان مدیریت زمان از تکرار همین توصیه اصلی خسته نمی شوند. مهم را از بی اهمیت جدا کنید. ایده خوبی است، اما گفتن آن آسان تر از انجام دادن است. اگر فقط به این دلیل که در گرماگرم امور، همه چیز بسیار مهم به نظر می رسد. خوب، یا، فرض کنید، شما به نحوی معجزه آسا مهم را از غیر مهم جدا کردید. و سپس رئیس شما تماس می گیرد و از شما می خواهد که کارهای فوری انجام دهید. سعی کنید به او بگویید که این پروژه در لیست اولویت های شما نیست. اما نه، آن را امتحان نکنید.
عظیم را در آغوش بگیرید
نویسنده پرفروش کتاب XNUMX عادات افراد بسیار مؤثر استفان کاوی1 توصیه می کند که سوال را دوباره بیان کنید. به محض اینکه امر غیر مهم در جریان امور یافت نشد، باید مهم را از فوری جدا کرد. چیزی که حداقل از نظر تئوری نمی تواند انجام شود، از این واقعیت که انجام ندادن آن به سادگی غیرممکن است.
اولاً، واقعاً فرصتی برای اولویت بندی درست می دهد. و در مرحله دوم، به جلب توجه به یک مشکل مهم دیگر کمک می کند - کمبود زمان. اغلب، اولویت‌بندی به عنوان پوششی برای این واقعیت ناخوشایند عمل می‌کند که انجام کل مقدار کار ضروری به سادگی با تعریف غیرممکن است. و هرگز به موارد بی اهمیت نخواهید رسید. اگر اینطور است، بهترین کار این است که با مدیریت خود صادق باشید و توضیح دهید که حجم کاری شما فراتر از ظرفیت شماست.
برای بسیاری از ما، موثرترین دوره صبح است. روز را شروع کنید و سخت ترین کارها را برنامه ریزی کنید.»
انرژی به جای اهمیت
نکته مفید دیگر این است که از بررسی موارد از نظر اهمیت آنها خودداری کنید. سیستم ارزیابی را تغییر دهید، نه بر اهمیت، بلکه بر مقدار انرژی که اجرای آنها نیاز دارد. برای اکثر ما موثرترین دوره صبح است. بنابراین در ابتدای روز باید کارهایی را برنامه ریزی کنید که نیاز به تلاش جدی و تمرکز بالایی دارد. سپس، با ضعیف شدن «چاپ»، می‌توانید به کارهای کم‌مصرف، چه مرتب‌سازی نامه‌ها یا برقراری تماس‌های ضروری، بروید. بعید است این روش تضمین کند که برای همه چیز وقت خواهید داشت. اما، حداقل، شما را از شرایطی که مجبور هستید در زمانی که به سادگی برای این کار آماده نیستید، به عهده بگیرید، نجات می دهد.
چشم پرنده
توصیه جالب دیگری از سوی جاش دیویس روانشناس ارائه شده است.2. او روشی برای «فاصله‌گذاری روانی» پیشنهاد می‌کند. سعی کنید تصور کنید که از دید پرنده به خود نگاه می کنید. چشمان خود را ببندید و تصور کنید. اون مرد کوچولو خیلی پایین رو میبینی؟ این شما هستید. و از بلندی چه فکر می‌کنید: حالا این مرد کوچک باید روی چه چیزی تمرکز کند؟ اول چه باید کرد؟ مطمئناً عجیب به نظر می رسد. اما در واقع یک روش موثر است.
و در نهایت، آخرین. قابلیت اطمینان را فراموش کنید اگر همکاران (یا مدیران) بخواهند (یا دستور دهند) همه چیز را کنار بگذارند و به پروژه مهم آنها بپیوندند، برای قهرمانی عجله نکنید. ابتدا مطمئن شوید که کارمندان و مدیریت از آنچه که در نتیجه تغییر شما انجام نشده است آگاه هستند. در درازمدت، اینکه بتوانید به ازای کاری که انجام می‌دهید، به اولین تماس بله بگویید، به هیچ وجه باعث بهبود شهرت شما نخواهد شد. بلکه برعکس.
1 S. Covey «هفت عادت افراد بسیار مؤثر. ابزارهای قدرتمند توسعه شخصی» (ناشر آلپینا، 2016).
2 جی. دیویس «دو ساعت عالی: استراتژی‌های مبتنی بر علم برای استفاده از بهترین زمان و انجام مهم‌ترین کار» (HarperOne، 2015).